采购主业务流程说明
附录2： 第九条 药品的采购订单中质量管理基础数据应当依据数据库生成。系统对各供货单位的法定资质能够自动识别、审核，拒绝超出经营方式或经营范围的采购订单生成。采购订单确认后，系统自动生成采购记录。 |
解读：
采购订单中的预警与控制
•供应商经营范围的管控：
ü超出供应商经营范围的品种需要管控；
ü超出供应商业务员授权范围的品种需要管控；
•证照、授权过期的控制管理：
ü营业执照、质量保证协议、组织机构代码证过期，此供应商不允许发生任何购进业务；
ü专项品类控制：药品经营（生产）许可证过期，药品不允许购进；
ü供应商业务员管控：如果超出授权期限，限制采购；超出本省省局备案期限，限制采购；
ü从生产企业购进的，软件可以按品种控制GMP证书期限、批准文号批件期限。
•特殊药品的采购控制
ü根据本企业采购员的特殊药品采购权限，如果采购员没有麻精类等特殊药品的采购权限，系统要阻拦。
•证照期限预警
ü在制作采购订单时，供应商可以提醒差多少天到期，提醒采购员索要证照。
采购订单的其他管理
•指定仓库：首营品种指导保管员存放的仓库；
•承运单位：如果本次订货供应商更改了承运单位，应该记录；
•订单的“订单有效期】订单预到货日期”，这样便于考核供应商的订单满足率、到货及时率。
采购订单管控示例
采购订单抽验方法
经营范围控制检查
•人为调整某个供应商的“经营范围”，查看某药品是否可以审核通过；
•人为调整某个供应商业务员的“品种授权范围”，查看某药品是否可以审核通过；
•检查“含可待因复方口服溶液、复方甘草片和复方地芬诺酯片”等品种，查看从经营企业购进的，是否可以销售给外省的经营企业。
经营范围控制检查
•人为调整某个供应商的“营业执照期限”，查看订单是否可以参恶化通过；
•人为调整某个供应商的“医疗器械许可证期限”，查看药品订单是否控制；
•人为调整某个供应商业务员的“授权期限”，查看含此供应商业务员的采购订单是否可以审核通过；
•人为调整某个生产企业的供应商业务员的“授权品种的GMP证书期限、批准文号批件期限”，查看含此药品采购订单是否可以审核通过。
采购记录检查
•抽查某个采购记录，检查是否存在采购订单。二者“日期、单号、品种、数量等信息是否一致”；
采购收货管控要求
附录2： 第十条 药品到货时，系统应当支持收货人员查询采购记录，对照实物确认相关信息后，方可进行收货。 |
解读：
采购收货管理要点：
•采购收货主要是为了实现“没有采购订单不能收货”。进行收货登记时，同时记录供应商的运输状态。收货数量小于等于采购订单数量。
•主要记录“发运地点（判断运途时间是否合理）、运输单位（如果是委托第三方无物流需要记录）、温控方式（主要记录是冷藏还是空调车）、温控状况（低温品种到达时的状况）、运输方式、运输工具、收货人员、启运时间（判断运途时间是否合理）、到货时间、运输时间”
•如果是“毒性、麻醉品、一类精神品”等，需要登记“特殊品运输证明”
•收货时，可以进行“供应商送货地址验证、随货通行与印章”的验证
•自动生成采购收货记录
采购收货管理示例
采购验收管理要求
附录2： 第十一条 验收人员按规定进行药品质量验收，对照药品实物在系统采购记录的基础上录入药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合格数量、验收结果等内容并确认后，系统生成验收记录。 |
采购验收管理要点：
•验收时，“验收员”处只能显示自己的名字，不能随意更改。
•验收时，应该可以验证供应商随货通行的真伪、印章与备案是否一致；可以查看备案的商品图片、包装图片等，有疑问时便于与备案的包装核对验证；
•验收人员录入批号、生产日期、有效期等信息，不能是收货人员。
•验收记录操作时，以采购订单为依据，不得超过采购订单数量。没有采购订单不能验收。
•验收时，可以根据商品基础档案资料的储存条件、默认仓库、货区设置，携带到验收记录内，方便保管员进行仓库、货区确认
•验收时，应能记录“抽样数量、批次的大包装量（便于发货时减少差错）、批次的批准文号”；能记录“医疗器械的灭菌批号”等相关信息
•验收时破损挤压等特殊情况的处理：
ü验收后，软件应该存在可以入库到“不合格品库、待处理库”的功能。便于处理“不能直接拒收，需要先入库平账，然后再退换货处理”这样特殊业务。
ü软件应该存在“批次不可售锁库”的功能，可以锁定有疑问批次商品的功能，防止有质量疑问商品开单出库。
ü软件应该存在“拒收”管理的功能，可以在“收货、验收”环节直接拒收。
•商品有效期的管理：
ü软件应该有“有效期、预警效期”的概念存在。便于处理“2015-12”这样到“月”的有效期的管理控制。软件内效期预警时，按日期检查。记录和单据上显示的是“2015-12”。不能直接填写“2015-12-01 （*解释）
ü验收记录入时，应该有“生产日期与有效期至”之间的检测关系校验，可以控制过期录入等。防止录入错误，便于发现假冒伪劣。
采购验收管理示例
采购验收管理-双人复核
采购验收管理要点：
•验收时的双人复核管理：
ü针对特殊药品的验收，软件应该有“双人复核”的管理控制。
ü验收时，涉及需要双人验收的商品，可以控制第二验收员不输入，不能验收入库。
采购验收管理-拒收管理
•采购收货时可以拒收
•采购验收时可以拒收
•拒收时需做拒收记录
采购验收管理-特殊情况处理
有疑问商品的质量复查处理： • 针对无订单的到货，验收人员不能收货验收，应该手动先录入到复查记录内，等采购人员意见，如果采购人员制作了采购订单，可以收货验收，否则拒收。 • 针对没有批次检验报告单的，也需要先进入验收待查，等供应商送来后才可以验收； • 为了能够更好的管理自己企业的商品有效期，系统应该可以自动判断有效期、生产日期是否符合本企业要求，不符合本企业要求的，可以由采购部填写意见，保证库存商品可以存放的时间更长久。 |
采购验收管理-批次检验报告管理
第七十六条 药品验收药品应当按照药品批号查验同批号的检验报告书。供货单位为批发企业的，检验报告书应当加盖其质量管理专用章原印章。检验报告书的传递和保存可以采用电子数据形式，但应当保证其合法性和有效性。 |
验收时的批次检验报告管理
•普通药品：系统能够可以存储批次检验报告图片，便于出库时，能够下载进行发送邮件或者打印等方式给下游客户；
•进口药品：可以管理批次检验报告的“注册件信息”，控制注册证期限；
•批次检验报告的管理按“商品+批次”唯一性为条件管理，如果存在就不需要重新上载保存。
销售时的批次检验报告管理：
•可以直接下载进行打印。
保管员入库管理要求
附录： 第十二条 系统应当按照药品的管理类别及储存特性，自动分配储存库区。 |
入库管理要点：
•保管员根据验收合格记录，确认生成入库到哪，形成合格批次库存。不合格品入库，形成不合格品库存，系统能直接锁定。
•根据保管员自己负责的货区、商品应该存放的货区，各自看到自己负责库存的商品；
•为了保证验收入库单的分开，建议设置单据打印格式时，能够按照“仓库+商品类别、库区”分单，这样便于给各自的保管员。
采购验收入库环节查验方法
l 检查没有采购订单是否可以进行验收操作； l 检查“有效期、预警效期”的管理方式，针对“有效期到月”的品种，能否实现打印单据按“2018-12”格式打印，预警提醒的时候，按“到某日”的方式提醒。 l 检验双人验收商品，是否必须第二次验收员复验操作后，程序才可以下行； l 检查批次检验报告是否可以挂接图片，销售时能够直接打印、发邮件； l 检查中药饮片、中药材等验收记录与药品验收记录的字段项是否一致。 l 检查电子监管码收集与验收入库的数量是否一致。 |
采购退回管理流程
采购退货管理注意事项
l 国家发布在质量公告的不合格药品、过期失效的药品、假冒伪劣药品只能退账不退货； l 采购退货只能“从哪里进、退回到哪个供应商”； l 软件应该可以存在“账务退货、实物退货”的模块，可以从“账面、实物”2个方面体现账面库存、实物库存； l 采购退货需要收集电子监管码，便于核销； l 如果非供应商自提，企业应该登记运输记录。 |
采购退货管理示例
采购退货管理环节查验方法
l 过期失效药品、不合格药品的退货，是否是“退账不退货”，检查是否存在“销毁记录” l 检查是否存在保管员的“实物出库确认” l 检查是否进行了电子监管码收集。 |
采购发票管理要求
附录： 第六十六条 采购药品时，企业应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。 |
采购发票管理要点：
•依据：《中华人民共和国发票管理办法实施细则》(国家税务总局令第25号)；
•一般企业在工作实践时，“到货同时到发票”的情况不容易做到，因为有些商品是“委托代销”，不同付款方式不同的折让、还有破损拒收等很多特殊情况，造成发票与入库的不一致；
•采购发票需要与入库单钩稽。
采购发票查验重点：
•采购入库了，也已经付款了，看采购发票是否开了，发票的品种明细与入库明细是否一致。
采购发票管理流程
采购发票管理示例
采购付款管理要求
第六十七条 发票上的购、销单位名称及金额应当与付款流向及金额一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关规定保存。 |
采购付款管理要点：
•麻醉药品、精神药品、含麻黄碱复方制剂等特殊药品不允许用“现金”付款，系统需要控制；
•付款时可以选择供应商备案的开户行、银行账号信息；
•无发票付款可以提醒：证照期限快到期可以提醒。
采购付款管理流程
采购付款管理示例
供应商质量评审管理要求
第七十一条 企业应当定期对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。 |
供应商综合评价的依据：
•主要分析供应商的订单满足率、到货及时率、在库不合格品情况等；
•主要分析供应商的品种订单满足率、在库不合格品情况、退换货情况等；
•依据：订单要有“订单期限、预到货日期”等管理方可实现。
供应商质量评审报表示例
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