摘要由AI智能服务提供本文详细介绍了研发文档管理的上线全流程，包括文档上线前的准备工作、编码规则、业务类型、版本规则、文件夹管理、业务类型与文件夹授权、PLM文档服务器配置、文档转换服务配置、新增文档的三种方式、审批签字功能配置以及文档库常用功能菜单按钮解析等内容。
研发文档管理上线全流程详解
1、研发文档上线前准备工作
确认研发文档的编码规则
确认研发文档的业务类型
确认研发文档的版本规则
确认研发文档的文件夹分类、文件类型(例如按照类型划分图纸类、物料承认书、开发技术文档等等)
确认文档业务类型相关显示字段、是否需要新增自定义字段
跟研发人员确认需要初始化上传到PLM文档库的所有文档、初始化数据
2、研发文档编码规则
文档的编码规则一般就按照企业的实际情况去设置即可，没有什么特别的地方。
如果编码需要有某种指定含义，就按照企业实际想要表达的内容在编码上去体现。
3、研发文档业务类型
企业在日常经营的过程中，会产生很多技术资料，不同的技术资料安全等级，所走的审批流程、甚至生命周期都会不一样。这个时候就需要创建不同业务类型的文档，跟物料的业务类型其实是类似的。例如按照研发部门内部分组来划分:机械、结构、硬件、软件、设计转换、测试等等；或者按照文档的类型来划分：项目文件、测试验证文件、市场文件、评审文件、供应商资料文件等等。文档业务类型的设置主要根据企业实际对于文档如何划分去进行设置即可，没有固定的业务类型分类。
3.1 研发文档业务类型新增
1、业务类型列表—新增；
2、填写业务类型编码和名称；
3、新增默认是勾选允许在当层业务类型下创建具体的实例。
研发文档版本规则
文档也可以启用版本管理、跟物料和BOM是一样的；版本规则可以自己自定义，也可以用系统默认的版本规则；根据企业实际需要看是否是只启用大版本，还是需要大版本和小版本都要启用。
3.2 研发文档业务类型导入
研发文档如果业务类型比较多，也是跟物料业务类型一样支持导入的。如果业务类型不多，可以手工新建；如果较多，建议可以同导入的方式处理。
1、用Administrator登录，系统管理—业务类型初始化，有导出和导入的功能。
4、研发文档文件夹
企业在实际生产环境中，对于研发文档会创建对应的文件夹进行文件类型分类，然后进行同类数据汇总。文件夹的作用主要就是给研发文档提供存储位置，后续同类型文档查找、查询的话方便快捷。
4.1 文件夹新增
系统建模—文件夹列表—新增；
存储对象主要是定义此文件夹可以存储哪些业务类型，例如文档业务类型、物料业务类型、BOM业务类型、ECR、ECN等等相关业务类型。
如果此处没有定义对应的业务类型，在业务类型新增的时候选择文件夹就会无法选到。
4.2 文件夹批量导入
系统建模—文件夹初始化—导入导出；
如果新增的文件夹比较多，建议使用批量导入的功能来导入，跟物料业务类型其实导入方式是一样的。
详细操作流程可以参考：
PLM业务类型文件夹初始化_系统建模
5、业务类型授权和文件夹授权
文档跟物料和BOM还有些不一样，不但是有业务类型授权、而且还有着文件夹授权。两者都需要有权限，才可以在新增文档、或者导入文档的时候，可以选择到对应的业务类型和所对应的文件夹。
举个例子:
如果未进行业务类型授权、在选择当前业务类型新建文档的时候，会报以下提示:没有此操作的权限!
此时就需要对软件系统组这个文档业务类型进行授权，才可以在当前业务类型新增文档。
5.1 业务类型授权
找到系统建模—权限管理—业务类型授权或文件夹授权；
PLM业务类型权限和文件夹权限都有继承性，即上层的业务类型授有权，该层下面的所有业务类型会继承上层业务类型的有权有权，如果需要单独对业务类型进行权限控制，需要找到当前需要授权的业务类型进行勾选有权即可。避免权限设置不清晰，导致用户权限过大，造成后续后果不好处理。
5.2 文件夹授权
在选择文件夹的时候，有的小伙伴就会发现有些文件夹显示，有些文件夹又不显示了，明明自己已经创建好了文件夹，为啥在文档新增的时候无法选到呢。
如图示例:
原因就是上面讲过的，文件夹需要定义其存储对象，需要定义此文件夹可以存储哪些业务对象。
文件夹授权的作用
对文件夹授权:
1、可以控制文件夹的新增、修改、删除、编辑等。
2、可以控制用户对于此文件夹上传的文件是否可以编辑、删除、下载、移动等等；
例如:
用户禁止删除软件系统组文件，此时用户去删除文档，就会有下面截图提示:
没有此操作的权限!
硬件参数.png(DOC-软件系统组-2024.12.15-2)
文件夹授权-该权限被禁止：删除文件夹业务对象 角色：系统实施人员(BD09_SYS)
权限控制根据公司实际情况去配置即可，按角色去区分好。
6、PLM文档服务器配置
【引言】
PLM文档服务器跟ERP的文件服务器是类似的作用，PLM文档服务器主要就是PLM文档库上传和新增的文档的存储路径，不配置的话，文档是无法使用的。由于研发PLM文档一般都是公司的一些核心资料和文件，例如产品开发文档，一些机械结构的核心图纸，核心软件等。如果有条件的话可以单独用一个服务器来存储PLM文件，存储空间有条件可以搞大一些，可以做磁盘阵列，备份和安全一定要做好。如果之前配置过ERP的文件服务器，ERP有单独的文件服务器，也可以跟ERP公用一台。
文档相关配置为系统文档管理模块应用的前提，文件服务器为企业提供管理、存储、加密、压缩物理文档功能。文档相关配置包含文件服务器配置、文档转换服务配置、文档浏览服务器配置。
【PLM文档服务器配置流程】
1、登录到需要配置PLM文档服务器的服务器上，此服务器需要安装好IIS和asp.net 4.0以上的版本。(在哪台服务器上进行配置，就在哪台服务器上进行安装)
2、找到系统建模—文档服务配置
3、可以使用系统默认的，或者自己再新增一个PLM电子仓，我就已默认这个举例，
4、勾选此默认数据，然后点服务配置,需要获取到此服务器的IP地址
注意:有些服务器可能会有多个网口，不同网口的IP地址也不一样，看获取的地址是不是自己想要的，如果有多个IP地址，获取不是自己想要的，可以把那些不是的网口IP先禁用掉，然后再来获取试试。
5、然后设置文档的主目录路径即可，确认没问题点击设置即可。
6、配置好可以检查下，在IIS管理器下，找到CloudPLMWarehouse，然后浏览试试。
有类似截图的报错，就说明PLM文档服务器已经配置好啦。
如果还是不太放心，可以在文档库导入一个文档试试。
7、PLM文档转换服务配置
【引言】
PLM文档转换服务是一个非常重要的服务，可以把上传的各种类型的文档转换成PDF,同时还可以给文档审批签字。文档转换PDF和文档签字都依赖这个服务，如果这个服务没有安装会停止运行，文档转换和签字都是会报错的。
1、用管理员Administrator登录，下载一个第三方集成密钥。
2、先获取应用ID，可以通过提示的网址跳到对应的位置。
3、提交之后把生成应用信息复制过来,填写好相关信息，然后关联好授权，会生成应用信息。
4、把应用信息填入，然后点击确认。
5、点击保存，然后生成密钥。
6、点击生成密钥，把生成的密钥下载下来，可以下载到桌面去。
7、把下载好的密钥导入进来。
8、配置好了文档转换服务之后，文档在线浏览的时候，默认调用PDF进行浏览。
9、最后启动文档转换服务，文档转换成PDF和文档签字此服务需要一直开启。
启动之后，桌面任务栏就会有一个文档转换服务的图标。
8、新增文档的三种方式
第一种:导入文档。
1、在菜单栏找到导入文档，点击进入；
2、文件导入支持单个文档导入，也支持导入文件夹；
3、选择对应的文件夹和业务类型，然后点击添加文件进行添加；
4、最后点击上传，等进度条走完即上传成功。
第二种：新增文档，然后通过注册文档的方式添加文档。
1、在菜单栏找到新增按钮，点击新增。
2、维护好对应的字段信息，保存。
3、然后点击维护操作里面的注册文档，对文档进行物料文件注册。
第三种:通过设置不同业务类型的文档模板来创建。
1、在业务类型配置中，找到文档模板，文档模板一般都是根据不同业务类型取绑定；
2、然后点击新建文档；
3、选择刚刚设置好的模板，进行文档创建，可以自己设置文档的名称和文件夹；
4、点击引用模板，然后系统就会创建一份文档，并且是有物理文件的文档。后续可以检出来修改编辑文档的内容。
9、PLM文档审批签字功能配置
【引言】
PLM文档审批签字，是文档模块的一个重要功能。可以实现对上传或新增的文档，在领导审批归档之后，把领导审批人的名字和日期签字到文档上。此功能可以取代传统线下找领导一个一个去签字的麻烦，直接提交审批流程，在审批完成之后，签字也签到了此文档的PDF上。
【依赖服务】
文档签字依赖于文档转换服务，一定要配置PLM文档服务器的时候，把文档转换服务也配置好。而且文档转换，对应的文档转换那台服务器，需要安装相对应的软件，例如Word、EXCEL、PPT等需要安装office 办公软件，转换2D图纸，需要安装好 Auto CAD,其他类型的也是一样，3D的也要安装对应的软件才能进行转换。
9.1【文档审批流程创建】
一、在流程设计中心里面新建文档审批流程，入口单据选择PLM文档审核流程单据。
二、在需要设置签字的审批节点配置表单操作—流程签字操作，然后设置好当前节点的参与人。
三、在完成节点上面配置一个审核服务、一个状态转换到归档服务。
四、保存发布之后，启用即可。
五、由于在流程设计中心里面勾选生成了流程配置模板，其实这已经在流程配置中心创建好了。
六、流程节点界面配置可以控制当前审核节点的人可以看见哪些字段，哪些菜单项，例如这里没有打开文档、浏览PDF，导入文档的菜单。
七、在系统建模—流程模板操作配置添加对应需要使用的菜单即可。
八、流程节点界面配置里面再次打开，就可以看见刚刚添加的操作了。
全部那个勾选的意思就是最上面那个节点选中后，勾选某个菜单项显示，所有其他的节点也会勾选显示，如果配置的审批流程节点较多，可以使用此功能。来减少重复配置的工作量。
九、把已经创建好的流程绑定到文档的业务类型当中，这样文档启动流程可以使用此流程了。
9.2【流程签字配置】
一、系统建模—流程类型列表
二、流程节点配置
三、在对应的审批节点，配置好对应的书签，签名书签，日期书签，受控印章书签。书签建议用字母或者数字来进行表示。
四、配置好了之后，我们可以测试下功能。创建一份word文档，然后转换成PDF签字试试。
五、把创建的word文档上传到PLM文档库中，上传之后PLM文档转换服务会自动将此文档转换成PDF。可以通过浏览PDF来检查看看。
六、启动流程进行文档审批签字。
九、点开代办任务进行处理，点提交审批之后，会进行文档签字，这个审批时间会比ERP单据审批时间更长，因为需要打开PDF文档往里面写入签字内容，需要耐心等待下，大概是10秒钟左右。如果审批正常不报错，通过之后，就可以去文档库点开文档查看签字效果了。
可以看到，签字已经签到PDF文档上面了。
十、最后提醒一点，上传的文档是否成功转换成PDF，第一个可以点文档库的菜单浏览PDF进行验证，也可以去文档转换记录里面查看文档转换过程。
10、文档库常用功能菜单按钮解析
【新增】是指新增空的文档，可以先维护文档字段内容，然后通过注册文档来导入物理文件。
【删除】是指对文档进行删除，文档删除一般是需要转换到提交状态才能删除。
【检出】是指对文档进行检出修改，被检出的文档未被检入的话，是不可以再次编辑了。
【撤销检出】PLM系统管理员可以撤销文档检出。由于某些员工离职之后，对文档进行检出之后未检入，别人无法操作，所以可以通过管理员来进行撤销检出。
【检入】检出修改完成后，对文档进行检入。
【导入文档】直接导入文档来进行新增文档。
【浏览】浏览功能需要配置Autovue,才可以使用。Autovue是一个PLM 文档在线浏览工具，如果有需要配置的，可以参考官方知识进行配置。
【浏览PDF】是指上传的文档转换成PDF之后，我们可以通过浏览PDF的方式对文档进行打开浏览,此方式也是调用在线浏览的方式进行浏览。
【打开文档】是指打开文档进行查看，跟浏览PDF的区别在于打开文档是调用用户本机所用的程序来进行打开文档进行查看，例如文档是word、PDF类型，我电脑本机装了WPS，打开文档就会调用WPS打开查看。
【下载文档】是指可以对文档进行下载。
【文档比较】支持物理文件的比较，或者同文档下不同班次的比较。
【创建发布单】对受控归档的文档进行发布，并可以设置接收人。
【创建回收单】文档有效期到期或者升版更新，对旧版本进行回收。
【移动】文档可以在不同的文件夹下进行移动，更换文件夹。
【附加PDF】附加PDF操作是对未成功转PDF的文档手工补充PDF文件，所以会严格校验附加PDF的文档对应的“物理文件名”与本地待附加的PDF文件名必须相同。
【注册文档】对新增的空文档进行物料文件注册。
11、持续更新内容
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