如何快速填写word附注？掌握这些技巧，再也不用通宵贴附注了！

有小朋友问我如何快速填写word附注。

审计报告的最终版是在word上呈现的，我们一般是在excel上把数核对一致，最后往word上粘贴。往word粘贴之后，格式就变了，对于新手来说，调格式那就太难了。

当年，我刚进事务所的时候，项目经理叫我贴附注。那时候，项目很赶，客户一直催着出报告，那天晚上贴到凌晨，一个个数贴，格式不对；粘贴值，跟旁边的数又对不上，格式刷也不管用。后来就干脆直接从excel中贴一个表格过来，格式就更不对了。那时候，最后悔的是，当初为什么不好好学word。跟项目经理说，教一下我调格式嘛。项目经理直摇头，因为他正在编现流，有个小差额搞不出来，根本没时间。他说，你先把数贴好，格式后面他来调。

那个项目结束之后，我用空余时间，把word的基础教程刷了一遍，用小本子把各种技巧记下来，哪些是审计经常用到的。再后来，自己带项目了，从头到尾搞了一遍附注，才把各种小技巧给掌握了。

如今，我把这些技巧分享出来，可能不是最好的，但那是我所知道的最好的方式了。

1、在上期的基础上，一整块地贴

上期的附注格式，跟本期相差不会太大的，我们一般是在上期的基础上填写本期的。如果是连续审计的话，叫项目经理给上期的附注就行。如果是首次承接，叫企业给上期的word版附注。

如果没能拿到上期的附注，那就只能用自己的模板了。

找到word模板之后，把它复制粘贴到excel中

然后在excel中把数填好，跟财务报表核对一致，excel比较容易核对，两个数相减等于0就是核对一致了。

把所有科目都填好，再一个个科目往word上面粘贴。

① 以现金流量表补充资料为例，选中货币资金有数据的区域，复制，如下图

② 然后在word中选中同样的区域如下图

灰色的为选中区域，它的单元格数量跟excel复制的单元格一致，都是那么多行，那么多列。

③ 选中之后，就按control+V 粘贴

④ 粘贴之后，我们发现，数字的对齐方式变了，有的居中，有的是靠下，从而导致word表格发生了一点变化，有的行宽，有的窄，不美观。只要调整一下对齐方式就行。

Word表格的对齐方式在“布局”选项卡中的“九宫格”中，先点一下“水平居中”，再点一下“中部右对齐”（如上图）。这样就跟原来的格式一摸一样了。字体、大小继承的是excel的，表格格式继承的是word的。这样既保留了excel中的字体和大小，又保留了word的表格格式，堪称完美。

如果要改变字体的话，可以在excel中先改好字体和大小再贴过去，excel中的12号对应word的小四。也可以先贴过来再改字体和大小。我比较喜欢在excel中操作。

一个审计报告，一般是二十几个科目，在excel中填好之后，每个表格贴一次，也就贴二十几次，用不了多长时间。

这种粘贴方法的前提是，word和excel的行数和列数一样。如果拿到上期的模板，因为上期已经讲word的表格格式填好了，本期没有太大变化的话，直接在上期的格式贴上本期的数就行，这样是比较快的。

如果没有已经调好格式的word模板，就得用第2种方法了。

2、如果上期没有，把整个表格都贴过来，再调整格式

假设没有调好格式的word模板，则需要直接从excel中把整个表格粘贴过来，还是以现流的补充资料为例。

①在excel中复制整个表格，然后粘贴到word中。

粘贴过来之后，并不美观，表格的对齐也难看。

②调整表格的宽度

选中整个表格，右键，“自动调整”，“根据窗口自动调整”。这样就能把宽度调整到适应窗口的宽度。如果每个表格都按照这个宽度去调整，那么，所有科目的表格宽度都一样，看起来就很美观了。

③调整宽度之后，再调整一下对齐方式，跟第1点的操作一样，先点一下“水平居中”，再点一下“中部右对齐”。

④如果这种边框不是你喜欢的，还可以调整边框。还是选中表格，右键，选表格属性。

然后选边框和底纹

然后，就可以在下图的窗口去调整你想要的边框了，

3、统一宽度和高度

我们可以看到，上图的表格并不是一样宽，如果想要一样款的话，选中这两列，在“布局”选项卡，点击“分布列”之后，这两列就会一样宽了。

4、设置跨页标题

有时候，表格会跨页，下一页开头没有标题。想要每一页的开头都显示标题的话，执行以下操作：选中标题→（只选第一行标题，不能全选整个表格）

右键→表格属性→行→勾上“在各页顶端以标题形式重复出现”→确定。

这样，跨行的时候，标题页跟着过去了。

5、分页符的运用

布局→分隔符→分页符

选这几项就直接跳到下一页。通常以下两种情况会用到分页符：

（1）本章内容已经讲完，需要转到下一页。

（2）接下来的内容是一个表格，而且剩下的纸张很少了，插入一个表格的话就只能显示标题了，还不如直接跳下一页。

6、把word横过来

布局→分隔符→下一页

这个功能也能实现跳到下一页，但是它会隔断与上一页的关系，页码会重新开始排序。也正因为它会隔断，我们能把中间的word给横过来。

如下图，在上一页的最后插入“下一页”，然后在本页插入“下一页”，鼠标点到两个“下一页”中间，然后点“布局”→“纸张方向”→“横向”。如下图

这种操作，只有这一张打横，下一张就还是竖着的。

但是，打横之后，页码也被隔断了，想要页码连续，我们还要在页码中设置一下：

双击页脚→页码→设置页码格式→点击续前章节。

只有这样，页码才能连续。

7、如何把页眉或页脚的横线去掉

有时候，我们会看到页眉或页脚有一条黑线，怎么也去不掉。

操作方法是：

双击页眉→向右拉选中这一行→开始→点击开始选项卡下面的“无框线”。

这样就能把黑线去掉了。

如果要加上黑线的话，也是选中一行，然后选下划线，就能把黑线加上。

8、F4的运用

F4的功能是重复上一次操作。

比如上一次我们设置了字体、段落对齐等，我们还想再重复这个操作的时候，只需要选中想要设置的内容，按F4就能实现。

还有就是我们想要重复地插入行、删除行，也可以用F4快速实现。

9、设置word标题

我可以通过设置标题，快速跳到相应的地方。

按control + F 就会弹出下图，点击其中一个标题，就会跳到这个标题所在的地方。

标题的设置是，选中标题所在的那一段（要选一段才行），如本文的第9个标题，然后在“开始”菜单栏选“标题2”表示把它设置成2级标题。

视频已上传到B站，搜索“审计小哥”即可。可能需要审核，没那么快看到。那就到百度网盘下载吧：

链接：https://pan.baidu.com/s/1NS77uz9WcgjJx4H3NvxXcw

提取码：ne96

据说有些人能实现word跟excel链接的，也就是说，只要在excel上填好数据，word的数据就能自动更新。比如说，excel中的B6单元格是货币资金期末数，要把excel的B6单元格链接到word的货币资金期末数的表格中。如果能实现这种链接，只要我们在excel中填好附注，按一下按钮就自动过到word了。

如果谁能实现这种功能，并且有兴趣开发这种功能的，可以跟我联系。

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