体现先进“管理思想”与最佳实践经验的案例一

       在项目实施过程中，虽然用信息化系统的方式有时更科学，但有时还是用的手工模式思维。

       无论是手工做业务还是ERP系统做业务，采购订单与销售订单中，“付款条件/收款条件”均是必需项，用以指导采购/销售部门或财务会计部门（AP应付/AR应收）具体的工作方式。

       在手工业务模式下，付款/收款条件的具体执行是由采购/销售部门负责实施的，因为“手工业务数据分散、无法实现集成应用”等等的原因，会计部门实际并不具备实施执行“付款条件”的可能性。以采购付款为例，采购部门通常是根据付款条件的相关指引，向会计部门提报具体的采购付款申请，什么时候该提付款申请，每次提交的付款申请是否是预付，该付多少金额等等，完全由采购部门根据相关付款条件及其相关业务情况“人工”来决定与掌握，会计部门的职责只是根据收到的“采购付款申请”（请款单）“立即”做账并及时付出款项，会计部门并不需要关注“付款条件”的相关具体内容。

       手工业务模式下，对于采购部门提交的所谓“预付款”，会计部门在实际工作中，通常并不会真的按照“预付款”（债权）入账，而是通常直接作为“应付账款”处理，并要求供应商提供相关“税务发票”，具体的账务处理方式与“普通付款”几乎没有区别。

       手工业务模式下，例如一笔订单金额100万的采购款项（例如购买一台价格100万的机器设备），假定根据付款条件，以当前时间为准，30万为立即预付，剩余30万在30天后支付，剩余40万在60天后支付。则采购部门会在当前时间先提交一笔30万的（预付款）支付申请，再在当前时间或已收货/收票时间点的30天后提交一笔30万的支付申请，再在当前时间或已收货/收票时间点的60天后提交一笔40万的支付申请。会计部门只是根据在不同时间点收到的采购部门的“支付申请”做账并付出款项。付款是否及时、是否会出现错付等等问题，基本上完全取决于采购部门的“付款提报”的及时性、正确性与工作质量。

       但在ERP系统业务模式下，“付款条件”的具体执行则是由会计部门基于系统的业务逻辑（自动）负责完成实施的，采购部门并不需要“人工”负责或掌控具体的付款进程。同样是一笔订单金额100万的采购款项，同样是先预付30万、30天之后再付剩余的30万，60天之后再付剩余的40万。ERP系统会将采购订单上的“付款条件”的相关“结构化”付款信息自动传递给会计部门。对于30万预付款申请，会计部门会在ERP的AP应付账系统以“30万债权”入账并（立即）完成支付。在收货/收票之后的时间点，由采购部门或由供应商自己直接向会计部门提交一笔原订单金额100万（而不是扣除已预付30万之后剩余的70万）的“付款申请”。该“付款申请”在ERP系统中称为“应付发票”或“应付单”。

      会计部门在ERP的“AP应付账款系统”基于这100万的“付款申请（应付发票或应付单）”做账时，系统会自动提示“是否核销”系统中已经存在的30万的预付款，若“是否核销”选择为“是”，则AP应付系统会立即生成两条“付款计划行”数据，第一条付款计划行，付款金额是30万，付款时间点是“30天之后”的某具体时间点，第二条付款计划行，付款金额是40万，付款时间点是“60天之后”的某具体时间点。此后，出纳部门的工作原则上只是根据“付款计划行”的提示，在系统规定的时间点完成相应款项的实际支付。

        比较上述“手工业务模式”与“ERP系统模式”两者的不同，前者的实际付款进程是完全依靠“采购部门”人工去把握控制的，后者的实际付款进程则是完全由系统基于“规则（结构化的付款条件）”去自动生成并控制的，付款是否及时、能否防止错误的发生，甚少再受人为因素的影响，工作效率与质量大大提高。

       ERP系统模式下，实际工作中的一个必需要求是：一旦采购业务已经发生并完成，就必须立即完成当前已交付数量或金额的采购应付的“立账”工作，由采购部门或供应商自己直接负责向会计部门立即完成“申付提报”工作。系统业务逻辑做这样的设计，理论与实践均已证明是有诸多大大好处的。其中（延伸）好处之一是“大大方便了财务部门的资金计划工作”，不再需要采购部门人工（滚动）提报未来一段时间的“用款计划”。

       基于“结构化付款条件”的ERP系统业务模式，体现的是一种先进的“管理思想”与业界最佳实践经验，它对于付款及时性的保证以及防止错付情况的可能发生，具有人工业务模式无可比拟的优势。