#解决方案#设备制造行业-按项目进行业务管理

1 A公司企业现状及业务背景

1.1 企业情况

A公司是一家专注工业水处理设备为主体经营项目的高新技术企业，公司集研发设计、生产制造、系统集成、营销服务、及水处理工程设计、安装调试、运营维护的一体化装备制造企业，公司拥有独立的生产工厂和实验基地。

在技术研发方面，已有多想专利技术及成套产品获得了电力规划设计总院、国电科学技术研究院等园所知名专家的肯定与推荐，并且部分技术成果已经被水利部采纳推广。

公司以水处理设备生产为主，同时兼顾设备安装调试，公司在水处理设备的生产供应，设计选型，技术支持等方面有着较强的实力和独到的经验，承接项目变过大江南北，已成为国内大多数水处理工程公司的设备供应合作厂家，并在全国各地拥有自己独立的服务网络!主营产品包括全自动软水器，反渗透设备、EDI超纯水装置，全程综合水处理器，射频水处理器，矿泉水，纯净水生产设备，超滤水装置等。

公司本着以人为本、以和谐为宗旨、以诚信为基石、以品质为保障、以保真、保质、保价为方针、以不断创新为利器、以互动双赢为目的的经营理；一直走在环保行业的最前端。竭诚为中国环保行业的振兴发展贡献自己的力量。

1.2 业务背景

A.公司电脑及网络设备情况：公司由于保密性原则，财务部、采购部、销售部、库房等各部门使用的电脑都断绝外网，由信息部搭建配置完好公司网络，具备内网的使用条件。

B.公司使用的数字化管理系统情况：公司并没有使用ERP软件，各部门使用Excel表格记录各自的工作数据，且Excel只保存在自己的电脑上，并未共享。

C.公司业务的运行模式：

①项目签订：由销售部寻找项目，然后由设计研发部评估项目产品用料，再由采购部根据用料结合历史采购价格统计产品成本价格，销售部再结合近期相似项目的费用情况跟项目甲方签订项目合同。

②物资采购：项目签订后，采购部根据设计研发部出具的用料清单，询问库房库存情况标注缺料情况，按需制定该项目的采购计划，然后跟供应商协商后下达采购订单，同时约定送货计划。

③库房入库：供应商货物送达后，由采购部、质检部、库房到现场进行收货流程，采购部规划货物所属项目，质检部进行货物检验，库房进行数目清点，并根据采购部指定的物料所归属的项目将物料按项目进行存放保管。

④生产领用：生产部根据销售订单指定生产任务，然后根据生产进度及物料到料情况到库房领用该项目的物料。

⑤产品安装调试：当产品在生产车间组装到一定程度后，运抵项目现场进行组装调整，期间所欠缺或调换的物料仍有库房提供或自采记账。

⑥项目交付。

⑦项目回款。

⑧采购发票统计管理：当供应商送到采购发票后，采购部记录采购发票，然后跟入库情况进行核对，记录哪些入库已到票，哪些入库没有到票。

D.公司管理的痛点难点：公司管理上的最大的痛点在于各部门之间信息不共享。恰如信息孤岛，其他人想要只要需要了解哪些信息需要询问该部门人员，再由该部门人员统计告知，信息流通性差，效率低，信息需要共享的方面及业务场景如下：

①物料的历史采购价格：研发部只能根据项目产品来设计产品需用的物料，但是统计成本时涉及到采购价格，采购价格需要通过采购人员进行查询才得知。

②库存信息：当采购人员进行按需采购时候，不了解库存信息，需要跟库房了解，库房查询的时候仍需跟存储的实物与账务进行核对才能反馈信息。

③未到货情况统计：需要采购人员在自己的Excel表中录入一次入库情况，跟库房人员的统计录入重复工作了。

④采购发票统计：采购人员进行到票统计，财务人员再次统计发票到票情况。

⑤项目用料成本核算：财务人员需要跟库房询问各个项目用料情况，然后再结合采购发票或采购合同来核算项目成本。

在公司管理上的难点在于：

①统计物料库存，要清楚知道各个项目的物料库存及使用情况，对于项目专用物料还好统计，但是对于一些多个项目都可以使用的共通性的物料就很容易统计混乱。

②采购发票的统计要求货票一致，需要开出发票的票据内容与实际收的货一致，即将发票与入库进行关联起来。

③报表的统计：关于项目使用物料情况的报表、项目采购物料的欠缺或者超购的情况进行统计、采购计划进度表的统计、项目成本核算的统计等等。

 

2.项目目标

①实现按项目来管理仓库库存。

②实现按项目管理采购计划。

③管理采购发票，记录还有多少未开票。

④进行应付账款管理。

⑤总账按项目记录主营业务收入、主营业务成本。

⑥各部门能及时了解各个项目的物料库存及用料情况。

⑦当签订销售合同之后，系统能计算得出缺料情况。

 

3. A公司ERP项目规划

 A公司蓝图

 

4. 基础资料设置

4.1 物料资料

物料按配件种类进行划分，所有物料全部启用批号管理，且计价方法选择批内加权平均法。

代码	名称	是否启用批号管理	成本计算方法	备注
01	五金件			配件种类
01.001	内六角螺母	是	批内加权平均法	配件明细
... ...	... ...
02	电子元件			配件种类
02.01	3号电阻	是	批内加权平均法	配件明细
... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.2客户资料

客户按省份进行分组，在组内建立客户资料。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	是
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.3 供应商资料

供应商不需要建立分组，直接建立供应商资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX公司	是
0002	XXXXXXX公司	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.4 部门资料

部门不需要建立分组，直接建立部门资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX部门	是
0002	XXXXXXX部门	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.5 职员资料

员工不需要建立分组，直接建立员工资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX公司	是
0002	XXXXXXX公司	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.6客户项目资料

客户项目资料为在核算项目中新增的一个核算项目，用来记录销售部接收到的每一个项目，对于同一个客户可能会有多个不同的项目，为了便于直观了解项目所属的客户，故将客户的编码作为项目的分组，将属于该客户的项目资料建立到对应的客户分组中，随着销售签订的项目越来越多，所以当项目结束后，可以选择将该项目禁用，即可解决软件使用过程中客户项目资料过多的困扰。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	否
01.001.001	XXX项目	是
01.001.002	XXXX项目
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	否
02.002.001	XXX项目	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.7 仓库资料

仓库先建立一个总库，用来存放共用的一些物料备料等，然后再按客户项目资料来一一对应的建立新的仓库，每一个新仓库对应的是一个新的项目，用来记录该项目的物料的出入库情况与库存情况，随着时间的推移，销售部签订的项目会越来越多，而系统中建立的项目仓库也会越来越多，所以当一个项目结束后，则需要清空该项目仓库中剩余的物料库存，然后再将该项目仓库禁用，即可解决使用过程中的项目仓库过多的困扰。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	否
01.001.001	XXX项目仓库	是
01.001.002	XXXX项目仓库
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	否
02.002.001	XXX项目仓库	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

  

4.8 科目资料

对于一些需要按项目进行核算的科目添加上核算项目类别——客户项目。

科目代码	科目名称	科目核算维度	是否明细科目	备注
4001	生产成本	客户项目	是
4002	制造费用	客户项目	是
6001	主营业务收入	客户项目	是
6401	主营业务成本	客户项目	是
... ...	... ...

 

4.9 单据配置

在采购订单、采购入库、采购发票、销售订单、销售出库、销售发票、收款单、付款单、领料单、产品入库单中增加“客户项目”字段，关联“客户项目”基础资料。且设置为必录项。

 

5. 销售流程

当销售部签订项目合同后，需要先在系统中建立一个以该项目命名的物料，然后设计部做一个该物料的BOM——即用料清单，作为仓库备料的依据，然后做在销售管理模块做一个销售订单，库房查看是否有该物料的库存，如果有库存，则根据销售订单下推生成销售出库单，完成物料的发货。财务部根据销售出库单下推生成销售发票，记录开票信息及客户的应收账款情况。当收到客户的项目回款后，出纳在资金管理模块制作收款单，选择对应的销售发票完成收款单的制作并完成核销。如果出纳在收款时还未给客户开具销售发票，此时应该制作为预收款，然后当财务开具销售发票后，再手工将预收单与销售发票进行核销操作。当月底的时候，财务部将销售出库单、销售发票、收款单生成凭证即可。

6. 库房进行缺料统计

库房建立该项目的项目仓库，然后根据设计部出具的BOM来统计总仓库中的物料库存情况，将可用在该项目中使用的物料从总仓库调拨到该项目的项目仓库中，然后库房再根据销售订单来制作采购建议单，计算出物料的欠料情况，生成采购计划单。

在做采购建议单的时候，需要勾选“外购类”，然后只选择该项目的销售订单，仓库范围则只需要选择该项目对应的项目仓库，然后点击下一步计算出需求的物料即可。由于项目的物料限定在了该项目的项目仓库，无其他项目共享该物料，所以计算出来的结果是准确的。

 

7. 采购流程

采购部根据采购计划生成采购订单，然后库房根据采购订单来进行收货，当采购部根据供应商开具发票来制作采购发票，然后再将采购发票与采购入库进行勾稽。出纳根据采购的付款申请（在OA上提交的付款申请流程）进行付款并在金蝶制作预付付款单。然后由财务部将预付付款单与采购发票进行核销。月底的时候财务将采购入库单、采购发票、付款单生成凭证。

8. 生产领用及入库流程

生产部根据销售部的销售订单来制作生产任务单，然后再根据生产任务单到库房进行领料，领料时库房根据实际出库来制作领料单，当生产部完成产品生产后，将产品进行入库，库房制作产品入库单。每月月底成本核算之后，财务将领料单、产品入库单生成凭证。

9. 核算成本

9.1 计算产品成本

在生产管理模块进行生产成本核算。

 

系统采取向导引导用户进行成本计算，生产成本核算有2个过程，首先进行存货出库核算，将生产领料的出库成本计算出来，然后进行产品入库成本核算。

 

9.2 存货核算

核算主要分为两大步骤：入库核算和出库核算。

入库核算功能，主要用来核算各种类型的存货入库的实际成本。

出库核算功能，主要用来核算存货的出库成本。

按下图路径来顺序进行存货核算。

 

外购入库核算：进入外购入库核算模块后，录入采购发票过滤条件（本期勾稽且对该勾稽关系未生成凭证为固定条件），单击【确定】，显示采购发票序时簿。

估价入库核算：该模块主要用来对本期发票未到的入库单进行估价入账。暂估方式有两种，一种是在估价入库核算中录入，另一种方式是在“无单价单据序时簿”模块中进行单价更新。

其他入库核算：其他入库单成本单价来源可以通过2种方式获得，即手工录入和更新无单价单据。

 

10. 财务凭证制作及期末结账

10.1 凭证制作

10.1.1 凭证录入

财务在日常操作中，需要手工录入凭证，凭证的录入路径为：【账务处理】——【凭证录入】

可以在【凭证管理】中进行凭证查询。

10.1.2 业务系统的单据生成凭证

在期末结账的时候，完成了当期所有单据的审核，及业务的成本核算之后，财务需要将单据生成凭证，生成凭证的路径分成两部分，其中收款单、付款单的凭证生成在：【应收应付】——【应收应付生成凭证】

备注：在生成凭证前需要先在【应收应付凭证模板】中设置单据的凭证模板。

采购入库、采购发票、销售出库、销售发票、领料单、产品入库单生成凭证在【存货核算】——【业务生成凭证】

备注：在生成凭证前需要先在【业务凭证模板】中设置单据的凭证模板。对于生产领料单、生产入库单、销售出库单、销售发票设置凭证模板是需要注意科目对应的核算项目——客户项目应与单据上的[客户项目]字段进行关联对应。 

10.2 期末结账

10.2.1 业务期末结账

在存货核算模块中点击【业务期末结账】，按引导执行结账即可

 

10.2.2 财务期末结账

先将本期凭证完成【凭证过账】，然后点击【结转损益】把损益科目的余额进行结转，然后将结转损益生成的凭证进行【凭证过账】，最终点击【期末结账】  

11. 特殊业务情况处理

11.1 项目之间的物料的借用

情景：A项目与B项目都会用到C物料，但是只有A项目的C物料有库存，B项目的C物料还未到货的时候，B项目急需C物料进行生产，可以先借用A项目的C物料，此时需要做一个调拨单，将C物料从A项目仓库调拨到B项目仓库，由于所有的物料都启用了批号管理，所以在做单据的收C物料的批号为A项目的批号，即可通过仓库的变化与批号两种方式来了解项目之间的物料的借调情况。

 

12. 报表应用

12.1业务报表的应用

①各部门想了解各个项目的物料到料与用料情况：可以使用物料收发明细表进行查询。

因为每个项目都建立了对应的项目仓库，所以可以在仓库代码中限定想要查询的项目所对应的仓库进行查询，得出的结果中包括了该仓库中物料的收发存的明细情况。由于物料使用了批号管理，所以在物料收发明细表中也可以查询得到物料在项目之间的借调情况，及时了解借调的物料是否归还。

 

②采购想要了解采购订单的执行情况：可以查询【采购订单执行情况明细表】

采购订单执行情况明细表是按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。 该报表的生成与采购明细表生成的操作方式一致。

采购订单执行情况明细表是订单执行管理功能在报表处理的延续，也是对订单执行结果的详细体现，是采购订单执行情况汇总表的有效补充。进入采购订单执行情况明细表界面后，用户可以查询到当前根据过滤条件筛选出的数据，即供应商显示的每张订单的订单数量、其执行的入库数量、未入库数量，并分基本计量单位和采购常用计量单位两种计量方式反映，就此可以详细反映不同订单的具体执行情况。

 

③采购想要了解到票情况：可以查询【采购订单入库付款跟踪表】

采购订单入库付款跟踪表是反映了一段期间中各订单的签订、入库、开票、付款等情况的报表。该报表是以订单中的明细物料为对象进行统计的。

采购订单入库付款跟踪表是以采购为主线将所涉及到的签订情况（含数量、单价、金额）、入库情况（入库数量、未入库数量）、开票情况（开票数量、开票金额、未开票数量）、付款款情况（已付款金额、订单未付款金额、已开发票未付款金额）都汇总在一张报表，让用户可以通过这张报表对采购及付款情况一目了然。

 

12.2 财务报表

在【报表与分析】模块可以查询资产负债表、利润表、现金流量表。

在【账务处理】中查询总分类账、明细分类账、科目余额表等。