【学习笔记】-[项目管理高级课程]-项目日常会议管理-20210913

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时长1:11:27   ，讲师：吴嘉怡

目录：项目会议管理概述         高手如何做好项目会议管理              项目交付过程中的主要会议

1项目会议管理概述

会议管理是采取步骤确保会议有效并高效的达到预期目标。------项目管理知识体系指南PMBOK指南

• 按形式分：线上线下、正式非正式、代表人会议全员会议

• 按频率分：日会、周会、月度例会等。

• 按目的分：阶段汇报会、专题讨论会、问题解决会议、穿透会、技术会议

• 按媒介分：面对面会议、视频会议、电话会议

项目会议的作用：

• 定义项目：项目明确相关准备工作及各类基线

• 鼓舞士气：传递中高层的信念，激起项目组成员的工作热情

• 帮助决策：由决策者进行解决方案等的一些确认，明确下一步工作重点

• 对齐信息：跟进进展、成果，梳理风险和偏差

• 解决问题

• 总结经验

2高手如何做好项目会议管理

项目规划----会议准备----会议过程----会议追踪

项目会议管理规划：

启动阶段[建立沟通管理机制]：

会议准备

• 会议议程：会议牵头人发起会议前需要确定好会议议程，包括会议主题、目标、主持人、详细议程、每项议程耗时、会议开始与结束时间。

• 会议邀请：牵头人判断相关业务部门，决定并邀请具体与会人员，通知会议议程、时间、地点，确认关键与会者能否到会。

• 会议材料：提前1个工作日需要把相关会议材料发给与会人员，并提醒其在会议开始前查看。

• 会场准备：场地、设备调试、桌椅、电脑、网络、投影等等。

明确议题的重要性

• 明确预期目标，以确保会议有效。

• 框定讨论范围，防止话题蔓延，以确保会议高效。

• 与会人员可提前思考议题，整理问题，准备材料。

• 规范流程步骤，使会议可以按计划有序进行。

• 聚焦核心，解决问题。

选择合适的与会者

原则：少而精    。与会议不相关的人参与，会无所事事，并且浪费会议的时间。还要考虑会议的成本。

有权做决策的人、了解信息的人、任务执行人、关心会议结果的人、主持人、记录人。

会议过程

• 重申目标：在会议开始时，需要重申会议目标及议程。

• 会场控制：会场纪律及要求，控制会议过程的记录、气氛、效率，控制会议时长。

• 过程引导：需要保证会议按既定的议程完成，会议出现争论时有效引导焦点和讨论方向，避免讨论过度发散。

• 会议记录：会议按模板输出会议纪要，要对一些结论、共识、续跟踪的事项及责任人进行及时的记录。

主持人的要求

• 素质：亲和力，理解/表达/沟通能力，现场反应能力，控场能力

• 素养：做好准备工作，保持大方得体的礼仪，严肃会场纪律，引导和掌控会议进程

顾问的要求

• 会前熟悉会议议程和相关材料

• 提前到场，不无故缺席

• 正式着装，注重礼仪

• 手机调至静音，中途不接听电话

• 遵守会场纪律，避免“小会场”

• 记录重点，讨论环节积极参与

会议纪要的重要性

• 重要依据：决策凭证，归档备查，统计分析

• 传达信息：会议精神，通报决议，对其信息

• 分配任务：梳理遗留，指派任务，划清权责

• 体现能力：文字能力，逻辑思维，领悟技巧

写出高价值的会议纪要

主题议程      时间地点     参加人员     纪要整理      纪要审核

主要内容      结论共识     跟踪事项     相关附件      主送抄送

不要长篇大论，要简明扼要的记录要点。

展示会议纪要模板文件内容。

会议跟踪

• 确认纪要：会议结束后，形成会议纪要并以邮件形式发送给所有与会人员。

• 跟踪任务：需对会议中形成决议的待办事项、遗留的问题进行跟踪，已分配到责任人的任务需落实执行情况，未决问题需组织会议另行讨论。

• 整理材料：整理会议相关资料（PPT、纪要、各方提供的资料等），归档为项目过程文档。

3项目交付过程中的主要会议

阶段汇报会

• 项目启动大会：  目的、人员、确认-签订项目章程。进场一周内召开，确保双方高层业务主管参与，建立明确的项目组织架构/资源已到位，需要与会各方认可或承诺的事宜。

• 业务蓝图汇报会：目的-汇报项目进展总结业务调研和蓝图成果，汇报蓝图展示流程和管理优化的价值，促成蓝图确认。人员-高层、PM、业务主管、关键用户。     在汇报前需得到各部门业务主管的蓝图确认，双方高层业务主管参与，确保双方高层业务主管参与，强调确认后不能随意更改，设计并打印业务蓝图确认单一式两份打印签署跟进公章盖章流程。

• 上线动员会：会前应保证已完成最终用户测试和培训，具备上线条件，确保上线方案得到主管确认，确保双方高层业务主管参与，建立明确的问题反馈机制，保证上线支持小组已到位。

• 项目验收会：验收前须获得各业务主管的验收确认，确保双方高层业务主管参与，如有项目成员表彰环节提前准备好奖品奖章，设计相关流程，会前设计并打印出实施完成确认单一式两份签署后跟进公章盖章流程。

日常管理会议

• 每日晨会-明确项目组成员日计划，安排动员本日工作。

• 每日穿透会-

• 周例会-本周工作进展、成果，对齐下周计划，提出风险和求助，申请相关支持。

• 月度高层例会-每月向高层汇报项目全貌，总结本月进展、成果，对齐下月计划，提出风险和求助，申请相关支持。

• 专题研讨会-不一定会有项目经理参与。

• 问题解决会议-

• 重大变更汇报-
  

END