【学习笔记】-[项目管理高级课程]-项目文档管理-20210918

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时长：1:16:19，讲师  吴嘉怡

目录：   1.项目文档管理概述？   2.高手如何做好项目文档管理     3. 常见的项目文档管理系统   4.

1.项目文档管理概述

交付顾问的困扰

• 重要性、必要性       项目日常工作多写文档慢，费时间，其他过程文档

• 存储归档       项目文档分散存在多个地方未统一归集，审核归档流程不完善，不能形成体系化的文档管理

• 追溯查找       项目发生问题需要追溯时，难以查找相应记录

• 标准规范       

• 组织资产      

项目文档管理的意义

一个最有效的项目管理方法就是使所有的文档有着相同的格式和内涵。这些文档驱动着项目，组织着项目，使其标准化，并在项目团队中起着重要的沟通作用。

项目文档的分类

项目文档的作用

项目文档管理的作用

项目文档管理的周期

• 项目文档管理贯穿于项目的全生命周期

• 前序任务的输出，常常是后序任务的输入

• 以任务的输入为依据，推进工作，并交付输出
  

2.高手如何做好项目文档管理

项目文档管理的流程

• 规划--项目启动阶段规划。确定范围，控制质量和成本，有标准可比对，有流程可依。项目章程和沟通管理计划，范围与权限，规范标准，文档模板，流程。

  >项目文档体系示例，交付项目可以根据项目类型、时间计划、成本预算、客户要求等，增加或裁剪项目文档范围。

  >规划-SOW关键交付物最低要求，

  >规范-范围与权限，过程文档-内，项目管理文档-双方，里程碑文档-双方，交付文档-双方，技术文档-内

  >规范-文档命名规范，项目名，模块代码，文件名，版本，日期，作者。

  如XX_SCM_新增供应商业务流程图_V2.1.3_2021x???       各模块在项目启动阶段确定好对应的代码，明明准确方便检索。

  >规范-文档版本管理，版本号，编辑控制，更改记录，历史版本。   

  >文档版本管理示例  V z.y.x     z-对外公开，y对内公开，x私有

  >规划-文档模板

• 编制--确认标准，前期准备，梳理层级，完善内容。在完善内容时一定要围绕主题去编制，不要跑题。

  >编制-文档编制的注意事项，体现价值-目的主题/避免内容空洞，质量把控-行文有逻辑/通顺准确，协同编制-明确模式保密/模板及格式更新规则，潜在风险-跑题/及时保存。

• 评审--内部评审，客户评审，修改优化，定稿确认，交付归档。评审人的选择也有一定的原则。

  >评审-项目文档质量控制，定量指标（所有文档，按计划时间完成，包含所有内容）与定性指标（达到目的，符合相关规范要求，满足客户需求，体现交付价值，能实际帮助交付和项目管理工作）。

• 确认--交付方法论要求，重要的交付文档，需要有正式的确认流程，并签署对应的确认单，确认单一般由各业务部门主管先签字，再有双方项目经理签字确认，一式两份跟进公章盖章流程，根据在规划阶段的约定来确定项目文档的确认方式、流程和参与人员。

• 归档--编码版本（规范给文档命名与编码，明确版本号）、分类存储（纸质与电子文档都需要统一集中管理）、文档清单（文档的归档记录，以及与客户的交接及项目组成员内部交接记录）、发布共享（通过正式渠道发布给相关人员，注意权限管理）。

3.常见的项目文档管理系统

项目缺陷管理系统

功能入口在云社区-云交付平台。云端的项目管理的平台，项目协同，版本管理，权限管控，模板管理。

SVN

Subversion,即版本控制系统，一个开源的版本控制系统，管理着随时间改变的数据。可以共享文档、项目协同、版本管理、权限管理、分支/标记。

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