【闲言“税”语】“报销”采暖费发票开公司名还是个人名？能不能税前扣除？交个税和社保么？

交采暖费的高峰期已经过去了，不过每年在报销采暖费高峰期都有很多亲问及类似问题，比如发票开的对不对？个税交不交？计不计入社保基数？等等。

    这周不是直播周，那今天就写个小专题再把这事说下~

    首先，与防暑降温费强制发放不同，企业并非必须给员工报销采暖费，至少从国家层面没有相关文件。不过有些地方出过类似文件，例如我们沈阳之前在2001年就制定过一个《沈阳市城市供暖管理办法》，其中有相关规定“第十九条  采暖费由房屋所有权人或承租人所在单位承担；房屋所有权人或承租人无工作单位的，由家庭其他成员所在单位承担；家庭成员均无工作单位或者解除劳动合同的，由个人承担；经民政部门批准，享受政府最低生活保障的特困户，由政府予以补贴。”不过该文件因“其主要内容已不适应当前社会发展的要求”已于2018年正式废止，之后也没有再出类似文件，所以目前就沈阳来说企业也并不是必须给员工报销采暖费的。其他地方的亲也可以查找下当地的类似政策。总的来说报销采暖费属于企业自愿提供给员工的一项福利，企业可以根据自身的经营状况来判断是否提供此项福利，并不强制。

    进入正题，如果企业给员工报销了采暖费，那么可以在企业所得税前扣除么？有什么限制么？需要发票么？需要的话开公司名头还是个人名头呢？
    首先企业给员工“报销”采暖费是可以在企业所得税前扣除的，依据如下：

国税函[2009]3号：
《企业所得税实施条例》第四十条规定的企业职工福利费，包括以下内容：企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。

    由此可见，“报销”的采暖费在企业所得税层面属于职工福利费的范围，那么就跟其他福利费要求一样，不超过工资薪金总额14%的部分可以在企业所得税前扣除，且本身不计入工资薪金总额作为福利费、职工教育经费和工会经费的计算基数。
    另外，报销时也要注意限额，不要太离谱。如果当地对企业报销采暖费无明确规定的话，可以参考当地政府机关事业单位的报销标准。

    可以扣除是没问题了，那么是否需要取得发票呢？发票应当开具个人名称还是单位名称呢？
    在去年12月的一次总局网上直播活动中有个相关问题，我们可以先看下：

我交了取暖费，取得发票后送给同学，同学拿到单位报销，这样算不算虚开发票？我、同学和单位要承担什么责任？

要区分开具发票的不同情况。如果你交了自己的取暖费，但发票抬头是开具的同学的单位，这种行为构成虚开发票，你本人要承担虚开发票的责任，按照发票管理办法规定进行处罚；如果发票抬头开具的是“个人”，被你同学拿到其单位报销，发票开具行为不属于虚开，但你同学的报销行为涉嫌违法犯罪。

    问题回答的“就事论事”，没有多说。只说了两种明显不对的情况，但没有说怎样做是正确的，比如没有明确说“职工应当在缴纳自己住宅采暖费后持带有自己单位名头的发票去自己单位报销”，而且似乎也认可了可以用“个人”抬头的发票到单位报销的情况。
    除总局以外，一些地区的税务局也通过答疑、通知等形式明确了一些地方口径，不过也都不太一致。
    那在目前各种法规背景下，如果当地没有具体规定，企业应该怎么处理这个问题呢？
    先说下我的观点：无论是否取得发票，都不影响企业支付给员工的供暖费补贴在企业所得税钱扣除！
    道理如下：供暖费是供暖企业向职工个人收取，并向个人销售热力（常说的“供暖服务”在增值税中属于销售热力，不是服务而是销售货物，因此处涉及到增值税的判断，所以使用增值税的叫法）。也就是在供暖这个销售行为中只涉及供暖企业和职工个人两方，跟个人所属单位没有关系。单位向个人支付“供暖费”事实上是给予个人的一种“专项用途”的现金福利，并没有直接支付给供暖企业，供暖企业也未向用人单位销售热力。向职工个人支付现金福利，是因为职工个人向单位提供了服务，是“单位或者个体工商户聘用的员工为本单位或者雇主提供应税服务”，属于“非营业活动”，不征收增值税。根据国家税务总局公告2018年28号规定，这种公司内部发生的非增值税应税业务无需取得发票，使用内部凭证（例如采暖费报销统计表、工资表等）就可以在企业所得税前扣除。

    至于说让员工提供发票，目的并不是作为费用扣除的原始凭证，而是证明员工的确是把钱花到了交采暖费上，没有“挪用”；也可以在报销额低于限额时节省一部分资金；同时留存在未来第三方查账时来佐证费用支出的真实性与合理性。所以，发票上的信息只要能够帮助得出以上结论即可。结合《发票管理办法》第十九条“......收款方应当向付款方开具发票；”的要求，作为收款方的供暖企业应当向付款方职工个人开具发票，发票名头自然应是个人姓名，但可以在备注中按个人要求注明其单位名称，以体现单位和个人的关系。

    讲理归讲理，实际工作中供暖开票历史已经近20年，各地也早已在单位的“要求”、个人的“争取”、供暖企业的“创新”及当地税务局的“默许”下形成了当地采暖费开票、报销的“潜规则”，虽可能不规范，但多方都认可~所以，看了此文章后，如果发现发票开“错”了也大可不必马上去换，或者在明年跟供暖企业较真，无论怎么开只要当地税务局认可就可以了~我更希望税务局不要开票时不管，然后在查账时难为用人单位。税局应当主动召集当地供暖单位，统一规范开票口径后严格执行，并在缴费窗口、税务例会、当地新闻报纸等平台进行通知公示，广而告之。

    不只要有“管”，还要有“服”的意识。

    上面提到，供暖费补贴是单位给员工的“现金福利”，那么要不要计入社保基数？要不要交个税呢？
    无需计入社保基数！

劳社险中心函〔2006〕60号（下文简称60号文） 

四、关于不列入缴费基数的项目
......
（二）有关劳动保险和职工福利方面的费用。职工保险福利费用包括医疗卫生费、职工死亡丧葬费及抚恤费、职工生活困难补助、文体宣传费、集体福利事业设施费和集体福利事业补贴、探亲路费、计划生育补贴、冬季取暖补贴....

    一些地方在对60号文章做本地化的时候有些改动，改动之后没有明确出现“冬季取暖补贴”的字样。虽说作为“函件”的60号与地方“通知”无法简单套用上下位法的关系，但地方落实政策也得领会上级精神不是。所以我认为60号的口径还是有效的。

    至于个人所得税嘛，总局没有明确说不交的文件，毕竟不是全国都集中供暖~按照一贯思路，没明确不交的那就要交。不过呢，各地尤其是北方集中供暖地区，采暖费作为一项刚性支出，职工取得的供暖补贴并未产生实际所得，交个税的话无疑又加重个人的负担。因此一些省份出台了一些地方文件，明确符合一定条件的供暖补贴不交个税（至少东三省都有明确文件：辽地税发【2002】4号、吉地税发【2004】1号和黑地税函【2006】52号）。
    其实，如果未来你所在地税务局在采暖费补贴交不交个税的事上纠缠不清，最简单的处理方法就是你告诉税务局：“你交我就交~”

作者：程学喆，税、财、天南海北想到哪说到哪 微信公众号名称：毛头鹰