学习目标

完成本单元学习后，您将能够：

知道如何使用采购模块几种单据

处理采购业务您将会用到哪几种单据呢？

采购业务一般我们都会用到的采购申请单→采购订单→收料通知/请检单、退料通知单→外购入库单→采购发票→费用发票，为了更好的使用这几张单据，下面我将从单据的来源、重要字段、状态以及单据的重要功能详细地进行介绍。本单元先给您介绍采购申请单、采购订单、收料通知/请检单、退料通知单

采购申请单

新增方式
您在做采购申请单时，可以选择手工录入、单据复制、关联销售订单生成（销售订单下推/选源单生成）、物料配套查询录入和库存缺货查询录入（由于涉及了MRP计算逻辑与BOM的展开，所以必须购买生产数据管理与物料需求计划这两个模块才能使用此功能，这里不详细展开说明）、MRP计算生成的采购类计划订单投放产生。
重要字段
采购申请单上一般有哪些字段是您需要留意的，如单据体中有到货日期和建议采购日期字段对于MRP业务是比较重要的。如果勾选单据新增界面选项下的参数“到货日期=建议采购日期＋提前期”如图-1所示，则到货日期和建议采购日期会根据此公式计算，如图-3所示；其中“建议采购日期”取自当前单据体的内容，“提前期”取自于物料属性中的“固定提前期”，如图2所示，如果没有勾选单据新增界面选项下的参数“到货日期=建议采购日期＋提前期”，则到货日期=建议采购日期。
图1-采购申请单
图2-物料固定期
图3-采购申请单
单据状态：
上文已经对采购申请单的来源和重要字段进行了描述，现在我们通过案例来讲讲单据的关闭和行业务关闭这两种重要的单据状态：
（1）关闭状态
案例：
做一张采购申请单的申请数量10个，全部下推采购订单数10个，操作如图4-图5所示，采购订单保存时，系统自动给采购申请单打上关闭标志“Y”，然后采购申请单无法再下推生成采购订单，下推时会出现如图-6报错
图4-下推单据路径
图5-采购订单
图6-下推采购订单报错
（2）行业务关闭状态
沿用上面案例，采购申请单的申请数量10个全部下推采购订单数10，采购订单审核时，系统自动将该采购申请单分录置于行业务关闭标志自动打上“Y”，在采购申请单序时簿，单击菜单栏【编辑】→【关闭】/【行业务关闭】即可进行手工关闭的操作。如图-7所示。
图7-手工关闭和行业务关闭路径
补充说明：
① 手工关闭采购申请单，会同时打上关闭和行业务关闭的标志，手工关闭和手工行业务关闭后可以手工反关闭，如图-8所示；
② 若是系统自动关闭的不能手工反关闭。如图-9所示；
③ 如果采购申请单有多行分录，那需要每一行分录都打上行业务关闭标志，整单才会打上关闭标志。

图8-手工反关闭采购申请
图9-反关闭采购申请单报错

合并单据：

实际业务中您可能会遇到多个部门做了相同物料的采购申请，为了便于采购，会将相同物料相同供应商的采购申请单进行合并，合并之后再进行统一下推采购订单，比如采购申请单002和003同一物料数量分别是20个和30个，需要合并成一张采购申请单，那就可以做单据合并，如图10-图11所示：

图10-单据合并路径

图11-合并采购申请单后显示

注意：采购申请单要合并的前提是单据是未审核状态，否则会出现如图-12报错。

图12-已审核采购申请单合并报错

简单的合并无法满足需求，系统还提供了物料合并选项供您选择，控制不同的合并效果，如图-13所示：

图13-物料合并选项路径

如上图-13系统中有设置3个合并选项，合并选项可选择“不合并”、“直接合并”、“按需要日期合并”（涉及计划本文暂不描述），几种选项区别如表-1所示：

不合并	单据在合并时，若存在相同的物料，则只合并单据，物料不合并
直接合并	单据在合并时，若存在相同的物料，则单据在合并的同时相同的物料也合并
按需求日期合并	单据在合并时，需求日期相同的物料才合并，需求日期不相同，即便物料相同也不合并

表1-合并选项的区别

备注：合并时，供应商不一致时相同的物料也不会进行合并

接下来您可以在系统中做两张采购申请单，如图-14所示，通过选择不同合并方式看看实际效果

图14-采购申请单

物料合并选项选择不合并时，采购申请单合并后如图-15所示：

图15-合并后的采购申请单

物料合并选项选择直接合并时，采购申请单合并后如图-16所示：

图16-合并后的采购申请单

按比例生成订单
采购申请单上需采购物料的量比较大，如果在同一个供应商这边采购可能无法按您企业预估的时间内交货，那系统系统能根据一定比例分别生成不同供应商的采购订单，那您可以用“按供货比例自动分解生成采购订单”功能，功能操作路径如图-17 所示：
图17-按供货比例分解生产订单的路径
接下来用一个案例带您更深入了解此功能的应用
案例：物料1在供应商1和供应商2的供货比例分别是20%、30%；物料2在供应商1和供应商2的供货比例分别是40%和50%。做一张采购申请单002，物料1数量70个、物料2数量30个，需要自动按供货比例分解成不同的供应商的采购订单。
首先，需要在供应商供货信息中维护供应商1对物料1和物料2的配额比例、供应商2对物料1和物料2的配额比例
供应商供货比例维护路径：登录K/3主控台，依次进入【系统设置】→【基础资料】→【采购管理】，再双击【供应商供货信息维护】，根据案例设置对应的供货比例。如图18-图19所示：
图18-供应商1的供货配额比例
图19-供应商2的供货配额比例
接着，对采购申请单进行按供货比例自动分解生成采购订单，如图20-图22所示：
图20-分解成订单时界面
图21-点击生成订单成功
图22-按供货比例分解成的未审核的采购订单
如果您想修改供货比例，这个是有参数控制的，可用有权限的用户登录K/3主控台，依次进入【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】，双击【系统设置】进入“系统参数维护”界面，左边选择“采购系统选项”，右边勾选采购系统选项“采购申请分配前允许修改供货比例”即可。

采购订单

新增方式
在系统中做采购订单，您可以选择手工录入、单据复制、关联采购申请单生成、采购订单通过关联采购合同生成。
单据状态
采购订单状态也有关闭和行业务关闭，与采购申请单的两种状态有何相同和不同之处呢？在了解单据状态前您需要先知道采购订单的关联数量和入库数量是怎么回事？
案例：做一笔采购订单数量是10个，下推收料通知单数量5个，接着下推外购入库单数量3个，现在看采购订单的关联数量和入库数量分别是5个和3个，如图-23所示，由此可见关联数量是直接下游单据的数量反写，入库数量由下游外购入库单上数量反写。
图23-采购订单的入库数量和关联数量
了解了什么是关联数量和入库数量之后，我们再来讲关闭标志和行关闭标志与这两个字段的联系。
(1) 关闭标志
沿用上面案例，您继续从采购订单下推收料通知/请检单数量5个，现在2张收料通知/请检单数量合计10个，如图-24采购订单关联数量是10个，也就是采购订单的关联数量大于或等于采购订单的数量时，系统会自动打上关闭标志“Y”，关闭标志打上后，并不代表着采购订单的入库业务完成，因此行业务关闭不一定关闭，如图-25所示：
图24-收料通知/请检单
图25-采购订单的关闭标志
（2）行业务关闭标志
继续沿用上个案例，继续从收料通知单下推全部订单数量的外购入库单，那么两张入库单数量累计10个，采购订单的入库数量也是10，,也就是采购订单的分录行的入库数量大于或等于订单数量时，系统会自动打上行业务关闭标志“Y”，当所有分录的行业务关闭标志全部关闭时，系统会自动打上关闭标志，如图-26所示：
图26-采购订单的行业务关闭标志
备注：同采购申请单一样，手工关闭的订单，可以进行手工行业务反关闭和反关闭，自动关闭的订单不能手工反关闭
订单变更
若订单行业务关闭标志和关闭标志都已经打上“Y”现在这笔订单数量发现录入错误或者少录了，这时我们想更改订单的数量那就需要用到订单变更，K/3系统提供两种变更功能，分别是“订单序时簿订单变更”和“采购订单变更申请单”
现在通过一个案例带您了解这两种订单变更功能如何在系统中使用
案例：2021年1月8日从供应商甲公司，购买A、B 产品，数量各100 台，约定交货期为2021年1月10日，A、B 产品采购单价为180、200，如下图-27所示：
图27-采购订单
2021年1月9日，经公司研究需求分析决定，需要变更采购订单，变更内容如下：B产品取消数量变更为0，更改为C产品数量100单价200 。 K/3 系统同样做变更操作下面分两种情况讲解 K/3 系统中的变更流程：
（1）采购订单序时簿订单变更
图28-采购订单序时簿订单变更
注意：销售订单为已审核状态才能进行订单变更，若未审核则直接修改订单即可。
单击【订单变更】后，系统打开【销售订单修改】窗口原有订单分录行物料代码灰显，数量、单价、金额、税率、交货期等可以修改，表头字段摘要可以修改，如图-29所示：
图29-采购订单修改
这时需要取消B产品，变更为C产品，故需在【销售订单修改】界面，将订单上的B产品单击工具条【删除】将分录行删除，手工录入产品C的分录行，做完此操作后【销售订单修改】界面如图-30所示：
图30-修改后的订单分录
修改完成后，单击【保存】系统自动将原销售订单进行变更，查询原销售订单如图-31所示：
图31-变更后的采购订单
至此，直接在【销售订单序时簿】进行【订单变更】操作完成，您可以通过单击菜单【编辑】下的【订单变更查询】查看订单变更记录，如图32-图33所示：
图32-变更查询
图33-变更记录查询
注意：
【采购订单变更查询】按版本号查询，默认初始版本号为 000 每变更 1 次，版本号递增1；
【采购订单变更查询】中清晰记录变更人、变更时间、变更类型、变更前后的内容。
（2）采购订单变更申请单
沿用上述案例数据，业务员可以通过【销售订单变更申请单】来变更销售订单，您可以用有权限的用户登陆K/3主控台界面，依次单击【供应链】→【采购管理】→【采购订单】双击明细功能【采购订单维护】，选择对应的采购订单，依次单击菜单【下推】→【生成采购订单变更通知单】，如图-33所示 :
图33-采购订单下推生成采购订单变更通知单
按公司的要求，修改订单分录，产品B取消，则变更类型为【取消】，增加产品C则变更类型为【新增】，【采购订单变更通知单】如图-34所示：
图34-采购订单变更通知单
【采购订单变更通知单】保存、审核之后，需要依次单击【供应链】→【供应商管理】→【变更管理】，双击【采购订单变更通知单-维护】，选中对应记录单击工具栏上【生效】，生效成功后即完成订单变更如图35-图36所示：
图35-采购订单变更通知单生效
图36-变更后的采购订单
至此，采购订单通过【采购订单变更通知单】处理的流程完毕，后续需要查询变更记录，直接查询【采购订单变更通知单】即可，可参考第一种类型订单变更

与变更相关的参数

选择参数路径，您可以用有权限的用户登录K/3主控台界面，依次单击【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】，双击【系统设置】进入参数勾选界面，左边选择【采购系统选项】，右边可勾选“已关闭的采购订单可以变更物料”和“严格按供货信息控制采购业务”，如图-37所示：

图37-采购变更参数

（1）参数“已关闭的采购订单可以变更物料”

勾选参数后，可以对关闭标志已经打上“Y”的采购订单可以在采购订单序时簿界面【编辑】菜单下做【订单变更】，也可以在序时簿选中采购订单下推【采购订单变更通知单】，如图38-图39所示：

图38-下推采购订单变更通知单

图39-订单变更

总结变更规则如下表-1所示：

变更规则	变更的内容
针对某个已存在物料，修改后的订单数量必须大于原关联数量	数量、单价、含税单价
针对某个已存在物料，只要其关联数量大于零，则该条物料不能被删除	金额、折扣率（折扣额）
在订单上只能采用追加方式加入增加物料条目以及订单数量	税率、交货日期
一次只能选择一张订单进行变更操作	备注

表1-订单变更规则和内容

（2）参数“严格按供货信息控制采购业务”

沿用上述案例中已关闭的采购订单需将采购订单数量分别变成120，已勾选参数“已关闭的采购订单可以变更物料”，出现这个如图-40报错，原因是因为这笔采购订单是关联采购申请单生成的（若采购订单是手工新增那么就可以直接变更），这里采购申请单数量是10，现在变更为12超过了申请单数量，可以取消勾选参数“严格按申请采购”这时订单变更能将数量改成120个，这时行业务关闭标志和关闭标志都会自动消失如图-41，就可以继续下推下游单据进行入库操作

图40-订单变更报错提示

图41-变更后的采购订单

通知单

收料通知单

从案例中我们可以知道收料通知单不仅要处理与采购订单直接关联的执行情况，还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况，起到承上启下的业务管理，收料通知单就可作为企业处理代管物料的业务单据（如受托加工）。也可作为标记在途物资的单据。

退料通知单

从字面意思我们可以知道这个单据是在处理由于质量不合格、价格不正确、或与采购订单或合同的相关条款不相符等原因，需要退回给供货单位的退货处理的业务单据，是收料通知单的反向操作单据，同时也可以作为红字外购入库单的源单据，执行退货操作，收料通知单和退料通知单两者来源方式对比如表2。

单据/来源	收料通知单	退料通知单
来源1	手工新增	手工新增
来源2	关联生成：采购订单或采购发票作为源单据	关联生成:退料通知单可以通过关联收料通知/请检单生成
来源3	系统参数：销售出库单审核后自动生成收料通知/请检单，以解决发运、代管客户物料、销售出库后确认购进成本等业务	系统参数：检验单审核时自动生成退料通知单，则检验单业务审核后会自动根据不合格的数量生成一张退料通知单

表2-收料通知/请检单和退料通知单来源方式

重要参数说明：采购系统选项参数“退料通知单直接退料”

假设：采购订单数量12个，下推收料通知单10，同时均通过收料通知单下推入库单数量3。在参数影响下从收料通知单下推退料通知的效果如下表-3所示：

	订单数	收料通知数	入库数	退料通知数
勾选参数	12	10	3	7
不勾选	12	10	3	3

表3-勾线参数和不勾选参数的区别

由此可看出：勾选参数时，退料通知单关联收料通知单生成退料数量=收料通知/请检单数量-已退料数量-已入库数量不勾选参数时。退料通知单中的退料数量满足公式：退料数量=已入库数量-已退料数量

补充说明：

除了上述讲述的内容，您还可以通过以下知识点了解一些常见问题处理：

采购申请单下推采购订单，数量已经全部下推完毕，但是采购申请单行业务关闭标志未打上?

收料通知单的关闭标志在什么情况下才会打上Y？

收料通知/请检单是否有拆分单据的功能？

采购订单下推生成收料通知单显示没有符合条件记录

常见采购模块的几种单据类型（一）

恭喜您！