人人报销应该做全功能,并且全部使用全员用户组许可

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人人报销

邓治祥2021-08-09

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【您遇到什么问题】

人人报销的意义就是企业中任何一个员工都可能来完成的业务,这部分应该现在金蝶做得并不完整

    一、费用申请单从意义来说需要控制其下游单据费用报销单在申请金额内报销,但对一件事情进行了费用申请后,比如此业务需要20万费用,公司申批后,需要借其中的8万为第一笔资金,现在人人报销中没有对应的解决方案;

    二、现有的费用报销单把差旅费报销与费用报销分开,不太人性,我实施的多家上市公司及民企,基本上都只使用费用报销单一张单,并在费用报销单上增加相关字段来完成差旅费报销,因为企业基本上不可能出现只出差不发生其他费用的情况出来;

    三、现在的人人报销系统里,当启用付款申请时,但付款申请单是属于出纳系统,需要专业用户,而真实使用中,付款申请不可能由出纳来帮员工申请,比如当一笔费用挂账后,可能会多次进行支付,费用报销人员需要下推付款申请单,但没有专业用户,无法完成,并且事前并不知道那些员工可能会现这种情况,同时费用报销人员也法查看付款申请单的审批流程进度等

   四、企业还存员工借款后,部分退款,比如:出去办事借了10000,但现在花了8000,但部分发票还没有取得,无法报账,员工想把这余款2000现金先归还公司(尤其是现金,员工都愿意把现金放到身上,公司也要求员工加公司后第一时间退款),但现在在费用申请单上需要向公司退款,但这个工作又变成了出纳的工作,但出纳从本职工作来讲,又不应该也不愿意去查找和操作费用申请单;应该由员工来下推付款退款单,但这个付款退款单又是专业用户组,员工没有对应许可来完成业务操作;


【您有什么好的创意】

      关于第一点的处理方式,我现是这样处理的,一、在费用申请单上增加一个字段“原始申请金额”;二、做费用申请单下推费用申请单的单据转换规则(费用申请转费用借款),三、反写规则,由借款金额反写原单的申请金额扣减,但不动原始申请金额;四、新的借款单的单据号为原费用申请单单据号-0001,-0002等;五、完成报销里由这几张单合并生成费用报销单,完成报销;

      关于第三点的处理方式:我建议借鉴应付管理、采购管理与供应商协同两系统的处理方式,这几个系统中,比如收料通知单与发料通知单就是同一张单据,但出现在两个系统中,用两套许可;我们可能把付款申请单也放一个到人人报销系统,并且使用全员用户许可;

      关于第四点的处理试:建议在人人报销系统中增加一个退款通知单,由退款通知单到付款退款单,以确保人人报销业务是完整的,员工能完成报销的全业务。

【您觉得这样能带来哪些好处】