有小朋友问我成本费用与薪酬经常勾稽不上,差异也很难找,薪酬分配表就搞了一个下午,甚至搞通宵,有没有快速的方法?这节就讲讲如何用excel技能快速找出差异。
财务报表的各大勾稽关系中,计提的折旧、摊销、应付职工薪酬与成本费用的勾稽是经常遇到的。这勾稽关系有两处地方用到,一是做底稿的薪酬、折旧分配表需要勾稽,二是编现金流的时候也需要勾稽。
它们一定能勾稽得上吗?答案是肯定的,一定能勾稽得上。除非企业做账不规范。而企业做账不规范,则是我们要调整的地方。其背后的逻辑是,做账的时候,
借:成本、或者费用
贷:应付职工薪酬
有借必有贷,借贷必相等,只要企业做账规范,就能对得上!
一、先看看能否勾稽得上
咱们先讲实务中如何勾稽吧,有些同学甚至连怎么勾稽都不懂的。举个栗子,比如应付职工薪酬和成本费用的勾稽,用应付职工薪酬的贷方发生额,跟成本费用二级科目中与薪酬相关的合计数去核对。如下图,
科目代码为4位数的是一级科目,7位数的是2级科目。管理费用中,与薪酬相关的有“职工薪酬、职工工资、工会经费、五项保险、残保金、职工教育费、福利费”。把这些加起来,跟应付职工薪酬科目的贷方核对。
当然,薪酬不仅仅记到管理费用,还有销售费用、主营业务成本、制造费用、生产成本等等。核对方法跟管理费用一模一样。
最理想的情况是,销售费用、主营业务成本、制造费用、生产成本等的与薪酬相关的二级科目合计数等于 应付职工薪酬的贷方发生额。如果是这样,那就皆大欢喜,皆大欢喜,皆大欢喜啊!
二、勾稽不上时寻找差异
然而,实务中,大部分是对不上的。既然对不上,我们就得找差异。于是,就该我们今天主要讲到的技能出场了——excel的高级筛选。
我们来举个薪酬与成本费用勾稽例子。
首先,随意找一张序时账,比如这张
首先筛选应付职工薪酬科目(这张序时账叫“应付工资”),然后再把借方余额筛选掉,就只剩下贷方余额了。
接下来复制这些贷方余额的“月”和“凭证号”。接着新建一个工作表,把这些月和凭证号粘贴到上面,做好后如下图
表头要保留和序时账一样的名字,即“月”和“凭证号”,否则后面会筛选出错。
然后点击“数据”菜单栏下的“高级”
跳出高级筛选界面,在“列表区域”选择整张序时账,“条件区域”就选左边的我们刚才粘贴过来的数据,然后点“将筛选结果复制到其他位置”选项,选了这个选项之后,第三个框才能由灰色变成黑色,才可以填。然后第三个框选择D2单元格(随便一个单元格都行),最后点确定。
按确定之后,筛选的结果就出来了,如下图。
这些数据,每一个凭证都包含“应付工资”的贷方。
原理是这样的:从所有的序时账中,筛选出包含应付职工薪酬贷方的所有凭证。比如说,2月的5号凭证,包含有应付职工薪酬贷方,那么2月5号这个凭证的所有信息都会被筛选出来。这就相当于把应付职工薪酬不相关的去掉,范围小了,就比较容易找差异了。
接下来,把筛选出来的科目名称复制粘贴到旁边,然后去除重复项:
最后用sumif函数对它们的借方、贷方发生额进行汇总,结果如下图。
我们发现,贷方不仅仅有“应付工资”,还有应交税费、银行存款等杂七杂八的项目。由此我们可以得出一个结论:企业做账不够规范。银行存款和个税是发工资的时候才出现的,企业把计提工资和发工资放在了同一张凭证上!这是我们最不想看到的,如果贷方只有应付工资,那么借方就全部是它的对应科目,我们就可以很清楚地看到应付职工薪酬的计提都跑到哪些科目去了。但是,目前的情况是,有其他的科目“乱入”了。
这时候,就可以给企业提点小建议了,建议他们每一笔业务做一张凭证。比如,计提薪酬的,就只记录计提薪酬的分录,发放薪酬,就只记录发放薪酬的,不能把计提薪酬和发放薪酬都放在同一张凭证内。
有时候,企业会给我们一个哭笑不得的理由,有小朋友在北京审计,也是遇到这种情况,然后就建议他们分开写。得到的回复是:要回家带孩子。也就是说,会计要回家带孩子,就放飞机,把一大堆业务放在同一张凭证处理。他们是能回家带孩子了,审计小朋友就得通宵了。
当企业放飞机的时候,审计小朋友有两种选择,一是放飞机,是他们先放飞机的,凭什么我不能放,用阿Q的话来说就是:“和尚摸得,我为啥摸不得?”。但是,做为敬业的审计小朋友,就不能放飞机啊,要把差异找出来。
刚才我们已经把所有应付职工薪酬贷方相关的凭证都筛选出来了,在这基础上,再把应付职工薪酬贷方筛选出来,标上颜色,再取消筛选。
然后,一笔一笔看,看哪一笔应付职工薪酬的贷方对应的不是成本费用,那就是差异。
这家公司一共有84笔,然后从上到下一笔一笔看。
我们可以看到,红字部分的应付职工薪酬,对方科目是进项税!这是什么情况呢?
公司有劳务外包,劳务外包,要通过应付职工薪酬核算,而劳务外包公司开专票的话,进项是可以抵扣的,所以就会出现应付职工薪酬对应进项的情况。
如果我们是做底稿,就写明差异原因是劳务外包的进项税导致的。如果是编现流,那这部分进项税要填在“支付给职工以及为职工支付的现金”这个科目。
把所有的对方科目是应付职工薪酬的进项税找出来,加总,等于31,146.42,再加上成本费用与薪酬相关的,刚好等于应付职工薪酬的贷方发生额。哦,不对,差0.01,就算是对上了,别跟0.01较劲了。
应付职工薪酬贷方的对应科目是搞定了,可是成本、费用与薪酬相关的二级科目的对方科目是否都是应付职工薪酬呢?
有可能是,也有可能不是。有时候,会计忘了计提工资,直接就发放了,比如,
借:管理费用-福利费 100万,贷:银行存款 100万。
这种情况下,成本费用中的薪酬肯定会比应付职工薪酬的贷方要大。
那么,我们怎样才能找到哪些薪酬是直接支付,没有计提的呢?
还是前面的方法类似,先把成本费用的借方筛选出来,在用高级筛选,再用sumif函数汇总,看看贷方除了薪酬还有哪些科目,除了薪酬之外的就是差异。
以上就是应付职工薪酬科目的例子。
至于固定资产折旧、无形资产摊销,比薪酬要简单得多。开始的时候可以先去看看贷方的折旧摊销跟成本费用的是否能对上,能对上就不用搞高级筛选了。如果对不上,也简单,高级筛选出来之后,一般只有12笔凭证,因为折旧和摊销是每个月计提一次,筛选出来之后,挨个挨个看,一分钟就能找出原因。
以上是最正规的做法。下面我讲讲怎么“放飞机”,是不正规的做法,只求速度,不够准确。一些小项目,编现金流的时候,企业做的帐特别乱,对现金流的要求也不高,能平就行的这种情况,就可以放飞机。
我们编那些小项目的现金流时,职工薪酬贷方跟成本费用勾稽不上,又不想像上面那样花太多时间去勾稽,那就放飞机,不勾稽了,直接把成本费用中的工资放在“支付给职工以及为职工支付的现金”,然后应付职工薪酬科目按差额填在“支付给职工以及为职工支付的现金”。小哥编小项目的现金流,一般是几分钟就搞定了,贼快。
这节就讲到这里,文中的excel表格,我会放到网盘上,如果大家觉得看文章还不过瘾,小哥录制了对应的视频,视频也在网盘。
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