ERP 实施是一个持续数月的项目，与其他项目一样，其成功取决于项目在承诺的时间、预算和范围内的有效管理。根据组织规模的不同，ERP 项目可能涉及多个人，可能持续 12 至 24 个月，并且可能会给组织带来很高的成本。例如，世界领先的食品公司雀巢的 ERP 项目（称为 GLOBE）在 50 多个国家实施，涉及超过 60,000 名业务用户，运行了大约六年，花费了数亿欧元。由于 ERP 项目可能非常庞大，管理如此规模的项目需要非常有效的项目管理技能。这更多是 ERP 项目成功或失败的原因，项目管理办公室要么首先获得荣誉，要么受到指责。项目管理办公室和 ERP 项目经理的职责和活动是什么？通常很难回答这个问题，因为项目经理几乎对项目中的所有事情负责。对于大多数活动，预计他将通过项目团队中的某个人完成工作，而不是自己完成。但他最终要对此负责。
一、项目范围界定
正确界定项目范围是成功实施 ERP 的重要标准之一。许多项目在实施过程中出现问题，原因是顾问认为他们应该做的与组织对咨询团队的期望之间存在误解。如果在项目中进行过于高级别的范围界定或一页 word 文档（实际上大多数项目都是如此），则可能会出现严重的时间超支。现在，让我们首先了解范围界定的含义，即范围界定是作为项目一部分需要完成的所有活动。
ERP 项目范围界定的九个维度：典型的 ERP 应用程序可能需要在九个不同的维度上进行范围界定。它们是：
- 位置范围
- 业务范围
- 流程范围
- 应用程序范围
- 接口范围
- 报告范围
- 数据迁移范围
- 用户范围
- 技术范围
在所有这九个维度中定义范围非常重要，这样范围文件就完整无遗了。以下详细介绍了每个维度。
1、位置范围：
这包括将实施 ERP 解决方案的工厂、仓库和配送中心的列表。更重要的是，这部分还需要详细说明当前项目范围内不包括的内容，即工厂 XXX 和仓库 YYY 不属于当前实施的一部分。位置范围还涉及项目的实施地点，即项目团队成员和项目管理办公室 (PMO) 将位于何处。一些公司采用试点方法进行实施，即首先在一个工厂、一个仓库或一个配送中心作为试点实施解决方案，然后再推广到所有其他地方。在这种情况下，最好明确说明位置范围将包括哪些位置作为主要实施/试点的一部分，以及解决方案将在何处推行。
典型的位置范围可能如下所示：
实施地点：XX的公司总部
涵盖地点：
- 总部
- X和Y的工厂
- XX的中央仓库
- 连接到这六个仓库的所有配送中心
不包括的地点：
- XX的合同制造商不属于此次实施的一部分。
- XX的第三方仓库不属于此次实施的一部分。
2、业务范围
这包括公司是否将所有业务都纳入实施范围，还是部分包括，部分不包括。例如，一家公司可以决定只针对贡献了 95%营业额的国内业务进行实施，因为他们预计实施的最大收益将来自于此。该公司可能暂时不将出口业务纳入实施范围，因为其占营业额的 5%。在美国和欧洲的配送中心进行实施是一个挑战，因为需要在解决方案中进行大量开发以满足出口法规和特定形式要求，但作为回报，公司并不期望从这次实施中获得太多业务收益。同样，公司可能决定将部分业务保留在实施范围内，而将部分业务排除在外。
3、流程范围
这部分详细说明了项目实施中包括的组织流程和不包括的流程。这需要尽可能详细地说明，因为在项目生命周期中，当添加新流程或从列表中删除某些内容时，这是一个需要多次回顾的领域。在实施前阶段，由于组织内部团队对软件包的了解非常有限，而咨询团队对组织的业务流程的了解也非常有限，因此很难提供更详细的列表。
然而，预计在高层次（至少在场景和流程层面）已经知道范围，这有助于组织清楚地说明他们想要从咨询公司得到什么（将其放入 RFP，即请求提案中），并且对于咨询服务提供商来说，在充分了解细节的情况下给出一个好的报价也很有帮助。随着组织的核心团队更好地理解应用程序以及他们之前没有想到的一些更有趣的功能，在活动层面可能会有一些添加/删除，同样，咨询公司也会更好地了解其客户。然而，应防止在场景和流程层面发生重大变化，因为这可能会改变项目计划、时间表和项目预算。
随着项目蓝图的开始，预计在最初几周内，咨询服务提供商和核心团队将共同制定一份详细的流程范围文件，并由咨询公司和组织签署。
4、应用范围
这是关于作为项目一部分应实施的详细应用模块。根据定义此范围的时间，可以有不同版本的应用范围定义。例如，如果在尚未选择特定软件包的阶段定义此范围，则不知道软件包的确切模块名称，并且只有广泛的应用领域可以成为范围的一部分。由于大多数领先的 ERP 应用程序在一些已知领域提供解决方案，因此在这一点上，应用程序范围定义可以包括以下内容：
- 财务和会计
- 采购
- 库存管理
- 销售订单处理
- 质量管理
如果在选择软件包的阶段完成此操作，则应用程序范围定义可以在更高的详细级别上进行，并可以详细说明需要的应用程序的确切功能实施。同样，这是在蓝图的最初几周内进一步完善以获得最终版本的内容。以下是此类详细范围的示例
功能领域 | 范围内| 不在范围内
生产计划 需求管理、物料需求和计划 产品成本计划
销售和分销 销售计划、销售订单处理、运输和运输、库存转移、销售和开票 销售退货
生产中的质量管理 检验批次、结果记录、使用决策
工厂维护 预防性维护计划
财务 总账会计、应付账款、应收账款、银行对账和资产管理、现金管理、 投资管理
成本计算 成本中心和利润中心会计、盈利能力分析 产品成本计算
资产管理 资产会计
物料管理 物料需求计划、采购申请、RFQ/报价、采购订单处理
库存管理 库存管理、发票验证
仓库管理 仓库事务 批次管理
5、接口范围
每当做出 ERP 决策时，公司都在运行一组遗留应用程序。认为 ERP 将取代所有这些是错误的假设。原因如下：
- 可能有特定业务流程所需的专业系统，而 ERP 不支持。
- 可能有公司管理层不想改变的系统，因为他们认为它们提供的功能比大多数 ERP 解决方案更好。
由于这些不同的原因，ERP 系统需要与多个应用程序进行接口，即数据需要在 ERP 和这些应用程序之间顺畅流动以确保业务顺利运行。需要开发和测试多少此类接口应作为项目范围的一部分进行估算。同样，这需要在两个阶段进行估算。在向咨询服务提供商发出 RFQ 之前，应进行初步估算，以便他们了解所涉及的工作并做出合理的估算。预计在项目蓝图开始日期后的 4-6 周内会有一份详细的接口文件。
一些常见接口领域的示例：
- 与设计系统的接口：一些公司拥有强大的设计系统，ERP 解决方案需要与这些系统集成，因为 ERP 在设计实际组件或产品方面没有太大帮助（产品生命周期管理-PLM 应用程序现在通过管理产品数据、存储设计等在这方面提供了一些帮助。公司很少使用 ERP 进行实际设计——这是一个由 CAD/CAM 供应商主导的领域。
-与车间控制系统接口：可能有专门的车间控制（SFC）和制造执行系统（MES），它们从不同的 PLC、DCS 系统中获取数据并有助于制造执行——这又是 ERP 解决方案的典型空白领域。
- 与销售点（POS）系统接口：这是零售业的典型需求。尽管领先 ERP 已经在这一领域推出了自己的应用程序，但仍有许多专业的供应商，并且如果公司不想更换现有的 POS 应用程序（对于零售商来说，更换 POS 应用程序是一个更大的决定，因为 POS 可能在数千家零售商的商店中运行，而 ERP 只在总部和配送中心运行），则预计 ERP 系统将与解决方案集成。
- 与称重桥应用程序接口：当卡车进入工厂时，在称重桥上取空重，在离开时也取重。两者之间的差异应该是进入工厂的材料，需要直接传输到 ERP 解决方案。这是 ERP 应用程序的常见接口领域。
- 与实验室管理信息系统接口：这些系统为每个样本的不同参数收集数百个数据点。其中一些需要流向 ERP。这又是一个常见的集成领域。
- 与专业行业应用程序接口：某些行业有一些广泛流行的专业应用程序。例如，对于航空业，票务和预订系统需要全球集成，并且有像 Galileo 这样的参与者为该领域构建打包应用程序。任何航空公司都不希望为此改用 ERP 应用程序——相反，ERP 需要构建与这些应用程序的接口。
6、报告范围
这是任何 ERP 系统中期望较高的领域之一。ERP 应该根据用户通过点击按钮定义的格式，在线生成不同业务流程的报告。尽管大多数领先的 ERP 都将大量报告作为其应用程序的一部分提供，但在大多数情况下这是不够的。
任何实施通常都涉及报告的开发。如今，大多数 ERP 解决方案都带有商业智能和数据仓库应用程序来满足这一需求。然而，在范围界定阶段，重要的是获得这份报告清单-从高级别了解它们的复杂性-有多少来自标准包，有多少需要开发。这对于为咨询公司做出准确估计并制定切实可行的项目计划非常重要。下面是一个公司在为其物流流程实施时要求的报告列表（仅显示列表的一小部分）的示例。
- 采购订单摘要
- 采购订单详细信息（按收货人分类）
- 按月产品计划
- 按月目的地计划
- 按月主要客户计划
- 按地区订单和发货
- 计划与发货
- 未完成订单
- 按地区订单余额
7、数据迁移范围
在 ERP 系统上线之前，许多数据元素需要从现有的遗留应用程序（旧系统/手工作业）迁移到 ERP。由于这些数据集通常体积较大，因此迁移需要大量的工作。在某些情况下，这些数据需要进行清理，即识别过时的产品、客户、供应商等。而且，如果客户的地址或账号代码有误，这些数据就不应迁移，需要在发送到新的 ERP 系统之前进行更正。范围应明确界定哪些数据元素需要迁移，以及谁将做什么。例如，谁来做数据清理（组织或咨询公司）？
实际 ERP 项目的数据迁移范围：
要迁移的主数据
- 物料主数据
- 客户主数据
- 供应商主数据
- 资产主数据
- 会计科目表
- 成本中心/利润中心/成本要素
- 定价条件主数据
- 生产计划主数据-物料清单、工艺路线、工作中心等
- 工厂维护主数据
- 质量管理主数据
- 仓库主数据
待迁移的交易数据对象-未结项目
- 总账（GL）余额和未结项目
- 客户未结项目
- 供应商未结项目
- 预算值
- 贷款和预付款
- 未结内部订单
- 库存余额-成品、半成品、在制品、生产原材料、消耗品、备件
- 在途物资-公海、在港口
- 未结服务合同和订单
- 未结合同和采购订单
- 未结销售合同和订单
8、用户范围
估计应用程序的预期用户数量也很重要。在某些情况下，这种估计需要在项目预算阶段进行，因为应用程序许可证的成本取决于此。如果公司已经有了现有的旧的应用程序，则可以根据当前应用程序的用户数量按计算未来 ERP 应用程序的用户数量。如果没有现有的旧的应用程序，则可以根据不同部门预计使用该系统的监督和管理人员数量进行估算。一个典型的例子如下：
- 财务：20
- IT：7
- 制造业：20
- 市场营销：3
- 客户订单：20
- 计划：5
- 采购：5
- 销售：10
- 运输：8
- 仓库：18
用户范围估计有助于咨询服务提供商估计在未来的 ERP 系统中构建授权需要多少工作。
9、技术范围
这包括在项目期间需要执行的其他与技术相关的活动，咨询服务提供商需要对此有明确的认识，以便知道需要为其计划多少资源。这对组织也很重要，因为他们知道在实施期间，除了当前的工作之外，他们的 IT 团队还需要承担多少额外的技术相关活动。这些可能包括：
- 在所有环境（即培训、开发、质量保证和生产）中安装 ERP 软件组件
- 系统管理，包括备份和恢复标准
- 建立技术运输管理
- 为所有服务器（包括客户端策略）制定景观文件规模
- 用于生产环境的 ERP 服务器部署策略
- 项目生命周期中的系统性能监控
10、范围排除
范围排除定义了作为项目一部分不会完成的项目。这将记录不属于当前实施的位置和业务流程等事项。这可能包括不会构建的接口以及原因，或者当前系统中可用的报告不会成为未来 ERP 的一部分。将 ERP 实施合同授予外部公司的组织可能会决定自己进行许多活动，并将其从顾问的工作范围中剔除。下面显示了一个实际 ERP 项目中实施组织从咨询服务提供商的范围中剔除并决定由公司 IT 部门完成的活动列表：
- 评估、采购和/或安装硬件、软件、网络产品/供应商，以及 ERP 系统的任何附加组件
- 基础设施规划和开发
- 数据归档
- 操作系统（OS）安装
- 创建灾难恢复（DR）站点
- 除与 ERP 实施相关的主题外的培训
- 管理电信设施和网络
- 在过渡期间管理遗留应用程序
- 任何移动应用程序或与移动网络的集成
- 网络设计（WAN、LAN）和相关基础设施以实现连接
- 任何接口软件、项目管理和文档软件（例如 Visio、MS Project、MS Office Suite 等）、邮件系统（Lotus/Outlook）等的许可证
- 与硬件和基础设施、系统操作相关的成本
- 历史数据的迁移仅限于上线时的未结项目/余额。
让项目团队成员清楚地了解排除列表总是好的，即无论是咨询顾问还是核心团队成员，这样就不会有任何混淆。