云进销存使用助手——购货管理常见流程

2017精斗云小白

3,358次浏览编辑于2017年08月24日 09:09:48

摘要由AI智能服务提供

本文概述了企业采购业务中的关键流程与操作，包括购货订单与购货单的区别、订单生成与付款流程、以销定购流程、智能补货系统，以及购货类单据和报表的操作与查询方法。购货订单作为采购计划，可跟踪执行情况；购货单则反映实际到货并影响库存。以销定购流程降低库存成本。智能补货根据缺货情况生成采购订单。采购报表如订单跟踪表、明细表、汇总表等，提供详细的采购信息与统计，支持灵活查询条件，帮助企业高效管理采购业务。

（一）购货订单与购货单的区别

1、用户根据企业的商品采购需求，编制<购货订单>，购货订单只是采购计划，不影响实际库存数量。<购货订单>在整个采购业务系统中是一个可选流程，但采购订单同时也是一个重要的流程，可以快速、有效地跟踪订单业务的执行情况。
2、当所采购商品到达仓库时，可以根据<购货订单>生成<购货单>，如果是现金采购则将相应的付款金额填写到购货单的“本次付款”，如果是赊购则需要在购货单中填写“本次付款”，在实际付款时录入“付款单”。
3、<购货订单>在整个采购业务系统中是一个可选流程，可以不录入购货订单，直接在购货入库时录入<购货单>，但<购货订单>同时也是一个重要的流程，可以快速、有效地跟踪订单业务的执行情况，比如订单是否已审核，货物分批入库状态等。
4、只有云进销存标准版提供<购货订单>流程，基础版不提供。

（二）购货订单→购货单→付款

1、当企业内部管理需要有<购货订单>流程时，在制定采购计划或签定采购合同后，填写“购货订单”；若系统启用了审核，则订单需要审核后才生效。
2、按订单采购的货物到达仓库后，在订单界面点击“生成购货单”，根据实际到货数量修改购货单中的数量，购货单保存或审核（若启用了审核）后，仓库库存数量增加。
3、若购货时已同时付款，在购货单界面填写“本次付款”及结算账户；若未付款，不需填写这两个字段，购货金额计入“应付账款”，在以后实际付款日，填写“付款单”，并选择对应的购货单进行核销应付账款。
4、当购货订单无需后续处理了，可以在点击<购货订单>后面的<查询>，进入<购货订单记录>,点击“关闭”按钮。

（三）以销定购流程

有一些企业不事先采购货物存放在仓库，而是根据接收到的销售订单，来制定采购计划，采购入库后再给客户发货；采用以销定购流程，可以帮助企业降低库存成本。
以销定购流程：录入销货订单——在以销定购看板中，可以看到该订单中商品的需求量——生成购货订单——购货入库——销货出库以销定购的销货订单出库扣减库存规则：
在以销定购前出库的，扣减库存余额数量；在以销定购之后出库的，先扣减已采购的数量，再扣减库存余额数量
以销定购的待采购数量计算规则：
待采购数量=以销定购前订单未出库数量-以销定购数量；待采购数量不能大于订单未出库数量，若按以上公式计算出的待采购数量大于订单未出库数
量，则取未出库数量
举例 1：
1，若销售订单 A 数量为 10，直接通过看板进行采购，则待采购数量为 10；
2，若销售订单 A 采购 4 后，待采购数量为（10-4=6）
3，若销售订单 A 采购后，又生成销货单出库 1，则出库的 1 个商品，视为将采购回的商品进行销售，则待采购数量仍为（10-4=6）
4，若销售订单 A 继续出库 5，视为将采购回的商品先出库完（4-1=3）个，在将库存商品出库 2 个，此时订单未出库数量为 4，则待采购数量为 4

（四）智能补货

智能补货是通过统计系统中所有商品的缺货情况，选择缺货商品直接生成采购订单，帮助用户及时查询缺货商品和对这些商品进行采购补货。
1、【购货】→【智能补货】，系统展示商品的销售在订量、库存余额等数据，并根据公式计算“建议采购量”；

2、用户可根据业务需要，自定义设置计算公式；

3、勾选需要补货的商品，点击“生成购货订单”，同一补货订单的商品须属于同一个供应商

（五）购货类单据录入通用说明

（六）购货类单据操作通用说明

（七）购货类报表

采购订单跟踪表

仅标准版提供订单跟踪表。实时跟踪一段时期内所有购货订单的详细信息，可选择全部供应商、商品和三种订单入库状态进行统计，也可挑选部分供应商、商品、状态进行统计。报表展示格式提供按商品排列和按单据排列两种。按商品排列指不同订单中的相同商品的分录排在一起，按单据排列指一张单据中的所有分录排在一起。采购订单跟踪表中，商品信息，订单日期，订单编号，供应商，预计交货日期，数量，单价，采购额直接取订单中的信息；状态为每条分录数量的入库状态；未入库数量和未入库金额未订单中的数量和金额减去已生成购货单的数量和金额；最后入库日期为订单最后一次生成的购货单的日期。

查询条件及界面：
A. 供应商、商品、状态如果空表示查找所有供应商、商品、状态，可分别打开各选择框进行勾选；
B.订单日期、预计交货日期范围可以任意调整；
C.可选择部分供应商、商品、状态进行组合查询；

采购明细表

统计一段时期内商品的采购明细情况，可选择全部供应商、商品、仓库进行统计，也可挑选部分供应商、商品、仓库进行统计。
报表展示按单据日期正序排列，同一张单据中的分录顺序与单据界面分录一致。采购明细表中的列头字段的取值，均直接取购货单中对应列的值。单价为单据中的“不含税单价”。

查询条件及界面：
A.供应商、商品、仓库如果空表示查找所有供应商、商品、仓库，可分别打开各选择框进行勾选；
B.日期范围可以任意调整；
C.可选择部分供应商，商品，仓库进行组合查询

采购汇总表（按商品）

统计一段时期内对某商品进行采购的汇总数，可选择全部供应商、商品、仓库进行统计，也可挑选部分供应商、商品、仓库进行统计。
报表展示按商品编号正序排序。采购汇总表中的列头字段的取值，均直接取购货单中同一商品分录对应列的值的合计。单价为汇总表中的“采购金额÷基本数量”。

查询条件及界面：
A.供应商、商品、仓库如果空表示查找所有供应商、商品、仓库，可分别打开各选择框进行勾选；
B.日期范围可以任意调整；
C.可选择部分供应商，商品，仓库进行组合查询
D. 当账套启用了辅助属性管理时，查询条件增加“显示辅助属性”，勾选后管理辅助属性的商品，会同时显示商品及各属性的采购汇总数据。