业务场景

销售员小陈下周要招待甲方，想要先借支费用，实际招待后拿到发票该如何在系统中做单据呢？先垫付后，再报销，又该怎么在系统操作？

学习目标

您是否也有以上困扰，经常不知道该如何做单据。

完成本单元后，您将能够，了解费用报销模块的各单据如何连贯使用。

日常操作

1、先借款后报销（挂往来）

a、报销金额大于借款金额，如借款1500元，报销2000元

借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→下推（【付款申请单】可跳过）→下推【付款单】

付款单生成凭证为：

借：其他应付款-员工 1500

贷：银行存款/现金 1500

报销时：【费用申请单】→下推【费用报销单】（费用金额填写实际的报销金额2000），报销单审核后会自动生成【其他应付单2000元】） →费用报销单下推【付款单】（第二张付款单=报销单金额-已付款金额=500）

   其他应付单生成凭证为：
   借：管理费用 2000
   贷：其他应付款-员工  2000
   付款单生成凭证：
   借：其他应付款_员工 500
   贷：银行存款/现金 500

b、报销金额小于借款金额：如：借款1500，报销1000

   借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→下推（【付款申请单】可跳过）→下推【付款单】
   付款单生成凭证为：
   借：其他应付款_员工  1500
   贷：银行存款/现金1500

   报销时：【费用申请单】→下推【费用报销单】（费用金额填写1000元，并手工勾选申请退款），费用报销单审核后会生成【其他应付单】） →生成【付款退款单】（【付款退款单】金额为借款金额减去报销金额差额）

   其他应付单生成凭证为：
   借：管理费用 1000
   贷：其他应付款_员工  1000
   付款退款单生成凭证：
   借：银行存款/现金 500
   贷：其他应付款_员工 500

2、实报实销（挂往来。即报销多少，就付款多少，没有差异）

【费用申请单】(不勾选申请借款，或者跳过）→【费用报销单】（勾选申请付款，如果没有用费用申请单下推，则报销金额和费用金额保持一致，费用报销单审核后生成【其他应付单】）→（【付款申请单】可跳过）→【付款单】

其他应付单生成凭证为：

   借：管理费用 1000
   贷：其他应收款_员工  1000
   付款单生成凭证：
   借：其他应收款_员工 1000
   贷：银行存款/现金 1000

3、实报实付（不挂往来，不生成费用报销其他应付单，直接计入费用简化流程）：

【费用申请单】(不勾选申请借款）→【费用报销单】（勾选实报实付，申请付款，也可直接新增【费用报销单】）→（【付款申请单】可跳过）→【付款单】

   付款单生成凭证：
   借：管理费用 1000
   贷：银行存款/现金 1000

【说明】
费用报销过程中【费用申请单】和【付款申请单】根据企业实际审批情况有选择的使用，并非必须的步骤。

另启用费用管理模块后，【费用报销其他应付单】与【费用报销付款单】不允许手工新增，只能由费用报销模块的单据下推生成。

4、负数费用报销单

2022-06-30（含）及之后的补丁环境，系统费用报销单支持负数冲销并退款，详情参考帖子:费用报销单支持负数冲销并退款

5、借款转移单

具体操作详见费用借款如何转给其他人报销

【延伸阅读】

接下来是一些小知识

①《7.5.1.202007版本，支持费用报销单支持直接录入申请报销金额和税率，反算费用金额和税额啦~》，需要在BOS里面把“按报销金额填写”可见性放开，详见链接https://vip.kingdee.com/article/86040185481306368

注：仅对费用报销单生效。

②费用管理系统参数中的“借款是否预付”默认不勾选。

勾选时，申请单产生的付款单上的“是否其他预付” 标识会自动勾上；

“是否其他预付”标识的付款单在与其他应付单进行核销时，自动产生核销单；

用户可通过费用核销单生成凭证（借：其他应付贷：其他应收）。

应用场景：申请单100--付款单100（借：其他应收100 贷：银行存款100）申请单100--报销单100/同步生成其他应付单100（借：费用 100 贷：其他应付100）

这种情况下，业务系统单据做完了，但是总账还没平，勾选这个参数的话，付款单和报销单自动核销时会产生费用核销单，核销单可以生成冲销凭证（借：其他应付100 贷：其他应收100）。

注：费用核销单默认没有凭证模板，需手工新增。

十五分钟搞定费用单据！

恭喜您！