业务背景

历史借款余额录入功能用来维护您公司员工的历史借款（没使用费用管理模块前就已存在的借款，当启用费用管理模块后，建议您可以通过正常的申请、报销流程来实现费用的管理），方便将您历史借款输入费用管理系统，实现后续费用管理相关业务的核销操作。

学习目标

学习完本课程，您将会了解到：

费用管理什么情况下需要录入期初数据且如何录入

操作步骤

1、您在登录K/3系统主控台后，选择【系统设置】→【初始化】→【费用管理】，点击明细功能下的【历史借款余额录入】则可进入过滤界面，查询方案可以保存或删除。

2、点击确定后可以进入到历史借款余额录入列表界面，点击新增。单据录入时，带*号的字段都是必填项，数据只需要在历史借款余额（原币）中录入就可以了。

3、单据录入完成后，当以前期间的余额需要报销时，可以在单据序时簿界面点击下推费用报销单或差旅费报销单。可以多次下推单据，直至报销核定费用金额等于历史借款余额（原币）为止，超过历史借款余额就不允许再下推。

历史借款余额序时簿相比历史借款余额单据增加了几个重要字段，这些字段由系统根据单据的审核或者核销状态自动填列，作为费用管理相关报表的数据分析来源，这几个字段在序时簿界面可见，能直观地反映历史借款余额的后续跟踪一览信息，以下对这几个字段做一个详细的说明：

数据项	说明
实际借款金额	系统自动计算填列，等于审核后的历史借款余额单据上的【历史借款余额（原币）】字段金额
已退款金额	根据核销状况由系统自动计算填列。
已报销金额	根据核销状况由系统自动计算填列。
借款余额	由系统自动计算填列：借款余额=实际借款金额-已退款金额-已报销金额。

字段计算逻辑

根据费用管理模块集成策略的不同，上述字段有各自相应的计算逻辑，具体描述如下：

1、已报销金额：

系统自动反写，每次反写需累加到“已报销金额”。

2、实际借款金额：

即历史借款余额单据审核后，取【历史借款余额（原币）】字段写入【实际借款金额】理：即【历史借款余额（原币）】=【实际借款金额】。

3、已退款金额：

系统自动反写，以下为反写规则；每次反写需累加到“已退款金额”。

集成策略	触发条件	反写逻辑
与总账集成	历史借款单与报销单. 退款金额核销完成	当次核销的金额反写到历史借款单
与应付集成	历史借款单与应付系统退款单（费用报销）核销完成	当次核销的金额反写到历史借款单
与应付+总账集成	报销单“挂账”不选择时，历史借款单与报销单.退款金额核销完成报销单“挂账”选择时，历史借款单与退款单（费用报销）核销完成	当次核销的金额反写到历史借款单
与现金集成	历史借款单与收款单（费用报销）核销完成	当次核销的金额反写到历史借款单

以上反写金额，都指的是：原币。

你不知道的费用管理期初数据录入