业务背景

当同时启用总账和应收应付系统时，需要分别完成应收应付和总账模块的初始数据的录入，您是不是觉得重复且繁琐，能否只录入一方的数据另一方直接引入已录入的数据呢？答案是肯定的！本节将为您讲解如何将应收应付系统的数据传递到总账系统、如何从总账系统引入数据到应收应付系统。

学习目标

学习完本可能，您将能够：

了解如何将应收应付系统的数据传递到总账系统

了解如何从总账系统引入数据到应收应付系统

转余额到总账

下面以应收款管理系统为例进行讲解。

当总账系统与应收款管理系统同时启用，但初始化时先录入了应收款管理系统初始数据，则总账系统往来科目的初始化数据可以从应收款管理系统的初始化数据引入。

使用具有应收款管理权限的用户登录K/3主控台，依次单击【系统管理】→【初始化】→【应收款管理】，双击【初始应收单据—维护】，任选一种事务类型，例如选择“初始化-销售普通发票”，点击【确定】；

进入初始化_销售普通发票的序时簿界面，点击“文件”菜单下的“转余额”或工具栏的【转余额】按钮，点击【是】，系统提示“转余额成功！”；

依次单击【系统设置】→【初始化】→【总账】，双击【科目初始数据录入】，进去看一下各往来科目的余额情况。

【说明】

应收款管理系统初始数据向总账系统传递的规则如下：

1、销售发票及其他应收单数据传递到总账时：

①如果勾选了本年，“发生额”转出到单据上选择的“往来科目”的本年累计借方栏，“本年收款额”转出到单据上选择的“往来科目”的本年累计贷方栏，“余额”根据单据上选择的“往来科目”的借贷方属性、单据上指定的方向及单据金额的正负情况判断填充；

②如果没有勾选本年，则“发生额”不传递，“本年收款额”和“应收款余额”的传递规则同①。

2、预收单数据传递到总账时：

①如果勾选了本年，“发生额”转出到单据上选择的“往来科目”的本年累计贷方栏；“本年发票额”转出到单据上选择的“往来科目”的本年累计借方栏，“余额”根据单据上选择的“往来科目”的借贷方属性、单据上指定的方向及单据金额的正负情况判断填充；

②如果没有勾选本年，则“发生额”不传递，“本年发票额”和“余额”的传递规则同①。

3、如果往来科目下设了“物料”核算项目，由于其他应收单和预收单不能录入产品明细，所以这两种单据的数据不能传递，只有录入了产品明细的销售发票可以传递。

4、若往来科目启用了数量金额辅助核算，销售发票上的数量信息也可以传递到总账。

5、上述操作中我们选择的事务类型是销售普通发票，并不意味着转余额时只转了销售普通发票的数据到总账，系统会将所有单据的数据都转到总账（包括外币单据）。外币单据上选择的往来科目必须核算单据上的外币，否则数据无法传递。例如，单据的币别是美元，那么单据上的往来科目必须核算“美元”或“所有币别”数据才能传递。

6、如果选择的往来科目下设往来业务核算，并且总账系统的参数设置中选择启用往来业务核销，则应收款管理系统的单据日期自动转为总账系统的业务发生时间，应收款管理系统的单据号自动转为总账系统的业务编号。

7、转余额之前，必须在单据中录入要转入总账的往来科目，如果单据中的往来科目设置为空，则应收款管理系统的初始化数据不能转到总账系统；如果单据中的往来科目下设一个或多个核算项目，但选择的核算项目不包括在单据录入时选择的核算项目类别、部门和业务员之内，则应收款管理系统的初始化数据也不能转到总账系统。

①比如科目下设了客户和费用两个核算项目，由于费用在单据上取不到数据，因此无法传递，系统提示如下报错。

②比如科目下设费用核算项目，且在系统参数中添加了此核算项目，录入单据时，核算项目类别选择费用，此时初始数据也可以传递。

二、从总账引入余额

如果总账系统已结束初始化并结账到某期，应收款管理系统才启用，则应收系统初始化数据将引入总账系统所在期间的期初余额；如果总账系统与应收款管理系统同时启用，且初始化时用户先录入总账初始数据，则应收系统将引入总账系统的初始化数据作为初始数据。

下面通过案例来讲解如何从总账引入余额。由于不建议在同一个账套中既执行从总账引入余额，又执行向总账转余额，所以从总账引入余额的演示将在另一个账套进行。

案例

下面通过案例来讲解如何从总账引入余额。由于不建议在同一个账套中既执行从总账引入余额，又执行向总账转余额，所以从总账引入余额的演示将在另一个账套进行。

2020年10期启用的测试账套中，总账和应收款管理系统均未结束初始化，在总账中先录入往来科目的余额，现要求将总账余额引入应收款管理系统。涉及的往来科目有应收账款、其他应收款和预收账款，其中“应收账款”科目启用了“往来业务核算”，下挂了核算项目客户，另外两个科目没有下挂核算项目。要求应收账款余额形成销售发票，其他应收款余额形成其他应收单，预收账款余额形成预收单。总账系统参数中不勾选“启用往来业务核销”。“应收账款”科目余额录入情况如下：

依次单据【系统设置】→【初始化】→【应收款管理】，双击【初始应收单据-维护】，任选一种事务类型，例如选择“初始化-销售普通发票”，点击【确定】，进入初始化销售普通发票的序时簿界面，依次单击【文件】→【引入总账余额】；

在从总账引入余额界面，科目选择“其他应收款”，此时系统提示“科目必须下设核算项目”，因此如果科目没有下挂核算项目，是无法将其余额引入应收款管理系统的，只能手工在应收系统增加对应单据。

在从总账引入余额界面，科目选择“应收账款”，单据类型选择“销售普通发票”，往来单位选择“客户”，单击【确定】，系统提示“引入初始数据成功！”，在应收款管理系统我们可以查看到引入数据后形成的两张销售普通发票。

点击【确定】，系统提示“引入初始数据成功！”，在应收款管理系统我们可以查看到引入数据后形成的两张销售普通发票；

在引入总账余额时，用户常有这样的需求，希望将“应收账款”科目下的部分余额转为销售普通发票，部分余额转为销售增值税发票或其他类型的单据，目前，这种需求在我们系统中还不能直接实现，不过可以变通处理：“从总账引入初始余额”引入两种类型的单据，如下图；

单击【确认】后系统提示“已经存在引入的数据，系统将自动删除全部引入数据！是否继续？”单击【确定】，引入完毕后系统提示“引入初始数据成功！”，此时应收系统中会生成两张销售普通发票和两张销售增值税发票，此时，同一核算项目在不同单据上重复反映了相同的应收款余额，这样显然是不正确的，需要在普通发票和增值税发票中，手工调出单据修改金额，直至余额数据正确为止。

【字段传递说明】

1、转为销售发票及其他应收单时，单据的“发生额”取选定会计科目的本年累计借方数，单据的“本年收款额”取该会计科目的本年累计贷方数，单据的“应收款余额”根据会计科目余额的借贷方属性判断填充，如果会计科目余额方向设置为借方，则单据余额取会计科目启用期初的余额数，如果会计科目余额方向设置为贷方，则单据余额取会计科目启用期初的余额数*（-1）。

2、如果会计科目下挂物料核算项目并进行数量金额辅助核算，转为销售发票时，相应的物料信息也可以带入。

3、转为预收单时，单据的“发生额”取选定会计科目的本年累计贷方数，单据的“本年发票额”取该会计科目的本年累计借方数，单据的“余额”根据会计科目余额的借贷方属性判断填充，如果会计科目余额方向设置为贷方，则单据余额取会计科目启用期初的余额数，如果会计科目余额方向设置为借方，则单据余额取会计科目启用期初的余额数*（-1）。

4、若会计科目进行“往来业务核算”，且总账系统参数勾选“启用往来业务核销”，则转入单据的单据日期、财务日期和应收日期都取总账中的业务发生时间，系统也会根据财务日期判断是否勾选本年。另外，单据号取总账中录入的业务编号，如果业务编号为空，则单据号根据编码规则自动生成。上例中，因为总账没有启用往来业务核销，所以“应收账款”科目的余额引入至应收系统后，生成单据的单据日期、财务日期和应收日期均为启用期间的前一天，而非总账中录入的业务发生时间，且系统自动为所有单据的“本年”选项打勾。

注意：如果总账系统参数勾选“启用往来业务核销”，科目勾选“往来业务核销”，总账科目初始数据中录入的业务日期为以前年度，引入过来的单据【本年】也被勾选上，需要您手工调整取消【本年】勾选。

应收应付初始数据传递功能就介绍到这，希望对您有所帮助！

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