学习目标

完成本单元学习后，您将能够：

掌握采购业务执行情况

实际业务中，采购人员在系统中做了采购订单后，为保证货物的及时供应，想准确知道订单的进展情况？比如到货情况、入库情况、开票信息、付款情况等，除了通过订单下查单据查到下游单据之外，还有什么更便捷的办法呢？本单元将详细为您进行介绍

您如何在系统中快速查询到采购业务执行情况呢？

K/3系统有提供相关报表供您查询相关信息，您可以用有权限的用户登录K/3主控台界面，依次单击【供应链】→【采购管理】→【采购订单】，双击“采购订单执行情况明细表”/“采购订单执行情况汇总表”/“采购订单全程跟踪报表”选择对应的过滤条件进入，您可以看到对应的报表，如图1-图3所示：

图1-采购订单执行情况明细表

图2-采购订单执行情况汇总表

图3-采购订单全程跟踪报表

接下来用一个案例详细为您介绍这三张报表的异同点

以采购业务标准流程：采购订单-收料通知/请检单-外购入库单-采购发票-付款单为例。

案例：2021年2月份向供应商-海风电子下采购订单，购货三个物料分别数量是40个、50个、60个，如图-4所示。

图4-采购订单

接着下推收料通知/请检单数量分别是40、25、30，外购入库单进行部分入库数量分别是40、20、30，如图5-图6所示：

图5-收料通知/请检单

图6-外购入库单

这时去查看采购订单执行情况明细表签订页签显示的采购订单数量分别是40、50、60，入库页签显示的入库单对应的数量是40、20、30，未入库数量分别是0、30、30，如图-7所示：

图7-采购订单执行情况明细表

接着您查看这笔采购订单-收料通知/请检单-外购入库单业务流程对应的采购订单执行情况汇总表发现，签订页签数量、入库数量、未入库数量都和采购订单执行情况明细表保持一致，只是多了采购订单对应的单价和金额的显示，如图-8所示：

图8-采购订单执行情况汇总表

备注：双击采购订单执行情况汇总表的非小计行就可以得到采购订单执行情况明细，查看汇总数据来源于哪些单据。

最后您再查看采购订单全程跟踪报表发现，这个表增加了开票和付款信息，信息相比之前的两个表更加完善，将对应采购订单的开票情况，以及关联这笔采购订单的付款情况显示出来了，未开票数量分别是40、50、60，未开票和未付款金额都分别为400元、1000元、1800元，如图-9所示：

图9-采购订单全程跟踪报表

小结：从上面三张图中的数据您可以看到采购订单全程跟踪报表是采购订单执行情况报表的延续，采购订单全程跟踪分析报表除了显示入库情况还会显示到货情况、开票情况、付款情况等，信息更加全面；采购订单执行情况汇总表是对明细表的汇总

接着从外购入库单全部下推采购发票，价税合计分别是400元、400元、900元，如图-10所示：

图10-采购发票

您再去看采购订单全程跟踪分析报表，会发现已开票金额会根据采购发票上价税合计更新为400元、400元、900元，未开票金额更新为0元（价税合计400-采购发票价税合计400）、600元（价税合计1000-采购发票价税合计400）、900元（价税合计1800-采购发票价税合计900），未付款金额分别是400元、1000元、1800元，如图-11所示：

图11-采购订单全程跟踪分析报表

接着将采购发票下推付款单，您可以依次单击【财务会计】→【应付款管理】→【发票处理】，双击【采购发票-维护】进入发票序时簿界面，选择对应的采购发票下推付款单结算实付金额分别是400元、400元、900元，如图12-图13所示：

图12-下推付款单路径

注意：在财务模块过滤采购发票时，进入序时簿的过滤条件汇总需要选择“产品明细”才能下推付款单

图13-付款单

这时您再看采购订单全程跟踪分析表的已付款金额根据关联生的付款单上结算实际金额发生了变化了，分别是400元、400元、900元，未付款金额分别变成了0元（价税合计400-已付款金额400）、600元（价税合计900-已付款金额400）、900元（价税合计1800-已付款金额900），如图-14所示：

图14-采购订单全程跟踪分析表

通过以上案例，发现三张报表有以下的异同点和优势，如表-1所示：

报表	采购订单执行情况明细表	采购订单执行情况汇总表	采购订单全程跟踪分析表
相同点	能体现订单的入库和未入库信息	能体现订单的入库和未入库信息	能体现订单的入库和未入库信息
不同点	无法体现开票、付款等信息	无法体现开票、付款等信息	增加了到货、开票、付款等信息
优势	可以很详细的知道采购订单对应的外购入库单单号	过滤条件中分级汇总有很多汇总依据，选择即可根据依旧进行数据汇总显示	详细查到订单的入库、开票、付款数据，数据很全面

表1-三张表的异同点及优势

补充说明：

关于采购订单这三张报表的常见问题您还可以查看以下知识继续了解：

采购订单全程跟踪表交货日期取得是采购订单上哪一个字段的数据？

采购订单全程跟踪表过滤条件中的订单编号为灰色无法录入

付款单新增后，且与采购发票做了部分核销，但采购订单全程跟踪表中显示未付款？

想知道采购业务在系统中执行情况？速进！！！

恭喜您！