学习目标

完成本单元学习后，您将能够：

了解采购货物和发票同期到达入账流程

企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动为采购。针对类似业务，在K/3 供应链系统应如何处理呢？

首先，我们了解一下采购业务过程

根据实际业务情况，业务单据流程有：

(采购申请) →采购订单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票
(采购申请) →采购订单→收料通知/请检单→外购入库单→采购发票
收（退）料通知/请检单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票
外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票

费用发票是否新增根据实际业务情况选择。单据流程做完之后就是：外购入库核算→账务处理（生成凭证）。

业务处理流程就这么简单？当然还要看相关参数的影响。

K/3系统根据参数的设置不同，会有不同的入账处理流程。涉及到的重要参数有“外购入库生成暂估凭证冲回”、“暂估冲回凭证生成方式”、“暂估差额生成方式”，参数设置路径：您可以用有权限的用户登录K/3主控台界面，依次单击【系统设置】→【系统设置】→【存货核算】，双击【系统设置】进入参数界面，左边选择“存货核算系统选项”右边可勾选这三项参数，参数不同组合设置对比如下表-1所示：

	影响参数
勾选参数“外购入库生成暂估凭证冲回”	由参数“暂估冲回凭证生成方式”设置决定是月初一次冲回还是单到冲回
不勾选参数“外购入库生成暂估凭证冲回”	由参数“暂估差额生成方式”设置决定是差额调整还是单到冲回

表1-参数对比

下面就参数“外购入库生成暂估凭证冲回”是否勾选对同期入库和到票用一个案例介绍整个业务流程。（影响参数主要暂估流程中本单元暂不介绍，在下一个单元中重点讲解。）

案例：

公司的仓储部于2021年1月1日向采购部申请采购芒果100 斤，2021年1月5日采购部向供应商海南水果厂下了100 斤的订单。2021 年1月13 日收到供应商—海南水果厂运输过来的100 斤芒果，同时收到对方开具的采购增值税发票，金额为180 元。发生运费50 元，要计入产品成本，不可以抵扣。仓库人员办理入库，会计人员根据发票登记入账。在K/3 系统，这种业务的流程具体处理如下：

步骤一：新增采购申请单，如图-1所示：

图1-采购申请单

步骤二：关联采购申请单生成采购订单，如图-2所示：

图2-采购订单

步骤三：关联采购订单生成收料通知/请检单，如图-3所示：

图3-收料通知/请检单

步骤四：关联收料通知/请检单生成外购入库单，如图-4所示：

图4-外购入库单

步骤五：关联外购入库单生成采购发票，如图-5所示：

图5-购货发票（专用）

步骤六：在采购发票序时簿界面点击费用关联生成费用发票，如图-6所示：

图6-新增费用发票

步骤七：钩稽外购入库单、采购发票和费用发票

您可以单击【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-维护】，单击选中采购发票，单击工具栏上的【钩稽】，进入【采购发票钩稽】界面，单击工具栏上的【钩稽】，如图-7所示：

图7-勾稽界面

注意：

（1）如果是一张采购发票，多张外购入库单；或者多张采购发票，一张外购入库单；或者多张外购入库单，多张采购发票钩稽，则在钩稽界面，单击工具栏上对应的【发票】和【单据】，过滤出相应的单据，选中需要参与钩稽的单据，单击【返回】即可参与钩稽；

（2）委外加工入库单和采购发票钩稽，要求供应商一致，物料一致。

步骤八：采购成本的核算

您可以单击【供应链】→【存货核算】→【入库核算】→【外购入库核算】，单击工具栏的上【分配】、【核算】，如图-8所示：

图8-入库核算界面

注意：

（1）只有【钩稽期间】为【本期】（供应链当前期间）的采购发票才能在【外购入库核算】界面显示出来；

（2）【钩稽期间】可以在【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-钩稽日志】中查询到。

步骤九：账务处理

您可以单击【供应链】→【存货核算】→【凭证管理】→【凭证模板】，进入【凭证模板设置】如果【实际成本法部分】下面第一个是【外购入库单（单据直接生成）】，则按照第一种类型操作。如果【实际成本法部分】下面第一个是【外购入库】，则按照第二种类型操作。

第一种类型：不勾选参数“外购入库生成暂估凭证冲回”

	凭证
外购入库单	借：存货科目贷：应付暂估款
购货发票	借：应付暂估款应交税费-进项税贷：应付账款
费用发票	借：应付暂估款应交税费-进项税贷：应付账款

(1) 设置凭证模板：您可以单击【供应链】→【存货核算】→【凭证管理】→【凭证模板】，进入【凭证模板设置】界面，单击左边的【外购入库单（单据直接生成）】，双击右边的模板，修改会计科目，如图-9所示：

图9-外购入库单凭证模板

单击左边的【采购发票（发票直接生成）】，双击右边的模板，修改会计科目，如图-10所示

图10-采购发票凭证模板

单击左边【采购费用发票（发票直接生成）】，双击右边模板，修改会计科目，如图-11所示：

图11-费用发票凭证

备注：如果系统自带的凭证模板不符合要求，则可以自定义凭证模板，然后把自定义的模板设置为默认模板，如图-12所示

图12-自定义凭证模板

(2) 生成凭证：您可以单击【供应链】→【存货核算】→【凭证管理】→【生成凭证】，进入【生成凭证】界面，勾选左边的【外购入库单（单据直接生成）】，单击【重新设置】或者【重设】，调出外购入库单【条件过滤】窗口，单击【确定】，单击选中【选择标志】，单击【生成凭证】，如图-13所示：

图13-外购入库单生凭证

采购发票和采购费用发票生成凭证的操作和外购入库单一样。三张单据生成的凭证具体内容如图-14所示：

图14-三张单据生的凭证

第二种类型：勾选参数“外购入库生成暂估凭证冲回”

	凭证
外购入库单	不单独记账，凭证字号由购货发票凭证反写
采购发票	借：存货科目（取与购货发票勾稽的外购入库单上的实际成本）应交税费-进项税（取购货发票上的税额）应交税费-进项税（取与购货发票勾稽的费用发票上的可抵扣税金金额）贷：应付账款（取购货发票上的价税合计）应付账款（取与购货发票勾稽的费用发票上的金额）
费用发票	不单独记账，凭证字号由购货发票凭证反写

(1) 设置凭证模板：您可以单击【供应链】→【存货核算】→【凭证管理】→【凭证模板】界面，单击左边的【外购入库单】，双击右边的模板，修改会计科目，如图-15所示：

图15-采购发票凭证模板

(2) 生成凭证。单击【供应链】→【存货核算】→【凭证管理】→【生成凭证】，进入【生成凭证】界面，勾选左边的【外购入库单】，单击【重新设置】或者【重设】，调出购货发票【条件过滤】窗口，单击【确定】，单击选中【选择标志】，单击【生成凭证】，如图-16所示：

图16-采购发票生成凭证界面

注意：只有【钩稽期间】在【本期】（供应链当前期间）的采购发票才能过滤出来，生成凭证。

特殊情况：到票前外购入库单已经生成凭证

如在收到采购发票前，外购入库单已生成凭证，但又不想去删除对应外购入库单的凭证，那您可以选择直接把外购入库单和采购发票进行勾稽，进行外购核算之后，即使采购发票成本106.19和外购入库单上的成本40不一致，外购入库单上的金额也不会被反写。而是自动产生了一张外购入库暂估补差单，补差单上的金额=采购发票上的不含税金额+采购发票上的应计成本费用-外购入库单上本次勾稽数量的成本（116.19），如图17-图19所示：

图17-外购入库单记账状态

图18-外购入库单

图19-外购入库单和采购发票勾稽日志

至于后续的账务处理可参考货物与发票跨期到达一和货物与发票跨期到达二单元内容

补充说明1：如果想要生成的凭证保存的时候，调出凭证界面来查看，怎么设置？

解答：单击工具栏上的【选项】→【保存凭证前调出凭证修改界面手工调整】，如图-20所示：

图20-调出凭证修改界面

补充说明2：单据上多个物料，生成凭证有多条相同的科目，这些科目怎样合并在一起？

解答：单击【选项】→【科目合并选项】，单击选中【借方科目相同合并】、【贷方科目相同合并】。如图-21所示：

图21-相同科目合并显示

总结

综上所述，按以上操作后就可以完成采购入库单、采购发票、费用发票同期到达的情况下采购业务的标准流程

补充说明：

学习完上述内容后，您还可以了解以下知识点：

一个案例轻松掌握采购检验流程

1个案例掌握采购货物和发票同期到的入账流程

恭喜您！