钉钉OA系统在企业运营中广泛应用,审批流程确保业务决策合理合规。本功能将审批通过的单据自动转为会计凭证,减少人工操作,提高效率。功能价值包括准确、合规、透明、高效。操作流程包括配置钉钉连接、单据映射、配置外部单据字段、设置科目关系及一键生成财务凭证。
业务场景
在日常的企业运营中,钉钉OA(办公自动化)系统被广泛应用于各种业务流程的管理,其中审批流程是企业内部控制的重要组成部分,它确保了业务决策的合理性和合规性。当审批流程完成后,相关的单据需要进一步处理,以确保财务数据的准确性和完整性。本功能旨在将钉钉OA系统中审批通过的单据自动转换为会计凭证,减少人工操作,提高效率。以便于会计人员进行后续的财务处理。
功能价值
1、准确:自动化处理减少了人工录入的错误和时间成本。
2、合规:确保所有单据都符合财务和税务的合规要求。
3、透明:提高了业务流程的透明度,所有操作都有迹可循。
4、高效:加快了单据处理的速度,提高了整体工作效率。
操作流程
配置钉钉连接
step1 进入“系统设置>钉钉连接”
step2 自建应用授权
点击“开始连接”按钮,链接钉钉自建应用。按照弹窗指引填写连接信息,点击查看详细操作。
点击“开始连接”连接成功后,就自动进入下面步骤的界面;
step2 配置单据映射
目的:选取需要入账的钉钉单据,同步到星辰“外部单据”生成凭证
1 选取需要同步到星辰生成凭证入账的钉钉单据,开启同步;
2 配置单据映射字段(选定已经开启的单据,点击对应行的“字段映射关系”进入单据字段映射页面)
2.1 选取生成凭证时需要的钉钉字段进行映射,不需要的字段可以不映射。
2.2 映射分为两个部分:表头字段(下图上半部分),表体字段(下图下半部分)。
2.3 钉钉的“明细/表格”控件内容映射到表体字段,其他映射到表头字段。
2.4 外部单据字段分为3大类:金额(数值),文本,项目;
2.5 钉钉单据中要映射科目或者生成科目的辅助核算,就需要把对应字段映射到项目类字段(或外部单据原有的部门,职员等字段);
2.6 钉钉单据审核同步到星辰外部单据后,如果是项目类字段,会按照同名值匹配,如果其值没有,则系统会自动创建同名值。(比如钉钉的拜访客户字段映射到外部单据的客户字段,当提交的单据中有个名叫“vip客户”的值,在星辰客户基础资料中没有,则系统自动创建一个叫“vip客户”的值);
2.7 钉钉有多个明细表的情况下,可以同时映射到表体字段,明细表名称可以作为一个字段进行映射。例如:
配置外部单据字段
step1 外部单据列表字段配置
1 进入“财务处理>外部单据列表”找到对应的分类名称
2 找到对应的外部单据分类,点击“单据字段设置”:
3 根据上面第2步中的映射的字段,进入外部单据字段设置“自定义字段名称”修改成钉钉字段一致。并开启“在单据中显示”、“在摘要中可选”、“在科目来源中可选”(仅项目字段有此选项)。
step2 配置凭证模板
配置“业务凭证模板”,点击查看详细操作。
step3 科目关系设置
1 若有核算项目对应明细科目核算,则进入【财务处理>智能核算中心>科目关系设置】,配置基础资料或辅助资料的对应科目。
step4 一键生成财务凭证
2 当钉钉审批单据完成审批,则会自动同步到外部单据列表,然后可以通过【财务处理>智能核算中心>生成凭证】界面,选取对应单据一键生成会计凭证入账。
3 若希望单据的附件能关联到记账凭证,则需要进入财务处理>智能凭证中心>生成凭证>设置>参数设置,勾选【进销项发票附件自动转化为凭证附件】。
4 如果希望自动生成凭证,可以进入【财务处理>智能核算中心>定时生成凭证】设置定时任务,系统会按照定时时间自动生成凭证