负库存产生的原因、解决方案及场景应用

1、负库存的概念：

简单地说，负库存就是销售数量大于库存数量。企业实际管理工作中受各种因素的影响，在系统的运行中，会出现实际销售出库的数量大于系统有效账面库存数量的情况，进而也就产生了负库存这种现象。

负库存是进销存管理中经常出现的一种异常现象，虽然说是异常现象，但许多负库存并不是错误的，由于产生负库存的原因复杂，且往往会造成库存成本异常。

负库存产生的原因除人为差错外，大部分是由于账面出入库和实际出入库在时间顺序上的不一致造成的，如果严格遵循先入库后出库的方式，是不会产生负库存的，但这种做法在企业实际经营中往往行不通，所以在进销存管理中会在一定范围内允许出现负库存。

2、产生负库存的常见场景及成因、解决方案：

1）先卖后买：

顾客要的商品缺货，从附近商家或是批发商处暂借过来给销售，事后再补上采购入库单，这种情况下先开销售出库单，之后才录入采购入库单，在开销售出库单后，该商品的库存量就变成了负值。

2）人为录单差错：

场景①：采购入库时填少了（或供应商有赠品，但是赠品没做入库）：

当实际库存数量大于账面库存数量，这时候如果按实际库存数量进行销售就可能会出现负库存，如账面库存数量为10个，实际库存数量为15个，这时销售出库12个，账面库存会变成-2个。

场景②：销售出库时填错了，实发数少于应发数：

假设账面库存是10个，实发8个，但出库单填了10个，等到盘点实物时会发现账面库存与实际库存对不上，实际库存多出了2个（10-8=2）。这时再对这2个实物继续做销售，账面库存会提示库存不足，显示-2。

3）解决方案：

场景①：入库单录入错误，需要反审核单据再修改，如入库单已经生成下游单据，则需再重新开新的入库单，先把库存补足，然后再反审核修改错误的入库单。修改完毕后要删除补录的新入库单。

场景②：出库单填写错误导致的实发与应发差异，造成账面与实际库存对不上的，出现了盘盈，需要通过盘点单来手动校正账面库存数。

4）暂估入库与红冲：

采购商品如果货到但发票未到，这时无法正式入库，可以采取暂估入库的方式，即先估价入库，然后在月末结账时红冲该暂估入库单，下月再重新暂估入库，直到收到正式发票后入库为止，在暂估入库的月末红冲后，库存就可以会变成负值。

3、负库存的影响：

负库存可能导致成本异常，在负库存的情况下出库，意味着当前出库的商品是将来采购入库的商品，由于是将来采购入库的商品，所以成本只能通过推测得出。而导致成本异常的根本原因就是这个推测或参考的成本，如果它与将来实际采购入库商品的成本相差很大，就会严重影响库存商品的成本：

如果推测或参考成本大于实际成本，可能导致库存商品成本偏低，甚至为负值；

如果推测或参考成本小于实际成本，可能导致库存商品成本偏高。

4、负库存在金蝶云•星辰中的应用：

1）负库存的控制及设置路径：

在【基础资料】—【业务资料】—【仓库】— “允许负库存”控制（非浮动单位商品）（如下图）

2）负库存检查的操作时点:

库存更新参数为“保存时更新”，负库存检查在单据保存或删除时进行；

库存更新参数为“审核时更新”，负库存检查在单据审核或反审核时进行

设置路径：【系统设置】-【系统参数】-【进销存参数】-【仓存参数】--“若您希望改变库存更新的方式，请选择”

3）负库存应用场景：

场景1：非浮动单位商品（单一单位商品或固定多单位商品）产生负库存

有普通多单位商品，基本单位为个，辅助单位为包，系统中可用库存数量为10个，仓库设置不允许负库存，新增销售出库单XHCK20210225,普通多单位商品，数量11，若库存更新参数为“保存时更新”，则保存销售出库单时提示不允许为负库存。

解决办法：出现负库存后，若实际实物有库存，可通过新增盘点单盘点，调整为正确的库存信息后（即补足账面库存）再进行出库操作，若实际库存确实不够，需要再采购入库增加库存后再进行出库。

场景2：浮动多单位商品产生负库存---基本单位与浮动单位在扣减库存后一个为0，一个不为0

假设有商品 “鸡”，启用了多单位，基本单位为斤，浮动单位为只，换算公式为1只≈3斤。

若采购入库3只（≈10斤）

销售出库时，先出库2只（≈8斤）

再次销售出库时，此时账面可用库存只有1只（≈2斤）。但实际销售最后一只时，由于损耗，实际只有1只（≈1.8斤），那么在出库时会根据系统参数—进销存参数—库存异常检查参数校验，如果选择了“严格控制”：

当出库单库存更新时，若存在基本单位和默认浮动单位其中一个库存更新后为0时（即案例中的鸡如果出库成功的话，此时基本单位库存为0只，辅助单位库存为0.2斤），系统会进行提示：

需要结合企业实际的库存管理需求，是否允许基本单位和默认浮动单位的库存有差异，

若为严格控制，则单据不允许保存或审核失败，需要将基本单位或浮动基本单位库存调整正常，以保证单据库存更新后值为大于0后再进行出库类单据的保存和审核。

若为不予控制，则单据可以保存或审核成功。

总结：以上例子会存在于库存更新后：基本单位数量大于零，默认浮动单位数量为零（即库存异常检查中的一个为零一个不为零的检查项）的情况中。

场景3：浮动多单位商品产生负库存---基本单位与浮动单位在扣减库存后一个为正一个为负

若出库类单据扣减库存时，基本单位与浮动单位库存扣减后一个正一个为负时，若系统参数中选择了严格控制，则单据保存或审核不成功。

还是以上面鸡的例子说明，若最后出库时，实际是1只（≈2.2斤），最后会出现如下负库存提示：基本单位数量小于零，默认浮动单位为零（即案例中的鸡如果出库成功的话，此时基本单位库存为0只，辅助单位库存为-0.2斤）。

解决办法：需要结合企业管理库存需要，修改系统参数控制，或是通过盘点单将商品的基本单位或浮动单位库存调整后，以保证单据库存更新后值为大于0后再进行出库类单据的保存和审核。

重点提醒：负库存判断优先级：库存异常检查优先级大于仓库负库存检查。