#实践案例#国有企业监事会管理系统应用实践

一、业务背景

1、国有企业数字化转型要求

1）国有企业数字化转型发展是大势所趋，近年来，党中央、国务院要求加快推进国有企业数字化转型工作，众多国资央企深入实施监事会信息化建设并取得一定成效；

2）积极响应国资委要求，重组转型，大力发展改革，需要信息化支撑，补足企业信息化短板，各部门齐头并举；

3）突破传统监事会管理工作模式，以信息系统促进改革，率先在国资委企业中起到引领与示范作用，加快推进国有企业数字化转型工作，打造标杆示范效应。

2、集团公司自身发展需求

监事会管理工作至今仍采用手工+EXCEL表格的方式进行管理：

1）工作量大且效率低：下属子公司数量多，组织层级复杂，需要形成多层级的制度、事项、议题、数据的收集和汇总困难；

2）数据分散且重复工作：监事会管理工作涉及管理层面广、数据量大，大部分数据分散在各个子系统，信息资源得不到有效的整合利用。

因此，希望补齐短板、突破传统工作模式，通过建设一套集监管与服务、分析、决策的监事会信息管理系统满足集团与所属子公司之间信息交换和信息共享的需要，促进工作效率提升，打造规范化、体系化工作流程以提升这一领域的管理水平，加快推进国有企业数字化转型工作，打造标杆示范效应，实现高质量发展。

二、解决方案

1、需求分析

1）落实上级的工作要求：实现集团公司与国资委“三重一大”决策和运行系统对接，满足上级监管要求；

2）提供完整决策支持：全景掌控各项监督工作的事项分布情况、决策情况、完成情况、整改情况、考核情况等；打通财务、项目、合同、经营、投融资等系统，实现集团层面的统一管理，提供决策支撑；

3）集团多级监管部门的管理需求：根据监事会管理的相关制度，将管理制度化、治理规范化、监督常态化，提供集团多级监管部门的管理抓手；

4）加强集团业务监控力度：借助信息化管理手段，在大额资金监控的基础上，继续建设涵盖重大决策、重大事项、重要人事任免、合同、经营、投融资及统计分析、运行监管系统，帮助集团实时、动态了解下属子公司执行情况；

5）提高全集团合规管理及风险防范水平：通过监事会管理系统，进一步加强集团对各下属子公司各项决策及执行的合规性、合法性、合理性，及时发现问题，提高风险防范能力，同时强化密级管理，确保信息安全。

2、建设目标

通过信息化管理系统加强监事会队伍建设，促进业务流程优化，实现信息资源整合利用，不断提高集团与所属子公司监事会工作的管理能力、运作效率和监督水平。

1）规范制度落地：根据监事会管理的相关制度，通过流程落地，实现管理制度化、治理规范化、监督常态化；

2）敏捷数据收集：通过集成平台打通财务系统、项目管理系统、合同管理系统、投融资管理系统、经营系统等各子业务系统，通过多维度权限体系保障数据安全，数据收集更敏捷，数据上报自动化；

3）清晰决策过程：从提出、论证、预告、讨论、表决、纪要、执行到公开，整个决策过程留痕，更加民主；

4）有效风险控制：构建制度管理应用，实现制度全覆盖；构建事项管理应用，实现事项全覆盖；

5）强化决策能力：决策过程提供智能背景信息，更加科学；不但决策过程合规，收益更加合理、事项更加合法；

6）高效决策过程：通过移动应用，实现对于事项、会议信息的主动推送，利用碎片时间实现高效的决策审批。

3、建设内容

监事会信息管理系统是监事会工作必备的工具和手段，能够助力监事会管理体系的建设和转型。总体规划设计如下：

监事会系统是一套服务于集团高层决策、各级监事会业务开展的整体解决方案：

①通过基础平台的组织机构管理，建设集团及所属子公司监事会（监事）机构及人员设置，达到覆盖监管范围的全组织体系，纵横向信息互通，所有组织在同一个平台上；

②通过应用功能的全面统一，提供覆盖支撑监事会工作的全面应用，制度、事项、上会、督办、监控预警、上报等应用均在一个平台上完成；

③通过数据层手工填报或自动抓取链接的财务系统数据、人事系统数据、合同管理系统数据、经营系统数据等，便捷收集覆盖监事会监督工作实施的全面数据，实现所有的经营、管理数据都集中在一个平台上，达到数据统一。

1）制度文档管理

制度文档管理模块是为集团监事会工作提供相关的专业高效文件存储和共享管理的服务，用于解决监事会文件的集中管理、跨组织间的协作共享等问题，加快了团队间内部文件的协作效率，助力集团构建专属的内部知识管理平台。

2）计划总结及报告管理

计划总结及报告管理模块是为集团监事会工作提供相关的专业高效文件存储和共享管理的服务，用于解决监事会文件的集中管理、跨组织间的协作共享等问题，加快了团队间内部文件的协作效率，助力集团构建专属的内部知识管理平台。

3）团队建设管理

团队建设管理模块是将集团人力资源系统中法人单位信息和员工的基础档案信息、员工类型状态、工作履历、教育信息等同步过来，由监事会对应同事进行监事会相关信息的补充录入，包括监事会任职情况、监事会参与活动情况、监事会抽调检查情况、考核情况、工作履历、奖惩情况等；支持在线查询和统计。

①业务流程图

②功能实现

同步人力资源系统中的法人单位信息和员工的基础档案信息、员工类型状态、工作履历、教育信息等。监事会对应同事将人力资源系统中同步过来的人员成员，进行监事会相关信息的补充录入，包括监事会任职情况、监事会参与活动情况、监事会抽调检查情况、考核情况等，支持任免文件的上传。（同步频率为每天，即在HR系统中新增或修改的记录，次日在监事会系统中查看生效）

对于集团外部监事会成员，即未能从HR系统同步过来的人员，支持监事会同事对其的新增录入，录入外部监事会成员的所有信息。同理，支持任免文件的上传。

4）事项管理

事项管理模块是将集团监事会相关工作任务事项进行统一的管理和查询。系统支持自定义建立监事会事项目录，所有制度、方案、报告、议题的填报支持事项编码匹配，满足各分子公司在集团事项目录基础上维护各自单位的个性化事项目录，所有填报上传的事项支持记录清单并提供检索查询，达到重大事项落地监控，状态预警，对事项的上会过程、执行过程、决策支撑数据做到可视化、自动推送与提醒。

①业务流程图

②功能实现

建立事项类别和事项分类基础资料，用于对问题事项的属性分类。如下图所示。

各级监事会按模板填写对应方案。

各级监事会按模板填写对应专报。各监事会在填写完专报后，可关联问题登记表，填写好对应的问题后，展现在专报列表界面，区分该专报是否已生成问题，关联生成的问题只需要展示问题基本信息即可。

各级监事会在此处进行逐个问题的录入登记，各个问题的基本信息录入后，提交流程进行审批。

各级监事会在此处进行监事会会议情况，包含通知、表决票、决议、会议记录的登记录入。

5）监督管理

监督管理主要是对集团内各经营业务执行情况进行监督，链接集团内部各子系统，达到数据互通共享，包括财务系统、合同管理系统、审计系统、工程项目管理系统、经营管理系统、投融资管理系统等，及时准确掌握公司经营执行情况，进行工作监督，并设置对应链接系统的数据权限。

三、方案价值

1、数据交互，智能监管

通过监事会信息管理系统的建设，实现动态、及时获取企业各项经营数据，数据准确且信息双向交互，实现集团与子公司之间互动审批与异常反馈，风险预警，实时响应，提高办公效率。

2、提升监事会管理效能

通过监事会信息管理系统建设，在网络、数据库、一体化平台下，以“事找人”的业务驱动模式，整合监事会工作的各项业务流程和管理流程，建立基于统一架构的综合管理信息化统一平台，为集团领导、监事会成员、以及监事会管理工作人员等提供高效、精准的业务一体化数据，为不同角色的决策提供决策参考依据，提升集团管理效能。

3、各部门统筹协作，减少办公成本，提升办公效率

发挥系统由人工向自动化转变的优势，减少大量手工操作，降低人工及时间成本；优化调整涉及多个部门的业务流程，通过打通集团企业的业务流、数据流、审批流，实现各部门间业务实时互动、前后协同高效，同时依托系统，与下属子公司实现信息资源共享，避免了传统协作模式下各子公司、各部门间的隔阂障碍，减少办公成本，提升办公效率。

4、积极响应国家政策，推进国有企业数字化转型

通过本项目对监事会信息化管理系统的建设，推进了国有企业数字化转型及数字化经济建设，为集团实现在线监管业务奠定基础，推动了国有企业实现“数字监管”、“精准监管”的进程，率先在国资委企业中起到引领与示范作用，为集团取得国资委的支持与重点关注提供支撑。在国资委大力推进企业信息化，推广先进信息化经验提供了素材，为后期开展与国资委对接工作提供先机。