#实践案例#费用管理类合同案例实践

一、业务背景

（一）业务现状

1.背景介绍

客户J公司为大型企业集团，其对公费用报账业务场景广泛，金额支出较大，集团内部已上线电子签章系统，因此对其管理部门的费用，例如：人工费用类、办公事务类、业务活动类、企业文化类、财产费用类等需要签订合同的业务，选取该用户为原型用户，根据客户需求做出客制化开发，以匹配客户诉求，同时对接客户审批系统、电子签章系统、档案归档系统，确保费用报账合同业务顺利开展，实现全生命周期管理。

2.财务核算要求

根据客户财务管理制度及核算要求，此费用管理类合同在提交合同台帐单时，不进行预算扣减，当合同台帐单下推预付款单或对公报账单时，参与部门预算额度扣减。

（二）痛点分析

1.管理基础薄弱

前期对客户费用管理类合同的现状调研中，存在部分一次性支付或金额较小的费用合同未进行归档管理的情况，同时按照财务核算要求归档管理的合同，出现手工编码台账管理，查找困难，各区域无统一管理制度问题。部分区域除合同签章附件外的支撑附件，例如报价单、工商信息截图以及其他证明文件，出现管理混乱、文件缺失情况。

2.财务核算不准确

当前客户费用管理类对公支付业务，缺少立项及合同管理，前端业务与财务核算断联，出现财务入账不及时，对合同付款情况无法跟踪，缺乏系统支撑的情况。

（三）客户需求

1.构建完整的费用管理类合同财务体系

将业务层面的合同立项、合同签订、合同变更、合同冻结、合同电子签章、合同归档管理等事项串联，形成完整的业务财务体系。

2.建立规范化的费用合同管理平台

通过立项、合同台账管理，对涉及合同的对公费用报账业务做出严格管控，对合同付款计划进行规划管理，对供应商资质进行审核，进行合同履行情况全流程跟踪管理。

二、解决方案

（一）整体思路

在星瀚费用核算对公支付模块进行费用管理类合同全生命周期管理，费用合同业务包括：合同签订台账单、合同终止单，单据之间可以相互关联生成。合同台帐单可通过单据内付款计划，进行费用合同付款情况跟踪管理。合同台账单通过关联合同终止单，执行合同终止业务。

同时星瀚系统提供立项单表单，可进行合同立项管理，便于管理费用合同立项申请，立项单可关联预付款单，对费用合同前期投入进行财务核算及资金支付。

星瀚对公支付模块提交合同台帐单后，对接客户审批系统进行审批，审批通过后对接电子签章系统或线下签章完成后，对接客户档案归档系统，实现全流程闭环处理。

费用合同整体架构及方案应用流程如下：

图1功能架构图

图2功能流程图

（二）涉及功能点

1.合同初始化及新增

为保证在金蝶星瀚系统对系统上线前期，在途未完成付款的或已完成审批需进行签章、付款等操作的费用管理类合同进行跟踪管理，需整理2022年期末的在途动态数据，使用引入模板导入合同台账初始化列表，导入后可通过合同台帐单进行管理。

图3合同台账初始化界面

表1 初始化数据引入模板

完成合同台账初始化后，可通过合同台账单查询单据，审批通过的合同台帐单可下推对公费用报销单，进行付款处理，或上拉预付款单、立项单完成财务核算处理。

2.合同立项、预付

立项单用于对公费用的立项申请或事前申请，立项单审批通过后可关联合同台账签订，也可下推预付款单，进行预付款或后续对公费用报销。

图4立项申请-合同签订-预付款-对公支付流程

3.合同冻结或终止

根据客户业务需求，合同如需暂停交易，可在合同台账签订单列表发起合同冻结。后续交易需要继续进行时，支持在合同签订单台账列表发起合同解冻操作。支持发起费用合同终止，已关闭的合同不允许进行后续对公报销付款。

图5合同终止单界面

4.对接客户电子签章及档案归档系统

合同台帐单填写提交完毕后，通过接口对接客户审批系统，可发起撤销操作，进行单据撤回。费用报账发起合同签订流程后，通过接口对接客户电子签章系统，校验签章关键字，校验电子印章是否存在，校验通过完成签章后，通过接口返回合同签署状态及合同文件/存储地址至报账系统。

完成签章流程后，通过接口接收合同签署文档，同时合同台账单的签章状态置为已签署，推送已完成签章的文档到档案归档系统，完成合同签订全流程操作。

（三）需求匹配情况

1.构建完整的费用管理类合同财务体系

本次方案，通过将费用管理类合同台账单与立项单、预付款单、对公支付报销单、合同终止单等单据相互关联，形成了完整是费用管理类合同财务体系。

2.建立规范化的费用合同管理平台

通过对涉及合同的对公费用报账业务做出严格管控，对接客户审批系统、电子签章系统、档案归档系统，打破了多个系统之间的壁垒，保证了费用管理类合同信息的准确性，为后续进行财务审计提供了全流程支撑，建立了规范化的费用合同管理平台。

三、项目价值

（一）可复用性

大型集团对公报账支付业务量大，业务类型较为一致，通过此次费用管理合同原型用户的上线验证及系统优化，形成了具有代表性的费用管理合同平台方案，未来在其他项目中可重复使用。

（二）对客户的价值

1.业务价值

通过费用管理合同的上线，使一线用户填单操作简便，合同台帐单便于查询，对接客户系统，打通业务全流程，便于跟踪溯源。

2.财务价值

费用合同签订信息实时传输，签章类型统一管控，凭证实时生成且与真实业务相符，财务核算准确及时，对合同付款计划进行管控，提升财务管理质量，实现业财一体化。