最近刚好有老同事问我ERP编码的问题,实施方虽然往往都有总部提供的相应编码原则规范,但这个问题确实做得好的企业不多,因为原则是有了,但很多人还是不知道如何应用,甚至连很多实施顾问也是一知半解,在我经手的二次实施的项目里,几乎每一家基础资料编码都有比较多的问题。我把沟通的记录顺便整理成了这篇文章,希望对更多的朋友有帮助。
![图片](https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/yn69o08SylHpcataOiaHo0Ck6CAOQE0FwLBIxc20GYWV83yAoH6gLibTLtZiaicpJjZviblqmI0l5RQD9EVzmBHYicMw/640?wx_fmt=jpeg&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1)
信息系统编码八大原则,一句话口诀 “一类没有变数 长短跳”
- 类 是指 要分类别,最通用的物料编码原则就是 大中小类+流水号
- 没有 是指 没有意义,尽量不用有意义的简称 如编码有意义,将破坏长统一、数字好、力求短的原则,比如供应商如果按省份编码,用HN表示湖南,那海南 和河南 又怎么编呢?
- 变 是指避免变化,不要用可能变化的属性放到编码里,比如职员编码不要有部门,因为部门可能会变,物料编码 不要包含客户和供应商信息。可用批号处理物料需区分供应商、客户的问题
- 数 是指数字好,数字输入效率高,并且可以避免前面HN同时是湖南、海南和河南拼音简写的问题
- 长 是指长度统一,至少同一类物料下面长度统一,这样如果某一个不符合,很容易检查出来
- 短 是指尽量短,越短输入效率越高,通常8-12位为好
- 跳 是指用跳号,分类号或流水号中进行分段,预留一些空号以便日后可以插入。
客户和供应商最常用的编码原则是根据 区域+流水号进行分类,区域可以根据数量的多少分为1-3级另外一种常见的方式 就是根据 产品类别 或 物料类别来区分,不过需要提前想好如果有一个客户 或供应商 同时涉及多个类别如何处理科目最常用的方式是从标准模板中引入,然后个别的按需增加一下 二级科目问题1 很多企业在规范应用ERP之前,已有物料编码,并且很多存在同一物料不同供应商编了不同编码的情况,该怎么办?思路1 我们把一物一码多批号 和 一物多码 两种方式 在不同场景下的区别列举出来,然后选择更合适的在采购申请,采购订单,BOM 等环节 会有不同,你可以假设以下场景,比如1 一个物料需向多个供应商采购,这时一物一码 直接在采购订单环节分配给不同供应商不同比例即可,一物多码就麻烦了,因为BOM的主料只有一个,如果要换成别的供应商,需要在采购申请 环节手工换,这样管理就没有闭环,如果手工改错了呢?如果不是替代料,手工添加了采购申请,如何管控呢?2 一物多码,在BOM里面,到底哪个供应商的码 作为主料呢?如果公司希望多家采购呢?3 如果材料可以混用,一物多码 会增加很多本不必要的 替代料工作4 一物一码多供应商,可随时获知加权平均成本情况,但如果一物多码,这个料的加权平均成本到底多少就比较难知道了5 一物多码 会造成大量的编码、BOM和替代料的维护工作量,每一次新增一个供应商,都要大量维护编码6 一物多码情况下,主供应商要换一个时,会涉及大量的BOM变更和 替代料调整,而一物一码则完全没有影响从以上6个角度,编码8大原则中的避变化 是有道理的,一物一码会省去后面应用的很多麻烦。一物一码是针对研发制定的产品需求的规格,而不是供应商的规格,比如研发的需求是 用5号电池就好,供应商可能有南孚、小米、双鹿等,但如果可以通用,内部直接叫 5号电池即可,而不是按每一个供应商的规格去制定编码。思路2:在ERP精益实践的文章中,ERP+精益管理实践我们提出要“以产出观代替成本观、以整体观代替局部观,以逻辑观代替经验观”,我们可以具体每一条都用在编码上逐条拆解,殊途同归以产出观代替成本观,如果只看短期的成本,问题1的情况,那无疑直接套用现有的编码习惯,导入成本最低,但一物多码会导致上面提到的6个场景下一系列的问题,并且如果后期再调整的话,成本更高,难度更大。 用产出观代替成本观,我们不仅要看到短期增加的投入成本,同时也要看到未来的一系列影响(产出)。以整体观代替局部观,问题1的情况,只看编码这一个局部,直接延用或者套用原有编码和模式,看起来局部效率最高,但从整体看,后面的采购申请、BOM变更、采购供应商选择以及替代料的维护等等环节,都会增加大量的工作量。从整体来看,依然是一物一码方法最好以逻辑观代替经验观,问题1的情况,从经验上看,直接延用原有经验,好像阻力最小,但如果从逻辑上考虑到了 以后应用的方方面面,那么就会发现,依然是一物一码方法最好问题2:很多企业只注意物料的编码,不注意名称的规范建议1:名称需要分类别制定维护规范,避免出现因为维护不规范而造成的一物多码的情况。建议3:如果条件允许,名称和规格尽量用一个字段,合在一起筛选效率更高建议4:名称中尽量不要含有 特殊符号 和O0等不容易区分的字符名称的规范,放个参考案例吧,下图分别是产品的材料的名称规范建议:以金蝶K3和KIS旗舰版为例,科目一旦引入,尽量不要再反复导入,否则会影响凭证模板的使用和后续生成凭证错误1:把各种按数量的,按公斤的,按长度的单位 都放到一个组:错误2 :建了很多的分组,比如纸尿裤有10片/包的,16片/包,20片/包 等几十种包装单位,建了几十个组,这种也是不合适的 有可能换包装的情况,尽量在一个组里面,因为只有同一个计量单位组 才有单位之间的自动换算关系。错误4:建了很多个按个数的单位,比如个,只,支,把,PCS等,没有歧义的情况下,把按个数的单位都统一用PCS即可。金蝶ERP中,每个单据都有常用计量单位、基本计量单位和辅助计量单位,实施ERP之前要把这些概念和影响梳理清楚,从一开始的基础资料设置中就尽量做好,避免后续的问题。如上图所示,默认情况下,人民币金额的小数位是灰色 不允许修改的,很多企业因为经常遇到 发票金额差一两分钱就 要求强行修改金额小数位,这个会导致很多的单据金额出问题,切忌不要去后台修改它。发票金额差一两分钱是因为 四舍五入和金额最小只有一分钱导致的,比如 除税金额和税额 计算出来的位数是 0.005时,含税金额是加起来是1分钱,都是当除税金额和税额 都按四舍五入之后的1分钱相加,就是2分钱了,这样就会造成 除税金额+税额 <>含税金额,这种情况其实把单价的精度设置为6位数,即可大大降低这种事情发生的概率。文章所限,原理我就不讲了,有兴趣的自行仔细研究一下,自然就明白了。龙雄,17年ERP老兵,管理咨询师。ERP成功公式和快速学习法的提出者,服务过的金蝶ERP大中型客户超过160家,开发过的报表超过1000张。
本文首发于公众号:杭州龙雄