最近刚好有老同事问我ERP编码的问题，实施方虽然往往都有总部提供的相应编码原则规范，但这个问题确实做得好的企业不多，因为原则是有了，但很多人还是不知道如何应用，甚至连很多实施顾问也是一知半解，在我经手的二次实施的项目里，几乎每一家基础资料编码都有比较多的问题。我把沟通的记录顺便整理成了这篇文章，希望对更多的朋友有帮助。
信息系统编码八大原则，一句话口诀 “一类没有变数 长短跳”
- 类 是指 要分类别，最通用的物料编码原则就是 大中小类+流水号
- 没有 是指 没有意义，尽量不用有意义的简称 如编码有意义，将破坏长统一、数字好、力求短的原则，比如供应商如果按省份编码，用HN表示湖南，那海南 和河南 又怎么编呢？
- 变 是指避免变化，不要用可能变化的属性放到编码里，比如职员编码不要有部门，因为部门可能会变，物料编码 不要包含客户和供应商信息。可用批号处理物料需区分供应商、客户的问题
- 数 是指数字好，数字输入效率高，并且可以避免前面HN同时是湖南、海南和河南拼音简写的问题
- 长 是指长度统一，至少同一类物料下面长度统一，这样如果某一个不符合，很容易检查出来
- 短 是指尽量短，越短输入效率越高，通常8-12位为好
- 跳 是指用跳号，分类号或流水号中进行分段，预留一些空号以便日后可以插入。
客户和供应商最常用的编码原则是根据 区域+流水号进行分类，区域可以根据数量的多少分为1-3级另外一种常见的方式 就是根据 产品类别 或 物料类别来区分，不过需要提前想好如果有一个客户 或供应商 同时涉及多个类别如何处理科目最常用的方式是从标准模板中引入，然后个别的按需增加一下 二级科目问题1 很多企业在规范应用ERP之前，已有物料编码，并且很多存在同一物料不同供应商编了不同编码的情况，该怎么办？思路1 我们把一物一码多批号 和 一物多码 两种方式 在不同场景下的区别列举出来，然后选择更合适的在采购申请，采购订单，BOM 等环节 会有不同，你可以假设以下场景，比如1 一个物料需向多个供应商采购，这时一物一码 直接在采购订单环节分配给不同供应商不同比例即可，一物多码就麻烦了，因为BOM的主料只有一个，如果要换成别的供应商，需要在采购申请 环节手工换，这样管理就没有闭环，如果手工改错了呢？如果不是替代料，手工添加了采购申请，如何管控呢？2 一物多码，在BOM里面，到底哪个供应商的码 作为主料呢？如果公司希望多家采购呢？3 如果材料可以混用，一物多码 会增加很多本不必要的 替代料工作4 一物一码多供应商，可随时获知加权平均成本情况，但如果一物多码，这个料的加权平均成本到底多少就比较难知道了5 一物多码 会造成大量的编码、BOM和替代料的维护工作量，每一次新增一个供应商，都要大量维护编码6 一物多码情况下，主供应商要换一个时，会涉及大量的BOM变更和 替代料调整，而一物一码则完全没有影响从以上6个角度，编码8大原则中的避变化 是有道理的，一物一码会省去后面应用的很多麻烦。一物一码是针对研发制定的产品需求的规格，而不是供应商的规格，比如研发的需求是 用5号电池就好，供应商可能有南孚、小米、双鹿等，但如果可以通用，内部直接叫 5号电池即可，而不是按每一个供应商的规格去制定编码。思路2：在ERP精益实践的文章中，ERP+精益管理实践我们提出要“以产出观代替成本观、以整体观代替局部观，以逻辑观代替经验观”，我们可以具体每一条都用在编码上逐条拆解，殊途同归以产出观代替成本观，如果只看短期的成本，问题1的情况，那无疑直接套用现有的编码习惯，导入成本最低，但一物多码会导致上面提到的6个场景下一系列的问题，并且如果后期再调整的话，成本更高，难度更大。 用产出观代替成本观，我们不仅要看到短期增加的投入成本，同时也要看到未来的一系列影响（产出）。以整体观代替局部观，问题1的情况，只看编码这一个局部，直接延用或者套用原有编码和模式，看起来局部效率最高，但从整体看，后面的采购申请、BOM变更、采购供应商选择以及替代料的维护等等环节，都会增加大量的工作量。从整体来看，依然是一物一码方法最好以逻辑观代替经验观，问题1的情况，从经验上看，直接延用原有经验，好像阻力最小，但如果从逻辑上考虑到了 以后应用的方方面面，那么就会发现，依然是一物一码方法最好问题2：很多企业只注意物料的编码，不注意名称的规范建议1：名称需要分类别制定维护规范，避免出现因为维护不规范而造成的一物多码的情况。建议3：如果条件允许，名称和规格尽量用一个字段，合在一起筛选效率更高建议4：名称中尽量不要含有 特殊符号 和O0等不容易区分的字符名称的规范，放个参考案例吧，下图分别是产品的材料的名称规范建议：以金蝶K3和KIS旗舰版为例，科目一旦引入，尽量不要再反复导入，否则会影响凭证模板的使用和后续生成凭证错误1：把各种按数量的，按公斤的，按长度的单位 都放到一个组:错误2 ：建了很多的分组，比如纸尿裤有10片/包的，16片/包，20片/包 等几十种包装单位，建了几十个组，这种也是不合适的 有可能换包装的情况，尽量在一个组里面，因为只有同一个计量单位组 才有单位之间的自动换算关系。错误4：建了很多个按个数的单位，比如个，只，支，把，PCS等，没有歧义的情况下，把按个数的单位都统一用PCS即可。金蝶ERP中，每个单据都有常用计量单位、基本计量单位和辅助计量单位，实施ERP之前要把这些概念和影响梳理清楚，从一开始的基础资料设置中就尽量做好，避免后续的问题。如上图所示，默认情况下，人民币金额的小数位是灰色 不允许修改的，很多企业因为经常遇到 发票金额差一两分钱就 要求强行修改金额小数位，这个会导致很多的单据金额出问题，切忌不要去后台修改它。发票金额差一两分钱是因为 四舍五入和金额最小只有一分钱导致的，比如 除税金额和税额 计算出来的位数是 0.005时，含税金额是加起来是1分钱，都是当除税金额和税额 都按四舍五入之后的1分钱相加，就是2分钱了，这样就会造成 除税金额+税额 <>含税金额，这种情况其实把单价的精度设置为6位数，即可大大降低这种事情发生的概率。文章所限，原理我就不讲了，有兴趣的自行仔细研究一下，自然就明白了。龙雄，17年ERP老兵，管理咨询师。ERP成功公式和快速学习法的提出者，服务过的金蝶ERP大中型客户超过160家，开发过的报表超过1000张。
本文首发于公众号：杭州龙雄
