如何利用PCS系统加强项目管理（一）

       项目经理在项目管理的过程中，通常都会面临客户、实施、开发、伙伴等外部与内部多方项目团队之间沟通协作的问题。如何按照项目管理的规范和要求，充分有效地进行信息传递和共享，实现团队之间和团队内部的高效协同，已经成为日常项目管理中的一个重点问题。

       通常情况下，我们会利用一些沟通协作的工具对交付过程中的计划与进度管理、客户需求与意见的收集、测试与上线过程中的问题反馈等进行沟通和交流，沟通交流的工具包括如：云之家或微信群、在线文档、云盘文件等。但实际工作中云之家群更多是为方便金蝶团队内部沟通，客户团队则未必都会下载和使用，而微信群则不方便进行文档管理。因此，需要有更专业的项目管理与协同的工具和平台，即能满足日常项目管理的要求，也能加强各团队之间和团队内部的协同。为此，中型事业部交付支持部推出了项目协作系统，帮助各位项目经理提升项目管理协同能力。

       本文将从项目计划进度和用户需求与问题管理这两个方面来说明对PCS系统的价值和作用：

       1、关于项目计划，之前我们通常都以EXCEL的方式进行编辑，再以邮件或微信等方式发给客户，然后双方互相进行沟通，以文件的方式进行互相传递，这是一个非常耗时且繁琐的过程。项目协同平台较好地解决了这个问题，可以让各方项目团队在同一个平台中，进行录入和修改，并在系统中更新任务进度，以便项目团队能及时看到最新的计划进度。如下图：

       2、用户的需求或问题管理。项目交付的意义和价值在于满足客户的需求并解决各种问题，因此，收集并满足客户的需求、处理客户的问题是每一个项目交付中所必须面对的一项重要任务。在过往的项目中，许多项目经理通常用EXCEL文件或在线文档，来记录客户的需求或问题，然后再发送或分享给相关同事。但这两种做法会有以下几个问题：

     （1）、传统的EXCEL文件模式无法实现多人共享，频繁下载发送太浪费时间；

     （2）、网络在线文档安全性不高，容易被客户质疑；

     （3）、网络在线文档并不是专为项目管理而设计，缺少需求或问题分类、图片贴入等功能；

而项目协作系统则很好地解决了这几个问题，只要把项目组成员加入到团队成员中，则可实现项目信息的共享，且此平台是金蝶的项目管理专用平台，信息的安全和保密性较高。此外，在需求管理和问题（缺陷）管理中，可以对需求类型和问题类型进行标识，便于分类管理，同时，可以在需求详细信息中粘贴图片，以显示和记录需求或问题的详细信息。

以下是用户反馈的需求或问题清单：

综上所述，PCS系统即项目协作系统是一个比较实用的帮助广大项目经理、交付和开发顾问进行项目管理和多项目团队协作的系统和工具，有较高的实用价值。希望广大项目经理都能在日常工作中，充分利用好PCS系统的有关功能做好项目管理，欢迎广大项目经理和顾问使用（系统路径：金蝶云社区--云交付平台--项目管理系统）。