摘要由AI智能服务提供本文介绍了如何制作职场汇报类PPT，尤其是年终总结的制作步骤和技巧。文章强调要明确汇报对象（领导）的关注点，制作时需按资料收集、逻辑梳理、内容填充、审核修改、视觉表达和讲前演练六个步骤进行。特别提出了按项目收集资料、使用STAR原则填充内容、避免流水账等建议，并分享了PPT演讲的关键策略，旨在帮助职场人士提升汇报能力。
不只是年终总结，季度总结、项目汇报，职场总有数不清的汇报文件要做，甚至有人说工作做得好，不如PPT做的好
其实职场汇报类的PPT制作都是大同小异的，很多人反映自己打开软件脑袋就一片空白，不知道从什么地方开始，或者找个模板就开始硬套。
制作的时候要先弄明白给谁看？给领导看的。既然是给领导看，那就要知道领导想看什么？
相对于你每个月都做了什么，他更想听到的是你为什么要做这些？这些工作达成了什么成绩？为公司创造了怎样的价值？
大家首先要树立一个观念，假设你的报告是一部电影，你要做的是故事片，而不是纪录片。
我们过去的一年面临着什么问题？
我做了哪些工作来解决这些问题？
我做出了哪些成绩？
这个过程中有哪些不足？
明年我还要再准备做什么工作？
领导每天要面对很多同事，不一定熟悉你的工作细节，你也没有必要解释这些。只需把自己的工作翻译成他在意的指标就可以了，数据本身没有意义，有意义的是对数据的解释。
01 资料收集
首先是资料收集，根据前面所讲，你要列出自己主要的工作内容与结果。需要整理的资料无外乎以下这些：
在资料收集部分，有这样两种思路：第一种是按时间线收集，许多人习惯这种思维方式，这个思路看似有条理，实际抓不住重点，工作更像流水账，放在年终汇报中效果自然不好，所以不建议大家用这种方法。
另外一种思路是按项目收集，就像把工作分门别类归纳进一个个收纳箱中，贴好标签，你做了什么得到了什么有什么问题，打开箱子全都一目了然。这样收集的资料清晰明朗，所以大家尽量按照这种思路来做收集工作。
02 逻辑梳理
第二步是逻辑梳理，针对年终总结，我们梳理逻辑框架非常简单。大家把工作分为三个部分就好了：主要工作内容与成绩、可提升的部分、明年的工作计划。
视觉框架也要和内容框架一一对应，标题对应封面，三大工作部分对应三个篇章页，以此类比。
我们这个视觉框架有什么用呢？就是提醒你，每个页面该怎么设计。实惠点说就是：模板该怎么用。
模板怎么用就是一句话的事儿：同一层级采用同一设计。
03 内容填充
逻辑框架搭好我们就可以填内容了。
我们前面说，工作分为三个部分：主要工作内容与成绩、可提升的部分、明年的工作计划。
既然是年终总结，主要工作内容与成绩肯定就是占比最大的，大家说写不出的主要也是这个部分。
这部分看似麻烦，其实没那么难，教大家一个讨巧的方法，叫STAR原则，也就是situation、task、action、result，翻译过来是情景、任务、行动、结果。
说人话就是：
当时的背景是什么？
我要达成什么目的？
我做了哪些工作？
我获得了怎样的成果？
任何项目都可以按照STAR原则来写。可提升的部分和明年的计划同样可以用这个法则。
可提升部分不一定是真的办砸的事，也可以是你觉得能做的更好的事，这部分的关键是让领导察觉到你对工作效果的提升是有思考的，你在不停的想怎么把工作做好。
那么棘手的问题来了，真的办砸的事要提吗？
职场最重要的能力，是发现问题并解决问题的能力。做错了不可怕，可怕的是无法从中总结经验。办砸的事情可以提，不过要讲究提的方式。
这部分放在主要工作内容与成绩后，属于可以改进的瑕疵，当然啦，自我批评一定要有限度。
你要写的内容不仅是PPT画面里的东西，还要想清楚自己要说什么，尤其这么重要的汇报。
避免忘词有两个小技巧，这里是第一个，写逐字稿，就是把自己要说的东西都写下来，别人以为你在对着PPT发挥，其实你在背稿。这样也能更好地和PPT内容对应，分清楚哪些自己说，哪些由PPT说。
04 审核修改
第四步，审核修改，我们到了检查的部分，写完后对着PPT通读，修改，这里就不多说了。
有几个要点需要大家注意：审核时尤其要避免流水账、无重点、无数据、大空话。保证逻辑清晰、要点明确是这次审核的指标。
05 视觉表达
06 讲前演练
到现在整个文件已经制作完成，到了最后一步，可以对着ppt演练了。
对于PPT演讲，这里分享四个关键策略给大家：
1）用一句话概括当下模块的核心意思
不管是讲背景模块，还是措施模块，又或者是成效模块，我都规定学员在逐条展开讲内在的要点之前，先用一句话概括一下这个模块的核心内容是什么。
比如背景部分，上来就先说：
「我们之所以会上马这个项目，主要是为了解决XX的问题」
「这个项目一开始面临的主要挑战在于XX和XX两方面」
比如措施部分，上来就先说：
「针对以上提及的问题，我们有针对性地提出了一个面向XX的风险管控体系」
「对于这些挑战，我们分别从XX和XX方面出发开发了一个基于XX的财务管理平台」
比如效果部分，上来就先说：
「经过一个多月的策略执行，我们在XX方面的业绩提升还是很明显的」
这样一说，听众就能在听展开的各个模块的内部要点之前提前搞清楚这些要点的大意。提前了解大意，对于理解内部各级要点而言来说，很重要。
2）对多要点信息进行分维度概括
你特别注意一下我在上面例举的那两个关于「措施模块」的例子，为了让听众可以一下子抓住措施的核心内容，我其实是专门针对所有措施，创造出了一个独立名词。
比如「面对XX的风险管控体系」，「基于XX的财务管理平台」。有了这个词，一来作为演讲者而言，他就可以以最短促的一句话点出自己的措施是什么。先说出模块的核心意思，再逐条展开讲模块内部的要点，这样一来听众就能容易地把握到每个要点的意思。
当然，如果有的时候我们没法针对要点内容概括出一个独立名词，也有其他办法。
第一个办法就是针对要点做分维度概括。
比如关于某部分措施，你提炼出了6个要点。6个要点逐条讲，听众不容易消化，也容易听串听糊涂。然而，这时如果你能够结合6个要点的内在含义，做进一步的归纳总结，那么效果就不一样了。比如有些技术人员在开发软件时，面对那些意外和风险事件，往往有「应急」，「解决本质问题」，「预防潜在风险」这样三种常规思维和做法。
在做工作汇报的时候， 如果你有6个措施要讲，那么你提前就可以先分析一下，看看这6个点哪几个是属于「应急工作」的，哪几个是属于「解决根本问题」的，哪几个是属于「预防潜在风险」 的。
这样分类归纳之后，在汇报的时候，你上来就可以先说：
「关于在XX小程序存在的风险问题，我们拟定了6条核心策略，这6条策略概括一下其实就三类，第一类属于应急工作，第二类属于解决根本问题，第三类是为了预防日后的潜在风险。」
这样一说，听众也就能在听6个要点之前提前搞清楚这6个点的大意。提前了解大意，对于理解要点而言来说，也很重要。
3）口诀式概括法
当然，假设有时我们要讲的措施或者成效只有三点，由于要点个数本身就很少了，你也没法继续由着这些要点进行概括，那么这时你可以使用「口诀法」来处理这些要点。
比如对于「具体措施」这个模块，你要讲的要点是：
1. 清除由XX原则导致的XX问题。
2. 优化XX和XX的运行机制。
3. 从底层提升对XX的防御能力
对于这三个要点，你可以单取一个关键词或关键字，比如「清，优，防」，提取之后，你在开头讲这三条策略的时候就可以说了：
「关于在XX小程序存在的风险问题，我们拟定了3条核心策略，这3条策略概括起来就三个字，分别是清优防」
一边你嘴巴这么说，一边你在PPT上，可以醒目地打上「清优防策略」。
这样一来，你在听众展开去听讲这3个策略之前，就提前帮他们压缩了信息，压缩信息，对于听众理解单个要点的信息来说，也是有帮助的。
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