PLM-【文档管理】-【学习笔记】-20210913

课程链接：https://vip.kingdee.com/school/197811525652854528

时长：44:35   讲师：汪岚

文档管理

PLM入手的最简单的模块

1文档管理五痛点

2文档管理三核心需求

3文档管理四业务点

4文档管理系统操作

5文档管理调研主要内容

1文档管理五痛点

• 海量资料  存放混乱：分散在个人电脑或者一个共享服务器中，部分纸质资料，部分电子资料，没有统一管理平台。另外各资料之间缺乏关联，不能相互索引。
  

• 查找难  耗时多  重用低：查找困难易缺漏，耗费大量查找时间，查不到资料只能重新编制重复劳动。

• 纸质传递  成本高  效率低：造成纸张浪费，传递审核耗时耗力效率低下
  

• 安全性  保密性差：易流失外泄，没有系统管控权限控制篡改修改删除，用户操作没记录难追查，纸张易损坏

• 版本失控  资料错乱：新版版与旧版本切换，纸质版文件与电子档脱节，文档版本繁多混乱，历史版本保存追溯

2文档管理三核心需求

• 统一存储：与产品相关的设计、工艺、质量、认证等技术文件统一存储在企业知识库，通过审批流程确保文档的准确性，严格权限管控。

• 高效利用：支持多字段检索快速查询，发布时可以发布到每个人，为采购制造等环节提供高效文档服务。

• 版本追溯：保留历次更改，设置唯一有效版本保证企业使用统一版本。

3文档管理四业务点

文档的闭环管理

• 存储分类：本地上传到服务器，文件夹业务类型分类存储，权限控制。

• 审批发布：对未确认的文档流程中进行归档，归档后发布给需要的人员。

• 数据关联：与其他数据进行关联，支撑完整性检查、变更评估、来料检验采购等业务。

• 查看追溯：进行快速的检索，大小版本管理，版本号唯一，生效中的文档版本号唯一。

  
  

文档全生命周期管理过程环节：

创建--提交--归档--发布--发送通知--系统查看

可进行各环节的状态切换转换

4文档管理系统操作

文档管理只有三个页签，新建文档，上传文档，文档库。

• 业务类型：就是文件的分类，

• 文件夹：类似于抽屉，存储路径

• 生命周期规划：

• 版本号序列：对文档进行各个版本的记录，有大小版本及版次。 版次记录每个版本的修改过程。

• 相关对象

• 相关过程

• 历史记录

• 删除：只删除当前版本

• 删除对象：彻底删除对象，如存在多个版本则一同删除。

• 检入检出：首先要检出文档-检出文件到本机，修改文档内容，再点击检入-将修改后的刚才检出的文档上传至系统中。

• 浏览PDF：签字并不是直接在源文件上签字，而是在转出的PDF上进行签字。

• 发布单：将文件发布给没有权限的用户，使用回收单收回这种文件
  

• 生成物料：既可以在文档中由图纸生成物料，也可以在集成软件中生成物料。

• 文档比较

• 文档共享：共享集成配置，设置在什么状态下可以被共享。

操作记录：

• 新建文档，有文档模板，文档新增的节目，划分为基本属性-名称业务类型文件夹、物料属性、日期属性。点注册文档，

• 去文档库看一下新创建的测试123文档，浏览或浏览PDF【需要下载auto VUE】。把提交执行状态转换为归档。

• 需要看一下各个状态的定义。

• PLM--系统建模--业务类型配置--对应的文档--操作配置，可以调整各个状态下可以进行的操作配置。

• 直接上传文档，选择路径，业务类型-选择文件，点击添加文件，选中后点击上传，即可把文件上传到系统中。可批量上传多个文件。上传时保持物理文件名称不变。

• 文档管理的整体流程，相关过程-查看流程图，相关变更-文档的变更，历史记录-包括检入检出等。组成结构-文档也是可以有组成结构的

文档与其他模块数据关联：文档、物料、BOM、物料申请单。 可以通过手工关联，物料-图纸/图纸-物料关联，自动匹配会有自动匹配的周期。

从根本上来说，PLM系统就是通过管理对象以及对象之间的关系，实现各种数据和业务的管理。

5文档管理调研主要内容

企业图文档的管理范围-部门级？企业级？只管理研发，还是全部管理？

文档业务类型和文件夹结构-解释什么是文档类型（就是一个分类，可以分类到更高级别，可以对分类进行权限的管控，可以针对类型进行不同工作流设置），文件夹的就是路径的不同，可以不设置。

文档的版本-版本，版次-记录每次检入检出，对文档的变更进行管控。

文档的命名和编码-系统已经进行了预置，可以个性化设置规范管控。大部分企业都不会根据文档的编码来进行检索，编码不用设置的太复杂。

文档的权限控制

文档模板-如果有文档模板需求，有些格式上的一些需求。一些通知、之类的。

文档的发布-集中发布，谁做谁发布，申请发布。 谁用谁申请？还是全员接收查看

历史图文档处理方式-有需要的导入

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