关于采购的那些事，会计必须知道！

【前言】采购，是采购部门的事，按理说与财务部门无关，但采购涉及付款，涉及成本费用，所以，作为会计，必须知道采购的一些“秘密”。本期大鹏说说关于采购的那些事。

先说一个真实的故事。大鹏和同事经常在公司所在园区的食堂就餐，这个食堂供餐属于半开放式的，即自助点菜结账，额外支付两元，米饭不限量供应，以前，我们总觉得食堂的菜很普通，但米饭很赞，不仅闻起来有小时候吃过的米饭的香味，而且吃在嘴里口感和嚼劲都很好。但是，最近一段时间，我和同事们却不约而同对食堂米饭给出了差评，不仅闻起来没有了先前的香味，而且吃在嘴里如同嚼蜡，且常有夹生的感觉，我们对此很疑惑：发生了什么事？今天中午，在盛饭时不经意对负责煮饭的老师傅抱怨了几句，没想到却找到了答案。

食堂负责煮饭的老师傅告诉我们，这阵子的米饭不仅我们觉得难吃，他更觉得难煮，为何？由于更换了大米供应商，这次供应的大米是多年的陈米，他在煮之前要花费时间反复清洗，而且煮的时候，水放多了则烂糊，水放少了又夹生，难啊。据他讲，老板也发现了这个问题，狠狠地把负责采购大米的采购人员批评了一通，原来采购人员贪图便宜，没有注意品质，采购了这批“垃圾米”，无奈采购的量大且无法退换，又不舍白白扔掉，所以这阵子只能委屈我们这些就餐者帮其慢慢“消化”了。“再熬二十天左右，这批大米吃完了，到时就可以吃到原来的香米了。”老师傅像在安慰我们又似在宽慰自己。

其实，我们每个企业都会遇到类似食堂采购大米的采购情况，大米是食品，可能对食堂的影响较小，顶多影响就餐者胃口招致差评，但是，如果一家企业采购的是生产用原材料或产成品，如果采购不当则会影响产品质量甚至引发诉讼等风险，导致企业破产或倒闭，不能不引起我们的重视。

提及采购，可能众所周知的“秘密”就是采购员“吃回扣”的问题，所以，在有的企业里，采购部门是个“油水丰厚”的好部门，当采购员是一个“肥差”，许多人员削尖了脑袋往里挤。但是，采购岗位也是个“高危”岗位，因为采购舞弊，如行贿受贿、假公济私中饱私囊等，损害企业利益，最终把自己送进监狱的案例也比比皆是。因为采购涉及付款和成本费用，所以，咱们会计人员必须知道关于采购的那些事。

1、采购内控岗位必须清晰。根据内部控制的要求，对于涉及采购的内控岗位必须按要求进行设置，且不相容岗位，如请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等需分离。会计人员在审核采购付款业务时，重点审查合同签订、入库单或验收单等涉及不相容岗位是否分离情况，以及相关流程或环节是否按要求进行审批。

2、供应商的选择必须合规。采购，不论是采购货物（材料或设备等）还是采购服务（加工修理或工程建设等），均须经过“货比三家”的供应商遴选，对于金额较大的采购事项，还需采取公开招标的形式，可以从源头上防止采购舞弊行为，当然，对于图形式走过场的企业来说，内定暗箱操作或者串通舞弊的现象不可避免。会计人员不能决定供应商，但要注意审查相关的形式资料是否齐全。

3、采购结算方式必须明确。采购货物或服务，面临资金支付压力，必须在签订合同时明确采购的结算方式，具体包括：付款方式（签订合同后预付30%，货到验收合格支付60%或65%，预留10%或5%作为质保金待质保期满后支付等）、付款账期（以货到和收票孰晚计算，一个月、三个月、六个月或一年账期等）和付款形式（全部现款、50%现款50%银行承兑汇票或全部银行承兑汇票等）等。会计人员需参与采购结算方式的谈判，审核采购合同涉及的结算条款。

4、采购付款资料必须齐全。一般来说，采购付款需要提供的资料包括：采购合同或协议、发票和采购入库单（验收单）和结算单等，需要提醒注意的是，对于涉及投资的固定资产采购，还需要年初董事会通过的投资决议和投资可行性研究报告等；对于国有企业来说，属于“三重一大”范围的大额资金支出，还需有公司领导班子的集体决议。除了零星小额（一般是1000元以下）现金采购以外，其他采购均要签订书面合同或协议，且必须“公对公”转账支付采购款。

5、采购会计核算必须准确。在对采购业务进行会计核算时，建议采取“应付账款+客商”的方式，即使是一次性全额付款的采购业务，也必须这样做，一方面便于统计采购金额和欠款情况，另一方面有利于不定期与供应商对账，当然，对于小额的现金零星采购，可以忽略。会计人员对每一笔采购业务都要准确核算，特别是涉及可抵扣增值税时价税分离的成本费用核算，必须清清楚楚非常准确。

采购那些事，作为会计人员的你，看了本文，知晓了多少？

作者：大鹏，税务师、资产评估师、中级会计师、中国寿险管理师、500强企业财税金牌讲师，公众号大鹏财税说创始人