本次介绍两种邮件合并制作询证函的方式,其实,这只是一种工具,之所以介绍两种方式,主要是想让大家熟悉邮件合并的原理和方法,可以做到举一反三。
记得以前的时候,很多朋友在对于excel数据如果转换到word中头疼不已,其实也可以借鉴邮件合并的方式。
所以,不要局限于函证,方法最重要,掌握方法,便可以巧妙的运用到工作中的各个方面。
说正题,还是先介绍我们常用的函证制作:
1、首先,底稿的编制离不开数据的支持,整理好底稿中需要的数据是这项工作的基础。我们先整理出发函的数据(此处的整理数据与方法2不同,此处每个往来科目分别整理在不同的sheet中,而方法2中,所有的数据整理在同一个sheet中),如下:
2、打开一份空白的审计工作底稿,将审计项目、审计事项等内容填写好。在审计认定的事实摘要部分输入框架,对其中部分来源与审计表中的内容留置成空行(邮件合并后会自动完成填空)
3、点击邮件中的邮件合并,点击【分步向导】,如下图:
4、选择【信函】,直接下一步:
5、直接下一步
6、选择【浏览】
7、在浏览中选择你的数据表格
8、在你的表格中选择你整理的sheet
9、点击ok之后,出现此sheet的具体内容,在此对话框中可以进行编辑,也可以选择你需要函证的内容。
10、编辑完成点击ok后,执行下一步后,选择更多
11、数据选定后,点击【下一步-撰写信函】,将鼠标定位在审计工作底稿中需要填空的某一位置,在出现的任务窗格中选择【其他项目】。弹出名为【插入合并域】的窗口。如下图:
12、然后在弹出的对话框中选择对应的单位名称,移动金额的位置,则选择金额。
根据审计工作底稿中留空的位置,选择与之匹配的字段。如鼠标定位在第一个空时,对应的是“单位名称”。重复该过程,将每个空都插入与之对应的合并域。
13、之后就会看到相关的变量已经被赋予了域
14、但是这时候,我们需要对金额的格式进行设置,否则在生成的询证函中,金额的格式是不带千分符的一串,不便于阅读。在金额的位置单击右键,进行修改域,如下图:
15、弹出如下对话框
16、点击【代码】,会出现这种界面
17、我们输入如下代码
17、下一步之后就会看到第一张生成的询证函样式:
18、点击下一步,选择修改全部
19、确定后word会按照前面审计人员已经设置好的框架,依次自动将excel中的数据插入到审计工作底稿中,就完成了审计工作底稿的批量自动生成工作。
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