防范电子发票重复报销的正确姿势！

如今电子发票已经大量使用，相比起纸质发票，电子发票有着无纸化、易储存等优点，能方便商家及消费者。但是，由于电子发票可以重复打印，或是通过ps等软件技术修改信息，从而生成新的一张电子发票。如何避免发生电子发票重复报销，这对于财务人员来说，可又是一件要操心的事了。

重复报销·场景一：员工A前几个月的电子发票已经报销过了，这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。

重复报销·场景二：员工A发生费用取得的电子发票，A报销了一次，A又把电子发票的PDF文件发给员工B，B把电子发票打印出来，又报销了一次。

一、防范电子发票重复报销的技术手段

1、财务部自建Excel表台账，人工把报销的电子发票号码逐一录入，人工比对查重。效率低、速度慢、容易出错、加大财务人员审核负担。

2、升级公司的OA系统（或报销系统），对电子发票报销，报销申请人在填写报销单时录入电子发票号码。这种改造OA系统，成本高、周期长，可能还会改变公司的报销管理流程，而且也会一定程度加大申请人的填写负担。（可配备电子扫描枪进行发票录入，下同）

3、使用防范电子发票重复报销的专门管理软件。

4、使用微信小程序或APP，防范发票重复报销。

5、报销时不专门控制，凭报销申请人的自觉性，加上财务人员的主观记忆审核。并对电子发票的报销的时限予以控制，比如要求发票开具后两个月内完成报销。在制度中予以规定，一旦发现重复报销，员工予以重罚。

6、未来，全面打通发票和付款的连接，开具的电子发票，税务系统会推送给受票单位，受票单位通过管理系统将发票信息与付款直接连通。

二、电子发票重复报销风险大吗？

笔者感觉，很多财务人员过于担忧电子发票重复报销风险了。

在没有电子发票时代，是否存在员工利用假发票虚报费用、利用“真”发票虚报费用的现象？那也是或多或少存在的。

管理稍微完善一点的企业，员工要想报销费用，并不是仅仅靠一张发票就能报销的，一定有相关业务的文件支撑（出差、开会、招待、采购），并要经过内部流程审核。所以，光靠重复打印的电子发票，要实现虚报是有很大难度的。

电子发票重复报销的风险，其实远远小于假发票或“真”发票（发票本身是真实的、但费用不真实）报销的风险。