普通物料收发事务汇总表期末结存数量与金额存在异常,如何排查
业务背景:某客户联查2019年4月至2022年9月PASS仓库的期末结存数量是4231728,金额是217804468.3635,单独查询2022年9月PASS仓库的期末结存数量是4067282,金额212974781.6045。
排查思路:
1、首先了解普通物料收发事务汇总表的取数逻辑。普通事务收发事务汇总表的取数逻辑与存货收发存汇总表类似,不同的是期初余额的取数,普通物料收发事务汇总表是取期初实际成本字段,存货收发存汇总表是取期初金额字段。
2、检查是从哪个期间开始出现的不一致。通过一期一期查询期初与期末数据,找到差异月份。发现是2020年12月到2021年6月出现期初不等于期末的现象。
3、根据第二步找到的差异月份,导出普通物料事务汇总表,查询2020年12月差异时通过vlook函数链接到2021年1月的普通物料收发事务汇总表,分别查询是哪些物料出现了差异。
4、通过第三步找到的物料,去检查当月的收入数、发出数。普通物料收发事务汇总表的期末结存是通过报表计算的,但普通物料收发事务汇总表的期初结存是通过库存余额表取数的,可能是计算的结果和实际结账时反写的余额表数据不一致。
情况一:检查发现有2020年12月的单据,业务日期是2021年6月。询问客户得知,以前有部分单据是修改过单据日期进行凭证生成的。这种情况下,一正一负正好冲抵,不影响总差异。建议后续当月单据当期就要生成凭证。
情况二:检查发现有2020年9月的单据,业务日期是2021年5月。单据制单日期也是2021年5月。检查库存余额表发现,该收入数量未计入2021年5月的收入,也未计入2020年9月的收入,导致库存余额表的期初数少了这一批585条记录。
该批数据与客户沟通,原因可能是2021年5月创建了期间是2020年9月的数据,结账时结转库存余额表,当前期间是2021年5月,导致数据未写入对应期间的库存余额表。
后续处理:将该批数据修改到2022年10月入账,备注2021年5月已生成凭证。由于2022年6月做过计划价变更,该批数据写入库存余额表后,可能会造成期末数量*单价不等于期末金额,通过成本调整单来调整差异。
5、最终所有差异都找到原因,尾差4分钱可能是四舍五入导致的,暂不处理。