无纸化时代的财务革新

      以前大家给企业做信息化、甚至是数字化，不管做的多好，有一件事基本没有涉足，那就是财务的档案管理。但，不久的将来，这里将会发生翻天覆地的变化，电子档案将会是大势所趋。 

      数字化时代，随着数字经济不断发展，企业业务趋于多元化和创新化，企业之间业务往来更加频繁，由此产生了大量财务资料和原始会计凭证，传统会计档案管理方式不仅存在成本高昂效率低下等问题，而且缺乏与财务系统之间的关联，让企业的财务数据成为“信息孤岛”。

传统会计档案管理的弊端

● 打印后方能归档，耗材和设备管理成本较高

● 需要人工查验整理，手动分册装订

● 纸质会计文件保管困难，占据大量空间

● 异地借阅会计档案需要邮寄，易丢失损坏

● 会计档案实际利用率低，没有实现信息共享

 【《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为： 

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告；

2.25年的：现金和银行存款日记账；

3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

4.3年的：月度、季度财务报告；

5.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。】

       作为记录和反映业务流转的重要依据，会计凭证的增加为财务部门档案管理带来了诸多挑战，【而且一个很有意思的现象是，目前很多企业财务运用了大量的数字化技术，将财务的工作通过数字化工具完成，但是，纸质凭证将企业的财务人员从数字世界拉回到纸质时代，无论在数字化这条路上走了多远，结果都一样】，如何高效智能地管理会计凭证，成为企业财务数字化转型的核心关键。 

     相较于传统的档案管理，电子档案管理系统既符合数字化时代发展要求，又能满足企业个性化管理需求，帮助企业高效管理财税数据资产。  电子档案打通企业财税数字化最后一公里。

      早在2012年，财政部就牵头推进财政票据电子化改革，档案局、财政部等部门也相继发布政策推进电子会计档案管理，积极开展示范试点工作的同时明确电子会计档案的法律效力，会计档案数字化发展步入快车道。

财政部、国家档案局于2020年3月、6月、11月连续发布了财会【2020】6号文、《关于电子会计凭证报销入账归档的通知》、《中华人民共和国档案法》、《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，明确了电子发票、行程单、银行回单等多种电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档。尤其在2021年1月1日起施行的《档案法》中提出：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”、“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为电子档案单套制管理提供了原则要求和法律支撑。【双套制：由于电子文件具有可复制、易篡改和依赖设备系统读取等特性，实践中一般要求具有永久保存价值或其它重要价值的电子文件转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档，实行双套管理。

双套管理是电子档案管理初期技术不成熟、制度不完善情况下的权宜之举，不仅降低工作效率，还增加工作成本、浪费社会资源，因而推动电子档案仅以电子形式进行归档和管理，即单套管理已成为信息化条件下需要迫切解决的社会课题。】

      在“互联网+税务”的背景下，2020年国家财税部门落地了关键性的政策——增值税专用发票电子化，这一举措填补了电子会计凭证归档的最后一公里，【以前电子档案不能完全推行，很大一部分的原因就是发票的问题，税务要求发票必须是纸质原件，导致电子档案推行受阻】，现在最后一公里的问题解决了。电子档案已是大势所趋。

今年2月，国家档案局办公室、财政部办公厅、商务部办公厅、国家税务总局办公厅联合发文：开展增值税电子发票电子化报销入账试点工作和增值税电子发票电子化归档试点。可以说，电子发票的推进为会计档案无纸化管理提供了良好的硬性条件，而电子档案的落地也打通了发票流转全流程数字化，一系列政策的出台，背后隐藏着国家财税全面数字化的重大决心。

从国家全面推行财税数字化来说，电子会计档案在其中起到了关键节点和枢纽的作用 ：企业在推行无纸化的过程中，业务系统包括：办公系统、供应链系统、合同系统、CRM系统、财务系统等的建设，主要解决了线上业务处理的问题，没有实质性地解决纸质文件存储的问题，最终是否能够实现无纸化，关键是看存档环节是否实现电子化和线上化。因此，业务系统的电子化和无纸化是前置条件，电子会计档案系统是完全实现无纸化进程的最后一公里。

电子档案的优势

首先，实现企业的降本增效，释放空间。

 ●减少纸张使用，降低管理和储存成本

●工作流程简化，开票归档线上化处理

●提高财务工作效率，避免人工出错

       不论从国家政策推动层面，还是企业内部管理需求、企业降本增效等层面，企业应用电子会计档案已成必然趋势。电子会计档案可以通过核算系统、报销系统、税务系统以及影像系统，完成企业电子会计档案的采集、制作、存储和查询。首先是通过接口或者其他方式，先把需要归档的数据采集过来；其次，按照归档的规则对需要归档的文件进行整理上架；然后，将档案资料存储于系统中，再加上一些流程管理及权限管理，保障整个资料的安全性；最后，形成完整的档案，方便内部及外部的利用。

      传统纸质档案的归档问题在于纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、存储空间需求大、并且受限于纸质档案本身的特性，查询调研条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用。

 其次，实现财务信息共享

●财务信息共享，提高电子档案利用率

●支持跨地域调阅档案，多人同时在线查阅

●数据备份保存，防止意外损坏丢失

       对企业而言，企业规模的扩张、并购重组、财务共享中心模式等业务形态，使得档案的管理是分散的、各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛，无法进行统一管理，有时候容易发生永久保存原本可能错放或丢失的文档和信息。通过电子档案，可以把企业的相关数据档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，实现信息共享。只要有权限都可以立即查找和检索任何文件，用户就可以访问桌面或移动设备以及每个不同公司办公地点的文档。同时，支持全文搜索，您只需搜索文档中某处关键词即可，搜索数百万个文件，只需几秒钟内便能检索出您所需要的档案（传统档案有时候找相关信息就像大海捞针）。综上所述，以上就是电子档案对企业的几大作用，相信有使用电子档案的企业，自然能明白其中的作用及好处。